一個人一手拿著紙本文件,同時看著平板電腦

商務程序自動化的 6 個好處

借助商務程序自動化 (BPA),公司可以透過將日常作業自動化,獲得許多立即和長期的好處,從而提高其整體競爭力。

什麼是商務程序自動化?

隨著企業每天繼續處理大量資料和許多工作,團隊成員可能更難以減少誤差範圍和延遲及改善低效系統。商務程序自動化可讓您建立、管理和優化工作流程,從而提高組織效率和生產力。

商務程序自動化是日常、可重複、通常在手動環境中完成之商務程序的自動化。從多層級工作流程到簡單的客戶回應,BPA 讓您能夠快速高效地完成重複工作,並轉換為無紙化程序。這意味著將處理大量原始資料和文件的工作自動化,如產品開發、銷售、人力資源等。新增 商務程序管理軟體 (BPMS) 有助於管理透過商務程序自動化所建立的所有新工作流程。

實施 BPA 解決方案的好處

一旦您了解哪些程序可以自動化,哪些不可以自動化,以及如何為您的團隊建立動態工作流程,您就可以利用商務程序自動化軟體所提供的功能。以下是您的組織可透過商務程序自動化獲得的六大好處:

  1. 提升效率和生產力。新增自動化解決方案來消除錯誤的可能性時,企業會立即變得更加精簡、產生更少的錯誤。透過消除團隊每天執行的繁瑣和費力的手動程序,您可以消除瓶頸工作,並加速事業單位、團隊成員和組織內每個人之間更高層級的商務程序。
  2. 減少時間和成本。自動化可幫助您的企業降低成本並提高獲利能力,尤其是在使用手動紙本程序履行職責的團隊之間。由於自動化程序可以加速內部作業,因此在完成這些程序所需的資源方面可以輕鬆節省時間和金錢,並將以前處理手動工作的員工重新分配到更重要的工作。
  3. 簡易資料與文件管理。使用手動程序時,員工可能會找不到書面溝通、試算表和其他文件 (無論是列印版還是在電子郵件之間傳遞的數位文件) 的去向。此外,必須將資訊從一個資料來源轉移到另一個資料來源,或對不同資料來源的資料進行計算,這意味著發生人為錯誤的機會更高,花費的時間也更多。程序自動化意味著所有文件和資料都存放在一個位置,簡化了文件管理,讓文件和資料的組織和擷取變得簡單。
  4. 可見度和透明度。您無需為團隊提供額外支援,因為自動化解決方案可協助確保遵循最佳做法並強制執行治理。透過資料收集、報告及分析功能,可以檢視資料儀表板,而該儀表板可為每個人目前的工作提供可見度和透明度,以做出更明智的決策。
  5. 程序標準化與合規性。自動化程序對誰可以變更或更新文件有嚴格的指導方針,但是團隊成員不一定總是遵循這些指導方針。有了 BPA,您就不必擔心錯過的步驟,因為該程序已經內建到系統中。您可以建立一個高效的數位 工作流程自動化 ,確保適時將正確的資訊路由給正確的人。這也意味著企業將能夠輕鬆地透過記錄姓名、日期和指派詳細資料來追蹤誰在使用哪些資料。記錄該資訊也有助於建立稽核線索和證明合規性。
  6. 提高員工和客戶滿意度。將自動化解決方案新增至程序,可讓員工輕鬆無誤地完成許多日常職責,團隊也會變得更快樂。自動化提供了一個無摩擦的環境,讓員工可在其中茁壯成長。經理核准速度更快,這意味著員工可以專注於更重要的專案,以激勵和創新商務決策。額外好處是,您還將擁有更快樂的客戶。因為您的客戶將收到更準確和一致的資料,所以對最終產品或結果會更加滿意。

開始使用 Microsoft Power Automate 進行精簡

透過採用新的程序自動化,您將能夠使工作符合成本效益、簡化且不易出錯。BPA 可做為優化商務程序的整體方法,而新增軟體 (如 機器人程序自動化 工具) 則有助於將規則驅動工作自動化 (通常是在程序開始時所需)。

在 BPA 和 RPA 之間取得平衡的關鍵是找到一種解決方案,讓您自己、團隊和組織都可以輕鬆適應的同時,又不會中斷目前的任何商務策略。Power Automate 所建立的可調整、省時的工作流程自動化,可處理所有個別工作,讓您在短時間內完成許多繁瑣的工作。