一人在筆記型電腦上工作

什麼是商務程序管理?

商務程序是一系列可重複的工作,依序完成以實現例行性目標。商務程序可能花幾分鐘或幾週的時間,而且包括簡單活動 (如員工休假要求) 或複雜活動 (如供應鏈物流)。高效率、有成效的程序將有助於提高員工的生產力、客戶參與,以及企業的其他各個方面。效率低下、功能失調的程序會使員工受挫、產生不必要的成本、引起客戶不滿,並最終造成收入損失。

商務程序管理 (BPM) 是指公司為了分析、加速和優化這些程序,而做出的長期努力,通常透過使用 工作流程自動化 ,簡化手動程序並實現特定的業務目標。透過自動化所有類型的例行商務工作 (從管理檔案到更新試算表),您可以提高效率、降低風險,並使企業更為策略聚焦。

解鎖 BPM 的優點

在開始制定 BPM 策略之前,重要的是了解不同類型的商務程序、誰在公司中負責這些商務程序,以及 BPM 可以幫助解決哪些問題。

首先,商務程序可以分為三大類別:

  • 操作程序涵蓋核心商務和特定的價值流,例如客戶訂單、帳戶建立和製造優化。

  • 管理程序包括公司治理、預算和 HR 工作流程等。

  • 支援程序支持會計、招募和技術支援等領域的更大程序。

培養您的 BPM 團隊

負責任何商務程序的員工稱為商務程序負責人。因為他們從頭到尾管理程序,所以他們了解該程序的影響及其前後程序的影響。將個別商務程序的擁有權授予關鍵員工 (該員工與其他部門合作),可以增進理解,並在整個組織中帶來更好的 BPM。

例如,在一家大公司中,成功的 BPM 團隊可以包括以下所有角色:

  • 商務程序倡導者。倡導者了解深遠的利益,並將 BPM 的價值傳達給組織。

  • 程序負責人。面對業務挑戰、精簡工作流程或抓住商機的個人或團隊可以提供關鍵的觀點和意見,這對於使用者接納和 BPM 成功至關重要。

  • 商務程序總監。總監領導組織範圍內的 BPM 工作。

  • 商務程序顧問。顧問運用技術技能和對 BPM 的理解能力,向商務程序總監提供建議。

  • 專案經理。專案經理可以幫助制定和實施專案計劃,以及管理團隊溝通、里程碑、交付項目和截止日期。

  • 商務分析師。分析師指出必要的程序改進。

  • 解決方案架構師。解決方案架構師提供技術支援,尤其是在與現有企業營運系統應用程式的互通方面。

  • 意見領袖。意見領袖通常是同儕中的領導者,他們會盡早採用並擁護新的想法、做法和工具,以及幫助調整商務程序改進並倡導變革。

  • BPM 支援群組。該群組由主要的 IT 專業人員、企業規劃長和其他領導階層組成,他們幫助將 BPM 標準、方法、治理和技術制度化。

不要忍受錯失商機

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

自動化、自動化、自動化

自動化是 BPM 的核心。借助現在可用的技術,成功的企業必須找到一切機會來將重複、耗時的手動程序自動化。借助工作流程自動化,您可以簡化商務程序,例如資料輸入、社交媒體更新、庫存、報表等。您可以使員工擺脫重複的例行性程序、提高生產力、降低成本,並減少人為錯誤。

營造公民開發文化

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

把握每一個商機

您不必忍受效率低下的手動程序、額外的成本和錯失的商機。讓合適的人擔任正確的角色、擁有對程序的深入理解,以及良好的自動化工具,貴企業可以使用 BPM 進行以下操作:

  • 減輕繁瑣的線上結帳程序,這些程序會降低客戶的購買意願,使銷售量下降。
  • 將耗時、成本高且讓員工受挫的手動程序自動化。
  • 消除財務程序中造成付款延遲的障礙。
  • 減少浪費資源的重複工作。
  • 將影響期限的冗長或不穩定的程序縮短或標準化。
  • 將破壞客戶關係的低效率客戶上線程序簡化。

建立商務程序管理策略

如果您的企業苦於繁瑣、冗餘、耗時、緩慢或高成本的操作、管理和支援程序,那麼制定全面的 BPM 策略將有所幫助。以下最佳做法有助於啟動 BPM 計劃,並評估成功與否:

  • 獲得管理階層的支援。如果您需要資源來支援商務程序改進計劃,這一點至關重要。

  • 分析並繪製具體程序。使用流程圖、心智圖或程序挖掘軟體,來 發現瓶頸、重複的工作和不必要的延誤 。從程序涉入最深的人員取得意見反應,以了解改進的空間 – 接納變革也是從他們開始的。

  • 重新設計程序。徵詢利害關係人的意見,並確保每個人都了解簡化程序的價值。包括從心智圖和分析中學到的經驗教訓。考慮對關鍵或複雜工作流程進行影響分析。

  • 收集資源並實施變更。收集所需的資源,以建立有效的 BPM 平台,例如專案管理軟體、工作流程自動化工具和即時儀表板。選擇與所要建立的商業價值一致的資源,並透過特定的交付項目和時間表來管理變更。透過先推出一個小型試驗,您可以解決問題、增強對改進做法的熱情,並推動採用。

  • 追蹤和優化。透過了解利害關係人的期待與需求,監視新程序的運作情況。準備根據需要來新增細部改進。

創造 BPM 價值

如果您遵循上述最佳做法,建立強大的 BPM 團隊,並且了解如何改進程序以創造更多價值,那麼商務程序管理可以產生切實的收益,包括:

  • 提高生產力。程序的效率越高,員工的工作效率也會越高,您可以使用工作場所分析軟體來評估效能指標。

  • 受益時間更快。改善 IT 程序會影響在企業中開發和部署軟體應用程式的速度。

  • 提高品質。除了加快開發速度之外,測試方面的改進還可以快速解決任何效能或安全問題,從而提高產品或服務品質。

  • 提高客戶滿意度。修正企業的客戶服務程序,有助於贏得客戶並提高忠誠度。

  • 改善員工的工作體驗。高效的商務程序是在工作場所中獲得滿足、提高士氣,並可能減少員工流動的基礎。

立即開始優化您的商務程序

每個企業都致力於更好、更快、更聰明完成工作。將全面的 BPM 策略與正確的工作流程自動化軟體相結合,可以幫助您的企業實現這些目標。

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