什么是智能文档处理？
数据已达到饱和点。如今，组织通常拥有大量数据，因此很难辨认哪些是重要信息，哪些是干扰信息。要从大量数据中挖掘出切实可行的见解，可能既成本高昂，又非常耗时。在这种情况下，智能文档处理 (IDP) 便派上用场了。
智能文档处理 (IDP) 是一种工作流自动化技术，可以从大量数据中扫描、读取、提取有意义的信息，对其进行分类，并将其整理成可访问的格式。此技术可处理许多不同类型的文档：纸质文档、PDF、Word 文档、电子表格以及许多其他格式的文档。IDP 的主要功能是在大量数据集中提取重要信息，而无需人类进行输入。
通过 IDP 使一些文档处理工作实现自动化具有许多优势。通过人工智能，IDP 可以消除对手动数据输入和处理员工的需要。这不仅可以加快数据处理速度，还可以降低处理成本，同时还可以减少人为错误，从而提高效率。
现代组织通常具有三类数量庞大的数据：结构化数据、非结构化数据和半结构化数据。对于结构化数据，人类数据处理员可以进行整理，并且读取起来更容易，而对于非结构化数据进行处理和分析则非常耗时。半结构化数据的情况介于结构化数据和非结构化数据这两者之间。智能文档处理解决方案能够将对结构化数据、非结构化数据和半结构化数据的处理实现自动化。
智能文档处理的工作原理
智能文档处理包括下面一些步骤：
当 IDP 使用复杂的深度学习人工智能技术扫描文档并将文档分类时，它首先执行智能文档识别。这项技术可识别多达 190 种语言，并且能够像数据处理员工一样读取和解释文档。
将数据分类后，智能文档自动化软件开始为组织提取重要数据。提取操作是通过认知人工智能技术完成的，这些技术可标识更大文档中的特定数据部分。然后，IDP 会整理这些数据，并以易于访问的格式呈现它们。
如果您的组织拥有大量结构化的、半结构化的或非结构化的数据，则可以考虑将智能文档处理纳入业务流程管理策略来投资购买。
智能文档处理的优势
经证明，智能文档处理可以改进业务流程并提高团队的效率。实现文档处理自动化具有下面一些主要优势：
- 利用智能文档处理 提高处理准确度。人类数据处理员的出错率远高于 IDP 的出错率。
- 通过自动执行一些工作流 降低文档处理成本。平均下来，手动文档处理成本为每个文档 6 至 8 美元。而使用自动化文档处理，每个文档的成本远低于此金额。
- 通过为员工提供机会来做更有影响力的工作， 提高员工的工作效率。员工不需要进行耗时而不用思考的文档处理，可以专注于其他工作。
智能文档处理和自动化文档处理之间有何区别？
自动化文档处理是一种与 IDP 相关，但又与它非常不同的技术。自动化文档处理主要用于将纸质文档数字化。通过为纸质文档创建数字化副本，可为这些文档编制索引并且可以在数据库中搜索它们。这对于 DMV 等依赖纸质文档，但又需要将文档中的数据数字化的组织至关重要。
智能文档处理是一种业务流程管理软件，不仅能将纸质文档数字化并为它们编制索引，还能将重要信息分隔开并根据纸质文档（或任何其他类型资料）中的数据提供见解，而不是仅仅提供通过计算机访问这些文档的权限。
如何选择智能文档处理软件
请遵循以下步骤为组织选择最佳智能文档处理软件：
- 选择 IDP 的第一步是确定组织的数据处理需要。您的数据是结构化数据更多，还是非结构化数据更多？大多数的数据采用什么格式？您希望将多少数据处理任务实现自动化？
- 接下来，您应该评估哪些数据适合执行智能文档处理。考虑处理每个数据集需要多长时间，以及将哪些数据集的处理实现自动化会对贵组织最有帮助。手动处理时所花时间最长的文档可能适合执行 IDP。
- 一旦您确定了要实施自动化的文档处理工作流，便可以确定智能文档处理软件了。您应该根据自动化需求以及组织对自动化文档处理的要求做出决策。您可以询问下面一些问题以便确定您的选择：
- 实施智能文档自动化解决方案需多长时间？
- 该软件的维护有多简单？
- 软件公司针对智能文档自动化服务提供什么级别的支持？
- 软件中的智能文档识别技术能否读取贵组织想要处理的所有文档？
- 软件的准确度是否可大幅降低出错率？
智能文档处理用例
IDP 运用于各行各业。下面列出了一些智能文档处理用例：
- 财务 部门可以实现应付帐款功能（如处理发票）的自动化。
- 人力资源 部门可以使用 IDP 处理简历、筛选员工，以及处理员工调查和其他 HR 数据。
- 政府机构 使用智能文档处理软件管理许可、发布电子文档以及处理应用程序。
- 保险公司 使用自动化文档处理来处理索赔、检测欺诈、对保险政策进行会审，以及加速为贵组织处理文档。
- 律师事务所 可使用 IDP 对法律数据进行处理、存档和管理，相比于手动文档处理方式更加准确。
这些仅是使用智能文档处理来加速和改进数据处理工作流的一部分领域。如果使用的软件正确，IDP 可为大部分组织提供大量应用程序和优势。
使用 Microsoft Power Automate 简化文档处理
通过在贵组织中使用智能文档处理，可以从文档中收集有用的数据，且人为错误减少，成本更低。由于 IDP 可使员工摆脱大量繁杂的数据处理工作，它将会以易于使用的可访问格式为您提供有意义的数据见解。
IDP 仅仅是通过 Power Automate 实现的其中一项工作流自动化功能，可消除重复性任务并提高工作效率。利用低代码拖放式工具，Power Automate 可帮助您创建创新性的方式来完成工作。
常见问题解答
什么是智能文档处理？
智能文档处理 (IDP) 是一种工作流自动化技术，可从大量数据流中扫描、读取、提取和整理有意义的信息。
智能处理的工作原理
智能文档处理使用智能文档识别技术将文档分类，然后使用模式识别技术处理文档中的数据。处理完文档后，IDP 软件会提取有意义的数据，并将其汇编成可访问的格式。
智能文档处理有哪些优势？
经证明，智能文档处理可为各行各业的组织提高数据处理的准确度、效率和速度。
智能文档处理和自动化文档处理之间有何区别？
自动化文档处理主要用于将纸质文档数字化，而智能文档处理可全面处理许多不同类型的文档，并整理文档的相关数据，消除了对人类数据处理员的需要。
如何实施智能文档处理软件？
实施智能文档软件首先要评估文档处理工作流，以便确定可将哪些工作流实现自动化。一旦知道了要将哪些文档的处理工作流实现自动化，应该确定准确度要求最高的工作流，并首先对这些工作流实施自动化。
智能文档处理的用例有哪些？
智能文档处理可运用于各行各业（从保险公司一直到政府机构），用于加快和改进对许多不同类型数据的处理。