Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Định nghĩa phần mềm tự động hóa quy trình làm việc

Các phần mềm tự động hóa quy trình làm việc sẽ hợp lý hóa các tác vụ tẻ nhạt và thường phải làm thủ công để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro gặp lỗi do con người gây ra, đồng thời nâng cao năng suất tại nơi làm việc. Bằng cách tự động hóa quy trình, các nhóm sẽ có thể tập trung vào những dự án có tác động lớn hơn, thay vì những tác vụ lặp đi lặp lại — đồng thời tăng khả năng quan sát các quy trình làm việc để xác định ra những lĩnh vực cần cải thiện.

Tự động hóa quy trình làm việc giúp các doanh nghiệp tinh chỉnh quy trình của họ theo nhiều cách, thông qua:

• Tự động hóa và kích hoạt tác vụ.
• Cải thiện hiệu quả và tăng năng suất.
• Xác định những lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình.
• Quản lý các quy trình làm việc và giám sát hiệu suất.
• Thiết đặt nhắc nhở.
• Đồng bộ thông tin giữa các nhóm.
• Thu thập thông tin chuyên sâu hữu ích.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc chạy trên các nguồn dữ liệu và bộ quy tắc xử lý dữ liệu đó, quá trình này bắt chước trí tuệ của con người. Các công cụ trên những quy trình làm việc này thường chạy theo "lệnh nếu/thì", dựa trên quy tắc "nếu A xảy ra thì thực hiện B". Hệ thống logic dựa trên quy tắc này xác định rõ các hành động cần thực hiện sau một sự kiện — nhờ đó tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời giảm rủi ro gặp lỗi do yếu tố con người gây ra.

Các loại công cụ tự động hóa quy trình làm việc

Từ nhập dữ liệu đến chăm sóc khách hàng tiềm năng và kế toán, các công cụ tự động hóa quy trình làm việc được thiết kế để giảm tải lượng công việc bận rộn, đồng thời tối ưu hóa các quy trình. Điều này giúp tăng tối đa thời gian và nguồn lực công ty, cho phép các nhân viên tập trung vào những dự án có mức tác động cao hơn, vốn thường đòi hỏi họ phải tăng cường tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề — đây là những yếu tố mà phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất cũng không thể thay thế được.

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc là một phần quan trọng trong việc quản lý quy trình công việc (BPM) và có một số công cụ mà tổ chức của bạn có thể dùng để tối ưu hóa các chức năng cốt lõi và hợp lý hóa các tác vụ thủ công. Có thể lấy ví dụ về một số loại công cụ tự động hóa quy trình làm việc như:

Quản lý dự án

Các ứng dụng quản lý dự án có lẽ là loại công cụ tự động hóa quy trình làm việc được nhiều người ghi nhận nhất. Các ứng dụng này hỗ trợ kết nối mọi người, dữ liệu và các tài sản khác với nhau để tối ưu hóa quy trình. Các loại công cụ này giúp cải thiện chất lượng cộng tác, đồng thời xác định, quản lý và cải thiện hiệu quả bàn giao công việc giữa các nhóm. Khi tăng cường khả năng quan sát dự án ở mức cao, đồng thời giữ cho môi trường giao tiếp cởi mở, các quy trình từ đó cũng sẽ chạy trơn tru và hiệu quả hơn.

Bán hàng và tiếp thị

Các công cụ quy trình làm việc trong bán hàng và tiếp thị giúp công ty dễ quản lý dữ liệu từ khách hàng và khách hàng tiềm năng. Các ứng dụng tốt nhất sử dụng chức năng phân tích có sẵn để tìm ra những điểm thiếu hiệu quả, đồng thời đẩy nhanh quy trình trên nhiều kênh — từ email, SMS cho đến mạng xã hội. Những công cụ tự động hóa này không chỉ luôn luôn lặp lại cùng một tác vụ, mà trên thực tế còn tạo ra nhiều quy trình làm việc để gửi nội dung tiếp thị tùy chỉnh dựa trên hành vi của khách hàng.

Dịch vụ khách hàng

Các công cụ quy trình làm việc trong dịch vụ khách hàng sẽ tự động chỉ định phiếu yêu cầu hỗ trợ cho nhân viên, gửi nội dung trả lời tự động cho các câu hỏi thường gặp, đồng thời tự động gán thẻ cho phiếu yêu cầu hỗ trợ dựa trên câu hỏi đã gửi. Với tự động hóa quy trình làm việc trong dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp có thể giải quyết thêm nhiều vấn đề của khách hàng một cách nhanh hơn — để tổng đài viên có thêm thời gian xử lý những vấn đề phức tạp hơn.

Tài chính

Các công cụ quy trình làm việc trong mảng tài chính giúp các công ty giữ cho quy trình tài chính của mình luôn tuân thủ, nhất quán và được sắp xếp hợp lý. Các loại quy trình làm việc này có thể phát huy tác dụng với những hoạt động thường nhật như: phê duyệt ngân sách, yêu cầu lập hóa đơn, mua hàng và chi phí, cũng như các mục nhập kế toán.

Nhân sự

Các công cụ quy trình làm việc trong mảng nhân sự giúp tự động hóa tài liệu và giảm bớt khâu giám sát hành chính, giảm rủi ro gặp lỗi và hỗ trợ nhân viên tốt hơn. Các loại công cụ này có thể giúp quản lý nhân viên mới tuyển, bảng chấm công, tin đăng tuyển và yêu cầu xin nghỉ phép — nhờ đó, các chuyên viên nhân sự sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Tự động hóa quy trình làm việc mang lại lợi ích cho tổ chức như thế nào?

Dù bạn đang muốn tự động hóa các quy trình trong mảng tài chính, tiếp thị hay CNTT, thì phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cũng đều sẽ giảm bớt gánh nặng phải thực hiện các tác vụ thủ công, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, nguồn lực và tiền bạc. Những công cụ quy trình làm việc này không chỉ hỗ trợ nhóm đẩy nhanh quy trình, mà còn giúp họ có thêm thời gian cho những công việc quan trọng nhất, đồng thời đóng vai trò là định hướng cho quá trình ra quyết định trong tương lai — là một phần trong giải pháp phần mềm quản lý quy trình công việc ở quy mô lớn hơn.

Lợi ích của các công cụ tự động hóa quy trình làm việc

1. Ít lỗi hơn

   Việc nhập dữ liệu thủ công thường rất tẻ nhạt và nhân viên dễ gặp các lỗi tuy nhỏ nhưng lại có thể ảnh hưởng lớn đến tổ chức — từ thông tin thiếu chính xác trong hồ sơ sổ sách cho đến sai hóa đơn. Trái lại, phần mềm quy trình làm việc sử dụng dữ liệu tập trung theo thời gian thực để chạy các tác vụ hành chính, giảm rủi ro bị lỗi gây tốn kém.

2. Các quy trình được tinh giản

   Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc làm tăng khả năng quan sát các quy trình, giảm tình trạng "nút cổ chai" và giữ cho dự án đi đúng hướng. Công ty sẽ dễ theo dõi và quản lý hiệu suất hơn vì việc phân công và các tác vụ theo dõi đều có thể được chỉ định tự động — nhờ vậy giảm thiểu sự chậm trễ trong quy trình.

3. Năng suất được cải thiện

   Khi các nhiệm vụ tẻ nhạt và thủ công đều được tự động hóa, các nhóm sẽ có thêm thời gian và nguồn lực để chú trọng vào những dự án có quy mô tác động lớn hơn. Nhiều ứng dụng tự động hóa quy trình làm việc cũng cải thiện khả năng cộng tác tổng thể — nhờ vậy, công ty đỡ tốn thời gian theo dõi thông tin, xin phê duyệt hoặc dõi theo những nội dung trao đổi qua lại.

4. Giao tiếp tốt hơn

   Các thông báo tự động hóa và quy trình làm việc được thiết kế rõ ràng giúp nhân viên luôn làm việc thống nhất và hiểu vai trò của mình trong dự án. Việc cộng tác liên phòng ban cũng dễ dàng hơn, đồng thời nâng cao trách nhiệm giải trình đối với các tác vụ, đảm bảo mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.

5. Thông tin chuyên sâu

   Báo cáo theo thời gian thực cùng thông tin trực quan hóa rõ ràng hơn là một lợi ích quan trọng của tự động hóa quy trình làm việc. Khi sử dụng phân tích dữ liệu về các quy trình, tổ chức có thể nắm được chỉ số hiệu suất, xác định được các cơ hội và ra quyết định sáng suốt cho hoạt động vận hành của họ.

Cách chọn các công cụ tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp bạn

Khi chọn công cụ tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất cho tổ chức, điều quan trọng là trước tiên, bạn cần phân tích các quy trình hiện tại của mình, xác định những "nút cổ chai" và hiểu những nhóm nào sẽ dùng các công cụ này. Sau khi đã nắm rõ hơn về nhu cầu của doanh nghiệp, hãy để ý xem xét những tính năng sau khi bạn so sánh giữa các giải pháp khác nhau:

• Giao diện dễ dùng và điều hướng đơn giản.
• AI và máy học cho quy trình xử lý tài liệu thông minh (IDP).
• Tích hợp liền mạch với các công cụ bên thứ ba và các ứng dụng mà bạn dùng hàng ngày.
• Các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh.
• Khả năng thao tác dựa trên đám mây.
• Phân tích dữ liệu và báo cáo theo thời gian thực.
• Tăng cường bảo mật và bảo vệ dữ liệu.
• Khả năng mở rộng khi nhu cầu của doanh nghiệp tăng cao.

Các ví dụ về việc sử dụng các công cụ tự động hóa quy trình làm việc

Khi chỉ cần dành một chút thời gian trả lời email, tạo tác vụ hay sao chép dữ liệu từ nguồn này sang nguồn khác, dù các quy trình trông thật đơn giản, nhưng quay đi quay lại, bạn đã tốn một lượng lớn thời gian cho các quy trình đó. Nhưng khi thiết lập các quy trình tự động hóa, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả lên trông thấy và tăng giá trị cho những hoạt động vận hành cốt lõi — từ tiếp thị và tài chính đến nhân sự.

Một số ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc trong thực tế bao gồm:

• Gửi thông tin theo dõi và câu trả lời tự động hóa sau khi khách hàng điền vào biểu mẫu liên hệ.
• Gửi chuỗi email chăm sóc khách hàng tiềm năng sau khi một sự kiện được kích hoạt.
• Tự động lập hóa đơn gửi khách hàng cho các khoản thanh toán hàng tháng.
• Tạo SLA để đảm bảo phản hồi kịp thời trước những sự cố khẩn cấp.
• Bồi hoàn chi phí nhân viên.
• Gửi thư nhắc cho hạn chót và xin phê duyệt.
• Tự động phân công nhiệm vụ và dự án cho thành viên nhóm.
• Tiếp nhận nhân viên mới.
• Phê duyệt yêu cầu xin nghỉ phép.