什麼是商務程序管理？

解鎖 BPM 的優點

在開始制定 BPM 策略之前，重要的是了解為什麼有效率的商務程序很重要、不同類型的商務程序、誰在公司中負責這些商務程序，以及 BPM 可以幫助解決哪些問題。

更加了解商務程序

商務程序是一系列可重複的工作，依序完成以實現例行性目標。商務程序可能花幾分鐘或幾週的時間，而且包括簡單活動 (如員工休假要求) 或複雜活動 (如供應鏈物流)。高效率、有成效的程序將有助於提高員工的生產力、客戶參與，以及企業的其他各個方面。效率低下、功能失調的程序會使員工受挫、產生不必要的成本、引起客戶不滿，並最終造成收入損失。

商務程序可以分為三大類別：

• 操作程序 涵蓋核心商務和特定的價值流，例如客戶訂單、帳戶建立和製造優化。
• 管理程序 包括公司治理、預算和 HR 工作流程等。
• 支援程序 支持會計、招募和技術支援等領域的更大程序。

透過自動化所有類型的商務程序，您可以提高效率、降低風險，並使企業更為策略聚焦。

培養您的 BPM 團隊

負責任何商務程序的員工稱為商務程序負責人。因為他們從頭到尾管理程序，所以他們了解該程序的影響及其前後程序的影響。將個別商務程序的擁有權授予關鍵員工 (該員工與其他部門合作)，可以增進理解，並在整個組織中帶來更好的 BPM。

例如，在大公司中，成功的 BPM 團隊可以包括以下所有角色：

• 商務程序倡導者。 倡導者了解深遠的利益，並將 BPM 的價值傳達給組織。
• 程序負責人。 面對業務挑戰、精簡工作流程或抓住商機的個人或團隊可以提供關鍵的觀點和意見，這對於使用者接納和 BPM 成功至關重要。
• 商務程序總監。 總監領導組織範圍內的 BPM 工作。
• 商務程序顧問。 顧問運用技術技能和對 BPM 的理解，向商務程序總監提供建議。
• 專案經理。 專案經理可以幫助制定和實施專案計劃，以及管理團隊溝通、里程碑、交付項目和截止日期。
• 商務分析師。 分析師指出必要的程序改進。
• 解決方案架構師。 解決方案架構師提供技術支援，尤其是在與現有企業營運系統應用程式的互通方面。
• 意見領袖。 意見領袖通常是同儕中的領導者，他們會盡早採用並擁護新的想法、做法和工具，以及幫助調整商務程序改進並倡導變革。
• BPM 支援群組。 該群組由主要的 IT 專業人員、企業規劃長和其他領導階層組成，他們幫助將 BPM 標準、方法、治理和技術制度化。

建立商務程序管理策略

如果您的企業苦於繁瑣、冗餘、耗時、緩慢或高成本的操作、管理和支援程序，那麼制定全面的 BPM 策略將有所幫助。以下最佳做法有助於啟動 BPM 計劃，並評估成功與否：

• 獲得管理階層的支援。 如果您需要資源來支援商務程序改進計劃，這一點至關重要。
• 分析並繪製具體程序。 使用流程圖、心智圖或程序採礦軟體，來發現瓶頸、重複的工作和不必要的延誤。從程序涉入最深者取得意見反應，以了解改進的空間 – 接納變革也是從他們開始的。
• 重新設計程序。 徵詢利害關係人的意見，並確保每個人都了解簡化程序的價值。包括從心智圖和分析中學到的經驗教訓。考慮對關鍵或複雜工作流程進行影響分析。
• 收集資源並實施變更。 收集所需的資源，以建立有效的 BPM 平台，例如專案管理軟體、工作流程自動化工具和即時儀表板。選擇與所要建立的商業價值一致的資源，並透過特定的交付項目和時間表來管理變更。透過先推出一個小型試驗，您可以解決問題、增強對改進做法的熱情，並推動採用。
• 追蹤和優化。 透過了解利害關係人的期待與需求，監視新程序的運作情況。準備根據需要來新增細部改進。

創造 BPM 價值

如果您遵循上述最佳做法，建立強大的 BPM 團隊，並且了解如何改進程序以創造更多價值，那麼商務程序管理可以產生切實的利益，包括：

• 提高生產力。 程序的效率越高，員工的工作效率也會越高，您可以使用工作場所分析軟體來評估效能指標。
• 加快受益時間。 改善 IT 程序會影響在企業中開發和部署軟體應用程式的速度。
• 提高品質。 除了加快開發速度之外，測試方面的改進還可以快速解決任何效能或安全問題，從而提高產品或服務品質。
• 提高客戶滿意度。 修正企業的客戶服務程序，有助於贏得客戶並提高忠誠度。
• 改善員工的工作體驗。 高效的商務程序是在工作場所中獲得滿足的基礎，可提高士氣，並可能減少員工流動。