一个人正在使用笔记本电脑工作

什么是业务流程管理?

业务流程是一系列可重复的任务,这些任务按顺序完成以实现日常目标。业务流程可能需要花费几分钟或几周的时间,并包括员工休假请求之类的简单活动或供应链物流之类的复杂活动。行之有效的高效流程将有助于提高员工工作效率,改进客户互动以及业务的其他各个方面。功能失调的低效流程会使员工感到沮丧,产生不必要的成本,让客户感到不满,并最终导致收入损失。

业务流程管理 (BPM) 指贵公司长期以来在分析、加快和优化这些流程方面所做的工作,通常会通过使用 工作流自动化 来简化手动流程并实现特定的业务目标。通过自动执行所有类型的日常业务任务(从管理文件到更新电子表格),您可以提高效率、降低风险并使您的业务具有更明确的战略重点。

发挥 BPM 的优势

在开始制定 BPM 策略之前,务必要了解不同类型的业务流程、公司内的相关负责人以及 BPM 可帮助您解决哪些问题。

首先,业务流程可分为三个主要类别:

  • 运营流程涵盖核心业务和特定价值流,例如客户订单、帐户创建和制造过程优化。

  • 管理流程包括公司治理、预算和 HR 工作流之类的工作。

  • 支持流程支持会计、招聘和技术支持等领域的更大规模的流程。

组建您的 BPM 团队

负责任何业务流程的员工称为业务流程负责人。由于他们负责从头到尾管理流程,因而了解该流程如何影响其前后流程以及如何受这些流程的影响。让与其他部门协作的关键员工负责离散的业务流程可加深对流程的了解并在整个组织中改进 BPM。

例如,在一家大型公司中,成功的 BPM 团队可能包括所有这些角色:

  • 业务流程支持者。支持者了解长远的优势,并向组织传达 BPM 的价值。

  • 流程负责人。面临业务挑战、要简化工作流或把握商机的个人或团队可以提供关键的观点和意见,这对于获得用户支持以及 BPM 取得成功至关重要。

  • 业务流程主管。主管领导组织范围内的 BPM 工作。

  • 业务流程顾问。顾问运用技术技能和对 BPM 的了解,为业务流程主管提供建议。

  • 项目经理。项目经理帮助制定和实施项目计划,并管理团队沟通、里程碑、可交付成果和最后期限。

  • 业务分析师。分析师确定必要的流程改进。

  • 解决方案架构师。解决方案架构师提供技术支持,尤其是在与现有业务线应用程序的互操作性方面。

  • 影响者。影响者通常是同行中的领导者,他们会尽早采用并支持新的想法、实践和工具,帮助更好地改进业务流程并倡导变革。

  • BPM 支持小组。此小组由主要的 IT 专业人员、企业规划员和其他领导人员组成,可帮助实现 BPM 标准、方法、治理和技术的制度化。

无需容忍错失的商机

在以往,由企业领导者负责 BPM;它们毕竟是业务流程。但随着高度复杂的 业务流程管理软件 的出现,IT 现在发挥着更大的作用。如果您让 IT 部署低代码的自助服务工作流自动化平台,可能会在技术和业务要求之间找到有效的平衡,企业员工可以使用该平台简化流程并解决他们最了解的问题。

自动化,自动化,自动化

自动化是 BPM 的核心。利用现已推出的技术,成功的企业必须寻找每一个自动执行耗时的重复性手动流程的机会。借助工作流自动化,您可以简化业务流程,例如数据输入、社交媒体更新、库存、报告等。您可以使员工摆脱重复性的日常流程,提高工作效率,降低成本并减少人为错误。

打造平民开发文化

您还可以通过 构建移动应用 优化某些业务流程,帮助员工保持更紧密的联系,提高效率,转变其完成工作的方式,并生成实时业务见解。利用合适的应用开发平台,工程师、IT 专家和普通商务用户可以打造平民开发文化并创建自己的低代码业务解决方案,而不必依赖或等待企业领导者和专业开发人员。

充分利用每一个机会

您不必容忍低效的手动流程、额外的成本和错失的商机。有了合适的人担任合适的角色,对流程的深入了解以及出色的自动化工具,您的企业可以使用 BPM 做到以下几点:

  • 规避繁琐的在线结帐流程,这些流程会打消客户积极性并增加销售成本。
  • 自动执行耗时过长、成本高昂并会使员工感到沮丧的手动流程。
  • 消除财务流程中会使付款发生延迟的障碍。
  • 减少重复,避免浪费资源。
  • 缩短或标准化冗长或不稳定的流程,这些流程会影响最后期限。
  • 简化会损害客户关系的低效客户加入流程。

制定业务流程管理策略

如果您的企业为繁琐、冗余、漫长、低效或成本过高的运营、管理和支持流程深感苦恼,那么制定全面的 BPM 策略可能会有所帮助。下面这些最佳实践将有助于您启动 BPM 计划并评估取得的成效:

  • 获取管理层的支持。如果您需要资源来支持业务流程改进计划,那么这一点至关重要。

  • 分析并绘制特定流程。使用流程图、思维导图或流程挖掘软件来 发现瓶颈、重复的工作和不必要的延迟 。从参与流程最多的人员那里获取反馈,了解您可以在哪些方面进行改进 - 支持变革即始于此。

  • 重新设计流程。征求利益干系人的意见,并确保每个人都了解简化流程的价值。在流程中运用您从思维导图和分析中学到的经验教训。考虑对关键或复杂工作流进行影响分析。

  • 收集资源并实施变更。收集构建有效的 BPM 平台所需的资源,例如项目管理软件、工作流自动化工具和实时仪表板。选取与要创造的业务价值相符的资源,并管理特定可交付成果和日程表方面的变更。通过首先推出小型试点,您可以找出 Bug,激发对改进实践的热情并推动采用。

  • 跟踪和优化。通过与利益干系人进行核查,监视新流程的运行情况。做好准备,根据需要加以改进。

创造 BPM 价值

如果您遵循上述最佳实践,组建一支强大的 BPM 团队,并了解如何改进流程来创造更多价值,则业务流程管理可带来切实的好处,包括:

  • 提高工作效率。更高效的流程可以提高员工的工作效率,您可以使用工作场所分析软件来评估绩效指标。

  • 更快地从中受益。改进 IT 流程可能会影响在企业中开发和部署软件应用程序的速度。

  • 提高质量。除了加速开发之外,改进测试还可以快速解决任何性能或安全问题,从而提高您的产品或服务质量。

  • 提高客户满意度。完善企业的客户服务流程可帮助赢得客户并提高忠诚度。

  • 改善员工工作体验。高效的业务流程是提高工作场所满意度、提升士气并可能降低人员变动率的基础。

立即开始优化您的业务流程

每个企业都致力于更好、更快、更智能地完成工作。将全面的 BPM 策略与适当的工作流自动化软件相结合可帮助您的企业实现这些目标。

Microsoft Power Automate 是一种易于使用的工作流优化解决方案,可支持您的员工简化日常工作,提高工作效率,从而对整个公司产生影响。