什么是工作流自动化工具？

工作流自动化软件的定义

工作流自动化软件可简化传统的手动工作和繁琐任务，从而帮助企业节省时间、降低出现人为错误的风险并提高工作场所中的工作效率。通过使用该软件实现流程自动化，团队能够专注于处理影响更大的项目，而不必执行重复性任务，并且可深入了解工作流以发现存在机遇的领域。

工作流自动化通过以下几种方式帮助企业优化流程：

• 自动执行和触发任务。
• 提高企业效能和工作效率。
• 找出流程中需要改善的地方。
• 管理工作流并监控绩效。
• 设置提醒。
• 保持团队同步。
• 获取可行见解。
• 优化资源使用。

工作流自动化软件基于多个数据源运行，并采用一组规则模仿人类思维方式来处理这些数据。这些工作流工具通常遵循“if/then 语句”，并采用“如果发生 A，则执行 B”的规则。这种基于规则的逻辑系统概述了发生事件后应执行的行动，既可节省时间和资金，又可降低发生人为错误的风险。

工作流自动化工具的类型

无论是数据输入还是潜在客户培养和会计工作，工作流自动化工具均可减少繁杂工作并优化流程。这有助于公司最大限度地利用时间和资源，让员工专注于处理影响更大的项目，这些项目通常需要解决更多问题并发挥创造性思维，即使最出色的工作流自动化软件也无法取代人的作用。

工作流自动化软件是业务流程管理 (BPM) 的重要组成部分；我们提供了几种可优化组织中的核心职能并简化手动任务的工具。一些类型的工作流自动化工具包括：

项目管理

项目管理应用或许是认可度最高的一种工作流自动化工具，它可帮助将人员、数据和其他资产连接在一起以优化流程。此类工具有助于改进协作，并帮助定义、管理和改进跨多个团队的工作交付。通过确保项目的高度可见性和开放沟通，最终可使流程更加顺畅、高效地运行。

销售和市场营销

借助销售和市场营销工作流工具，可以更轻松地管理来自潜在客户和现有客户的数据。这些出色的应用利用内置分析来帮助发现效率低下的问题，并在多个渠道（从电子邮件和短信到社交媒体）中加快推进流程。这些自动化工具不只是每次重复执行相同的任务；事实上，许多工具会创建工作流，以根据客户行为发送量身定制的市场营销内容。

客户服务

客户服务工作流工具可帮助自动为代理分配工单、对常见问题发送自动回复，并根据提交的问题自动标记工单。借助客户服务工作流自动化，企业可以更快地解决更多客户问题，让人工代理腾出时间处理更复杂的问题。

财务

财务工作流自动化工具可帮助公司确保财务流程有序、合规且一致。这些类型的工作流有助于维持日常运营，如预算审批、开票、采购和费用申请以及会计条目。

人力资源

人力资源领域的工作流工具可自动进行文档记录并减少监督管理工作，不仅可降低出错风险，还可为员工提供更好的支持。这些类型的工具有助于新员工管理、工时单、职位发布和休假申请，让 HR 专业人员能够腾出更多时间专注于处理高价值的任务。

工作流自动化可以为您的组织带来哪些好处？

无论您是希望实现财务、市场营销还是 IT 流程的自动化，工作流自动化软件均可减轻执行手动任务的负担，并为企业大幅节省时间、资源和资金。这些工作流工具大规模业务流程管理软件解决方案的一部分，不仅可加快团队的流程，还可帮助他们腾出时间处理最重要的工作并指导未来决策。

工作流自动化的好处

1. 减少错误

   手动数据输入十分枯燥，并且容易发生对您的组织产生重大影响的失误，包括记帐不准确和发票有误。另一方面，工作流软件利用集中的实时数据运行管理任务，从而可降低发生代价高昂的错误的风险。

2. 简化流程

   工作流自动化工具可提高流程的可见性、减少瓶颈，并推动项目朝着正确的方向发展。由于可以自动分配工作和跟进任务，因此更易于跟踪和管理绩效，从而最大限度减少流程中的延迟。

3. 提高工作效率

   当可自动执行繁琐的手动任务时，团队可腾出更多的时间和资源专注于处理影响更大的项目。此外，许多工作流自动化应用还可改善整体协作，从而减少在跟踪信息、寻求审批或跟进来回通信上浪费的时间。

4. 改善沟通

   利用设计清晰的工作流和自动通知，员工可保持步调一致并了解自己在项目中担当的角色。此外，它还可更轻松地实现跨职能协作，并改进对任务的问责，确保每位员工都朝着共同目标努力。

5. 更深入的见解

   通过更好的可视化效果进行实时报告是工作流自动化的一项主要优势。对流程应用数据分析意味着组织可以捕获绩效指标、发现存在机遇的领域，并在运营方面制定更明智的决策。

如何挑选最符合您的业务需求的工作流自动化工具

在为组织选择最合适的工作流自动化工具时，务必要首先分析当前的流程、明确瓶颈，并了解将使用这些工具的团队。在充分了解业务需求后，请在比较不同的解决方案时关注以下特性：

• 用户友好的界面和简单的导航功能。
• 适用于智能文档处理 (IDP) 的 AI 和机器学习。
• 与第三方工具及日常使用的应用无缝集成。
• 可自定义的工作流。
• 基于云的可操作性。
• 数据分析和实时报告。
• 增强的安全性和数据保护。
• 提供可扩展性以满足不断变化的业务需求。

工作流自动化工具的实际使用示例

花费在回复电子邮件、创建任务或将数据从一个来源复制到另一个来源等简单流程上的时间很快就会越积越多。但通过设置自动化工作流，企业可以显著提高效率并为核心运营增加价值，包括市场营销、财务和人力资源。

一些工作流自动化的实际应用示例包括：

• 在客户填写联系表单后发送自动跟进和回复。
• 在触发事件后发送潜在客户培养电子邮件序列。
• 自动向客户开具每月付款的发票。
• 创建 SLA 以确保及时回复紧急问题。
• 报销员工费用。
• 发送有关截止时间和审批的提醒。
• 自动将任务和项目分配给团队成员。
• 进行新员工入职培训。
• 批准休假申请。