一个人在使用笔记本电脑,可能在使用文档处理应用程序

什么是文档处理应用程序?

文档处理应用程序使用机器学习和人工智能 (AI) 从文档和窗体中提取数据。这两种技术以电子邮件或纸质形式获取数据(如发票、收据和交货单中的信息),对数据实施数字化,然后再以结构化数据库格式存储下来。之后,会将这些数据导入到目标系统中,如企业资源规划 (ERP) 或客户关系管理 (CRM) 解决方案。文档处理应用程序的高效率可对企业产生多方面重大影响,包括节约成本、提高工作效率以及使员工摆脱价值低且容易出错的重复性任务。

寻找用于将大量纸质版文档数字化的解决方案颇具挑战性,许多企业都会在某个时刻面临这一挑战。文档处理应用程序不仅可以消除“手动输入数据”这一人工密集型任务,还使企业能够了解如何更充分地利用自己的数据,因而大幅提高了“将大量文档数字化”工作的效率。

文档处理的工作原理

文档处理以光学字符识别 (OCR)、机器学习和流程机器人自动化 (RPA) 为构建基础。这三种元素基本上能够像人类一样解读和理解信息。

  • OCR 识别已扫描文档或图片中的打印文本、书面文本或键入文本。它可识别已扫描内容中的明暗区域,并搜索字母或数字,之后根据模式或特性将这些字母或数字分类。
  • 机器学习 创建可学习文档中模式和上下文的算法。随着机器学习所处理的信息越来越多,它会从它所遇到的所有用例中学习,在决策制定方式方面变得更加智能、更加高效。
  • RPA 使用机器人,机器人根据所收到的规则和指令自动执行重复性任务。通过使用高级文本识别功能,RPA 可快速处理来自多个来源的数据。

通过结合使用 OCR、机器学习和 RPA,文档处理通常按以下步骤操作:

收集

来自纸质文档、PDF、电子邮件和电子资料等来源的数据将被扫描和数字化。

预处理

对于扫描得到的数据,通过以下方式提高其质量和准确度:纠正偏斜角、通过消除所有背景斑点或标记来降噪,以及剪裁掉图片多余的外围区域。

分类

文档根据格式、内容和类型分为不同的类别,这有助于更好地提取数据和将数据存档。

提取

流程中的一个重要步骤,在此步骤中,OCR 从文档中提取数据并定义需要转换的类型(例如,名称、编号、日期、手写文本)。

验证

RPA 先检查并验证所有数据,然后再将其移至相关系统、数据库和工作流中。在此阶段,会标记所有不准确的地方,以便手动检查和纠正。

集成

一旦所有其他流程运行,即会通过应用编程接口将数据发送到相关数据库和存储库。

什么是深度学习文档分析?

深度学习文档与文档处理相集成,依赖神经网络的功能来识别数据模式,特别是当执行文档和布局分析、文本标识和文档检索时。神经网络的学习方式与人类大脑非常相似,可通过获取越来越多的信息和知识来收集多层次的信息,从而变得越来越智能。

深度学习文档分析利用它的功能来通过不同的神经网络算法(主要是卷积和递归)实现类似人的人工智能。卷积神经网络可对图片进行筛选,以检测出图片中的每个元素,而递归神经网络能够记住数据点,因而能够预测未来结果。

自动化文档处理的优势

自动化文档处理可通过提高速度、准确度和可扩展性来改进业务流程并提高团队效率。它对法律、房地产、医疗保健和银行等行业如何改进流程和增加利润有着深远的影响。

自动化文档处理的主要优势包括:

快速检索:

一旦将文档数字化,任何有权查看它们的人便几乎能够随时随地访问它们。

增强了安全性和隐私保护

企业可以将他们的文件加密,并分配相应的安全级别以保护他们的数据免遭非预期用户访问。

节约时间和成本:

通过消除耗时且费用高昂的纸质文件管理流程,使员工有更多时间来致力于实现业务关键目标和提高工作效率。

降低了发生人为错误的风险:

使用文档自动化时不需要手动输入数据,因此,文档的准确度和质量大幅提高。

增加了协作:

各部门不同团队的员工可以一起共享和处理文档,保持实时了解文档状态。

标准化模板:

利用文档自动化,可对持续应用到工作流的模板和结构实施标准化。

如何选择文档处理软件解决方案

对文档处理解决方案的选择取决于您的需要具体涉及的因素。需要考虑的其中一项最重要的决策是,您是要在云中还是所在地的现场运行解决方案。基于云的系统由提供商收费托管,并会自动保存所有数据,从而确保可在线访问一切数据。本地解决方案意味着您将使用自己的服务器和存储,执行自己的维护,以及运行自己的备份。

有关选择文档处理解决方案的其他重要注意事项包括:

搜索:

最好具有许多不同的搜索选项(包括文件名和类型、内容及修改日期)。此外,最好还要能够分配元数据和标记来整理所有文件。

简单的文件结构:

文件结构一定要确保对所有用户均易于使用且非常合理。

安全性:

系统应允许您限制对敏感文档的访问并设置用户的权限。

简单性:

所有员工均应能够轻松使用系统,不会对系统产生困惑,并且不会影响日常任务。

集成:

确保您能够将系统与已经在用的程序(如电子邮件客户端及客户关系软件)结合使用。

立即开始实施文档处理转型

Microsoft Power Automate 是一种易于使用的工作流优化解决方案,有了它,员工能够利用单一自动化平台创建文档处理解决方案,最大限度地减少重复性的、手动的、耗时的任务,让团队能够腾出更多时间来致力于战略性工作。

常见问题解答

什么是文档处理应用程序?

文档处理应用程序提供了一种用于将大量纸质版文档数字化的自动化解决方案。

文档处理的工作原理

文档处理以机器学习和人工智能为基础,这两种技术用于从文档中提取数据并将其存储在数据库中。

什么是深度学习文档分析?

深度学习文档分析依赖于神经网络的功能,神经网络像人类大脑一样学习并获取知识。这些网络获取和学习的信息越多,它们便能越智能地处理更多信息。

自动化文档处理有哪些优势?

提高了工作效率,降低了发生人为错误的风险,并提高了可扩展性 - 这些是自动化文档处理的许多优势中的一部分。

如何选择文档处理软件解决方案?

首先评估当前文档工作流,并确定您要改进的方面。您需要从文档处理解决方案获得的一些主要功能包括:扫描功能、云存储、搜索功能、文档版本控制以及权限管理功能。