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为什么各地企业都在使用 RPA 工具

全球各地的企业都在对数字化转型进行投资,还有许多企业正在利用重新定义效率的新兴技术,帮助员工专注于增值工作,而不是单调乏味的管理职责。这种方法被称为 机器流程自动化 (RPA),它使用软件机器人在图形用户界面 (GUI) 中模仿人类交互,自动执行重复性的手动任务,从而节省了业务时间、员工精力,并减少了麻烦。

什么是 RPA 工具?

RPA 工具是用于定义工作流和配置机器人,按逻辑顺序执行指定任务的软件。机器人可以在 GUI 中更快地执行任何多步骤流程,而且不会出错。因此,机器人流程自动化工具可帮助您加快容易出错的手动工作流,使员工能够处理更多高价值任务。

例如,您的人力资源部门可以部署 RPA 工具,将处理休假请求的工作自动化。员工处理每个请求需要花费五分钟,而 RPA 机器人可以从公司的企业资源规划系统中提取数据,并在另一个系统(即使是没有 API 的系统)中更快地处理请求,而且不会出错。

机器人流程自动化工具创建的机器人可以执行指定操作,并通过复制数字显示屏中的信息(屏幕抓取)或使用 API 与其他系统进行交互。例如,您的企业可以使用 RPA 工具来创建机器人,这些机器人可以登录应用程序、操纵文件和文件夹、复制和粘贴内容、填写表单、处理结构化数据,甚至还能与其他应用程序交互。

采用 RPA 工具的好处

任何部署 RPA 工具的组织都可以期望获得以下一些或全部好处:

  • 更好地利用人力资源。RPA 能够让员工摆脱重复性的低价值任务(例如数据输入),可以专注于为企业带来更大价值的工作。

  • 改善客户接触点。在使用 RPA 加快面向客户的流程时,提升效率可改善客户体验并提高忠诚度。

  • 降低成本。与人工成本相比,RPA 机器人完成相同的工作只需花费一小部分费用。

  • 改进了分析功能,用于理解您的工作流管理。每个机器人都会生成其活动的日志文件,您可以监控其执行功能的效率。

  • 改善扩展能力。您不可能以扩展一组自动化机器人的范围和影响的方式来扩展员工团队。使用 RPA 软件,可以轻松地复制机器人并进行编程,从而完成一组相似但略有不同的过程。

  • 安全性更高。RPA 机器人永远不会忘记注销。还可以将它们设为“超时”,使您的系统在必要情况下无法被访问,从而减少了遭受恶意黑客攻击的漏洞。

RPA 工具与其他流程自动化解决方案相比表现如何?

要了解 RPA 工具与其他工作流自动化解决方案相比的优势,较实用方法是了解自动化和 RPA 之间的区别。工作流自动化 使用技术来减少业务流程中的手动步骤,但是仍然需要人员来完成流程。RPA 工具创建了可通过 GUI 工作的机器人,因此无需人工干预。这些流程可能有人参与,必须由人来启动任务,也可能是完全自动化的无人参与流程。

RPA 工具只需要很少编程或不需要编程,并且由于机器人使用的是与员工相同的基础结构和解决方案,因此您无需更改底层体系结构。商务用户推动 RPA 解决方案的发展。实际上,一些 RPA 解决方案就是为平民开发者(没有技术背景的员工)设计的,他们可以将每天使用的手动流程自动化。只需最低程度的 IT 参与或没有 IT 参与,您就可以优化运营并提高员工满意度,而且无需支付传统开发成本。

RPA 在以下方面也不同于传统的流程自动化工具:

  • 传统的自动化流程可能需要更改部分或全部技术基础结构。RPA 机器人在 GUI 中工作,并以与人类相同的方式与其他系统进行交互。

  • RPA 机器人足够灵活,可以将多个应用程序的流程自动化。

  • 由于 RPA 机器人可用于重复性的通用流程(例如数据输入),因此是可扩展的,并且比为单一流程设计的工作流解决方案更容易升级。

RPA 软件创造价值的方式是针对基于规则的重复工作流提高效率,但某些流程最好还是留给您的员工。总的来说,使用大量非结构化数据或图形信息,并取决于快速变化的参数的流程最好由富有创意的员工来管理。

RPA 在现在和未来的角色

目前,随着很多公司学习使用 RPA 软件并亲身体会到了它提供的好处(例如节省时间和成本),RPA 软件赢得了广泛的关注。像所有技术一样,RPA 将变得更加复杂,并且会随着业务需求的变化而变化。以下是对 RPA 工具发展方向的一些预测:

  • 与 AI 的集成更深入。随着 RPA 的发展,企业可能会发现将其与 AI、机器学习乃至物联网 (IoT) 等下一代技术相结合的新方法,一些公司已经在这方面有所建树。超级自动化或智能自动化扩展了 RPA 工具可以执行的任务种类,使它们能够自动执行各种复杂的任务。

  • 更加复杂的自动化。企业可使用 RPA 自动化各种日常任务,但是将其与 AI 和机器学习相结合,将在全新范围内解锁可以简化的任务。例如,企业目前可以使用 RPA 工具对文档进行数字化,但是融入 AI 的 RPA 工具还能理解文档的内容并对其进行有效分类而没有错误。

  • 更便宜,更容易获得。当 RPA 工具最初进入市场时,它们很难获得,而且价格可能很高。但是由于对 RPA 软件需求的增加,现在有更多公司提供此类工具。随着更多选项的推出,价格可能会下降,功能也会变得更具竞争力。

RPA 软件的主要功能

现在市场上有许多 RPA 工具,它们都具有不同的功能。但至少以下是优秀的 RPA 软件应该提供的核心功能:

  • 互操作性。您的 RPA 软件应能够与现有的桌面应用程序、Web 应用程序和其他主要软件应用程序配合使用。它还应该能够连接到系统 API 并读取/写入数据库。

  • 数据扩展。您的软件应该能够从网站和社交媒体中提取数据。

  • 处理不同的数据类型。您的软件可以提取和输入数据,合并多个来源的数据,并遵循条件语句(例如 if/else),这些都非常重要。

  • 编程接口。可编程接口很重要。RPA 软件可以提供智能或认知功能,用于配置机器人以做出决策,帮助您的企业更加高效地运营。例如,机器人可以帮助响应 IT 支持请求,从而减轻 IT 团队的管理负担,使他们可以专注于其他计划。某些软件选项甚至提供了无代码的机器人编程方法,但所有 RPA 工具都应该能够与不同类型的应用程序、电子邮件、文件和文件夹进行交互。

选择和使用 RPA 软件

当您开始评估可用的 RPA 工具时,请记得您计划自动执行的流程类型。每个机器人流程自动化工具都内置有不同的控件和命令,它们决定了其功能,因此请确保这些工具与您的工作流自动化目标相匹配。另外,请尝试寻找可重用的组件,并确保您的机器人可以在现有系统中轻松运行。

为您的组织选择适当的 RPA 软件时,请考虑以下条件:

  • 易于使用。RPA 软件应该足够容易使用,使编程能力有限的人也可以在 RPA 软件中构建自动化功能并配置工作流。甚至还有一些低代码 RPA 产品,支持没有 IT 技能的平民开发者将工作流自动化。无论选择哪种软件,都应提供可扩展的内置命令、向导和 GUI。

  • 灵活。该软件应允许您配置自定义功能,而不必向供应商支付额外的自定义费用。它还应该能够适应不同的应用场景和不断变化的数据量,同时保持一致的性能。

  • 可扩展。RPA 软件应该能够快速扩展,以满足业务运营要求并进行更新。该软件还应该能够运行多个机器人和多个工作流。

各行各业如何使用 RPA 软件

各类企业都找到了从 RPA 软件中受益的方法。例如,医疗保健等行业可以使用 RPA 安排预约,进行患者数据输入,处理索赔并管理账单。其他行业使用 RPA 工具改变流程的方法如下:

  • 零售业。更新订单,运输产品并跟踪发货。

  • 电信业。监控,欺诈数据管理和更新客户数据。

  • 银行业。提高工作效率、数据准确性和安全性。

  • 保险业。管理工作流程,输入客户数据并帮助运行应用程序。

  • 制造业。为供应链流程提供帮助,准备物料清单,客户服务和支持以及管理。

RPA 工具的局限性

RPA 软件具有许多优点,但不能做所有事情。随着技术的发展,与一系列其他技术配合使用,它才能发挥最出色的效果。它还不是能够解决所有操作难题的包罗万象的解决方案。

目前,RPA 是一种基于规则的技术,最适合用于结构化数据或遵循预先确定的数据模型的信息。为了使其能够正常工作,您必须对机器人进行编程,使它们执行期望的操作,它们只能在这些参数内运行。除非增加 AI 或机器学习技术层,否则 RPA 解决方案只能遵守您指定的规则,而不能理解或解释其访问的内容。

例如,如果要用 RPA 工具来处理发票或其他文件资料中的信息,这些文件资料必须全部遵循相同的格式。该工具无法处理任何偏离格式的文件。因此,RPA 工具不适用于非结构化数据或不遵循预先确定的数据模型的信息。

此外,RPA 工具不会学习或适应。如果您的业务流程发生变化,您需要对机器人进行重新编程以处理新流程,这可能会很耗时。而且,如果您的 RPA 工具与新流程不兼容,那么您对它的投资可能就是短期的。为了避免此问题,请在采用 RPA 工具之前考虑您的流程和技术发生改变的可能性有多大。

如何帮助确保借助 RPA 工具获得成功

与任何其他技术一样,借助 RPA 软件获得成功取决于您如何应用它。即使最好的工具也无法修复从根本上来看已支离破碎的流程,因此,重要的是缜密思考要将哪些任务自动化。将适当的 RPA 工具在适当的环境中应用,关注可衡量的具体目标,则适当的 RPA 工具就可以重新定义公司的效率。在开始使用 RPA 技术将流程自动化时,请牢记以下最佳实践:

  • 了解想要进行自动化的流程。审核所有操作流程,找出最适合 RPA 的任务。请牢记,RPA 工具通常无法理解信息,因此,除非您还计划融入 AI,否则请选择具有明确定义的参数并且不需要太多人工介入或监督的流程,例如安排预约或处理发票。一些软件,例如 Microsoft Power Automate,可提供 帮助您确定需要自动化的适当流程的功能

  • 选择适当的工具。确定要自动化的流程后,应找到最能支持此类工作的工具。所有工具都有不同的优势,因此请根据功能、价格、实施简易程度以及它们与现有软件的配合程度进行评估。

  • 培训您的员工。教您的员工如何使用(并最终更改或维护)RPA 工具,有助于确保它能够持续提供价值,并在整个公司范围内提高采用率。

  • 衡量效果。在实施前后,应监控关键绩效指标 (KPI),例如员工工作效率、数据引入的准确性、安排的预约数量或已处理的文档。如果在实施后您的 KPI 没有得到改善,则可能表明您选择了错误的流程或为机器人提供了错误的参数。

使您的员工能够实现工作方式自动化

RPA 的未来看上去充满希望,RPA 软件与 AI 的交汇也日益得到重视。将体系结构与 RPA 软件融合在一起,不仅可以为您的业务创造更高的效率,还可以将宝贵的时间还给您的团队,使他们能够专注于重要的计划和增值工作,而不是管理任务。

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