什麼是文件處理應用程式？

文件處理應用程式使用機器學習和人工智慧 (AI)，從文件和表單中擷取資料。這些應用程式取得資料 (例如採用電子郵件或紙本形式之發票、收據和外送訂單的資訊)、將其數位化，然後以結構化資料庫格式儲存。該資料然後匯入到目標系統，例如企業資源規劃 (ERP) 或客戶關係管理 (CRM) 解決方案。文件處理應用程式所帶來的效率，可以對企業節省資金、提高生產力，以及讓員工擺脫重複的低價值、容易出錯的工作等方面產生重大的影響。

為大量紙本文件找到數位化解決方案，是許多企業在某個時刻將面臨的挑戰。文件處理應用程式不僅消除了手動資料輸入的勞力密集型工作，而且還透過讓企業了解如何從資料中獲得更多價值，從而在這一領域提供了巨大的效率。

收集

來自紙本文件、PDF、電子郵件和電子表單等來源的資料被掃描和數位化。

前置處理

透過更正傾斜角度、消除任何背景斑點或標記來降低雜訊，以及從影像中裁剪不需要的外部區域等方式，提高掃描資料的品質和正確性。

分類

文件根據其格式、內容和類型分為不同的類別，這有助於改進資料的擷取和封存。

擷取

此程序的關鍵步驟，其中 OCR 從文件中擷取資料，並定義需要轉譯的類型 (例如，姓名、數字、日期、手寫文字)。

驗證

RPA 在將所有資料移入相關系統、資料庫和工作流之前檢查和驗證所有資料。在此階段標記任何不正確之處，以供手動檢閱和更正。

整合

一旦所有其他程序都執行完畢，資料就會透過應用程式開發介面傳送到相關的資料庫和存放庫。

什麼是深度學習文件分析？

深度學習文件與文件處理整合，依賴於神經網路辨識資料模式的功能，特別是文件和版面配置分析、文字識別，以及文件擷取。就像人類大腦的學習方式一樣，神經網路透過取得越來越多的資訊和知識來收集多層資訊，隨之而變得越來越聰明。

深度學習文件分析利用其透過不同的神經網路演算法 (主要是卷積和循環)，為類似人類的 AI 提供動力。卷積神經網路篩選影像以偵測其中的每個元素，而循環神經網路則能夠記住資料點，從而塑造其預測未來結果的能力。

自動化文件處理的優點

自動化文件處理透過提供速度、正確性和可擴縮性，改進商務程序並提高團隊效率。它可以對法律、房地產、醫療保健和銀行等產業改進其程序和損益底線方面產生深遠的影響。

自動化文件處理的主要優點包括：

快速擷取：

一旦文件被數位化，任何有權檢視文件者幾乎可以隨時隨地存取它們。

改進安全性和隱私權

企業可以加密檔案並指派安全性等級，以保護資料不受非預期使用者的存取。

節省時間和成本：

透過消除紙本檔案耗時且昂貴的管理程序，員工有更多時間致力於業務關鍵目標並提高生產力。

降低人為錯誤的風險：

無需手動輸入資料，文件自動化大幅提高了文件的正確性和品質。

提高協作效率：

跨部門不同團隊的員工可以一起共用和處理文件，即時了解狀態。

標準化範本：

文件自動化允許對範本和結構進行標準化，以持續應用於工作流程。

如何選擇文件處理軟體解決方案

選擇文件處理解決方案取決於需求的特定因素。要考慮的最重要決定之一，是希望解決方案在雲端中執行或在企業所在處現場執行。雲端式系統由提供者託管並收取費用，並自動儲存您的所有資料，使所有內容都可以線上存取。內部部署解決方案意味著使用自己的伺服器和儲存體、自行維護，並自行備份。

選擇文件處理解決方案的其他重要考量包括：

搜尋：

擁有多種搜尋選項 (包括檔案名稱和類型、內容，以及修改日期) 是好規則。能夠指派中繼資料和標籤以組織所有檔案也很好。

簡單的檔案結構：

檔案結構應該對所有使用者都是易於使用和合乎邏輯的。

安全性：

系統應允許依使用者限制對敏感文件的存取並設定權限。

簡單：

所有員工都應該能夠輕鬆地使用該系統，而不會感到困惑，也不會打亂他們的日常工作。

整合：

確保該系統可以搭配已在使用的程式，例如電子郵件用戶端和客戶關係軟體。