Process Mining là gì?

Khai thác quy trình, khai thác dữ liệu và quản lý quy trình nghiệp vụ: khác nhau như thế nào?

Vì khai thác quy trình thường bị nhầm lẫn với khai thác dữ liệu và quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM), nên việc biết được sự khác biệt giữa chúng và chức năng thực sự của từng loại sẽ rất có ích.

Để rõ ràng, hãy bắt đầu với khai thác dữ liệu.

Khai thác dữ liệu là thuật ngữ chung cho việc thực hành phân tích khối lượng lớn dữ liệu để tìm các mẫu, khám phá xu hướng và thu được thông tin chuyên sâu để sử dụng trong tương lai. Mặt khác, khai thác quy trình chỉ đơn giản là một hình thức khai thác dữ liệu được sử dụng cụ thể để tìm các mẫu trong các quy trình của một tổ chức.

Trong khai thác quy trình, mục tiêu là tìm thông tin về các quy trình kinh doanh để khám phá, so sánh hoặc nâng cao một quy trình kinh doanh nhất định, trong khi khai thác dữ liệu liên quan đến một tập hợp dữ liệu rộng hơn nhiều để thực hiện những việc như dự đoán hành vi của khách hàng, kiểm tra tình trạng khách hàng rời đi, phát hiện gian lận và tìm thông tin cá nhân có lợi khác về khách hàng của bạn.

Nói cách khác, khai thác quy trình là một quy trình nội bộ nhằm cải thiện doanh nghiệp từ bên trong, trong khi khai thác dữ liệu là thuật ngữ chung, rộng hơn, được sử dụng để phân tích tất cả các tập dữ liệu, nhưng cũng có thể bao gồm việc cải thiện các cơ hội bên ngoài doanh nghiệp, như tăng doanh số bán hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

Mặt khác, quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) đề cập đến những nỗ lực từ nhân viên trong tổ chức để phân tích, tăng tốc và tối ưu hóa các quy trình.

Trong quản lý quy trình nghiệp vụ, các quy trình này thường được ghi lại thủ công vào hệ thống theo dõi phần mềm thông qua các cuộc phỏng vấn, hội thảo và bảng câu hỏi. Dữ liệu từ quản lý quy trình nghiệp vụ thường có tính định tính hơn nhiều, vì dữ liệu đầu vào là từ người thật, trong khi đó khai thác quy trình cung cấp cách tiếp cận mang tính định lượng hơn nhiều cho cùng dữ liệu đó.

Nói cách khác, quản lý quy trình nghiệp vụ là góc nhìn được vận hành bởi con người đối với các quy trình kinh doanh, trong khi khai thác quy trình cho thấy quy trình thực tế dựa trên dữ liệu khách quan.

Một cách khác để hiểu sự khác biệt giữa hai khái niệm này là: quản lý quy trình nghiệp vụ là những gì các công ty tin rằng họ sẽ đạt được, trong khi khai thác quy trình giúp họ khám phá ra bản chất thực sự về công ty từ quan điểm khách quan.

Để tìm hiểu thêm về quản lý quy trình nghiệp vụ, vui lòng đọc "Quản lý quy trình công việc là gì?"

Các loại mô hình khai thác quy trình nghiệp vụ

Khai thác quy trình có ba dạng chính: (1) khám phá, (2) tuân thủ và (3) nâng cao.

1. Khám phá: Loại khai thác quy trình phổ biến nhất là quy trình khám phá. Quy trình khám phá là việc sử dụng dữ liệu từ nhật ký sự kiện để tạo mô hình quy trình mà không có bất kỳ ảnh hưởng bên ngoài nào từ mô hình quy trình hiện có. Với quy trình khám phá, không có thông tin nào từ mô hình quy trình hiện có sẽ cung cấp thông tin hoặc ảnh hưởng đến sự phát triển của mô hình quy trình mới.
2. Tuân thủ: Quy trình kiểm tra tuân thủ xác minh xem một mô hình quy trình dự định có được sử dụng trong thực tế hay không. Loại quy trình này đánh giá mô tả quy trình cho một mô hình quy trình hiện có dựa trên dữ liệu từ nhật ký sự kiện và cố gắng xác định tất cả sai lệch so với mô hình quy trình dự kiến.
3. Nâng cao: Một quy trình nâng cao (còn được gọi là khai thác tổ chức, khai thác hiệu suất hoặc quy trình mở rộng) liên quan đến việc cải thiện mô hình quy trình hiện có dựa trên dữ liệu từ quy trình kiểm tra tuân thủ. Ví dụ: một quy trình nâng cao có thể sử dụng dữ liệu từ quy trình kiểm tra tuân thủ để cải thiện nút cổ chai hoặc một biến thể không hiệu quả phát hiện được.

Tại sao khai thác quy trình lại quan trọng?

Tính năng Khai thác quy trình có nhiều lợi ích có thể phục vụ cho một số ngành công nghiệp – từ các học viện, nơi khai thác quy trình sinh ra, cho đến giới doanh nghiệp rộng lớn.

Chỉ trong thập kỷ qua, khai thác quy trình đã trở thành một trong những công nghệ mới có giá trị và tầm quan trọng lớn nhất mà các doanh nghiệp đang sử dụng để không chỉ cải thiện các quy trình nghiệp vụ, mà còn để phát triển mạnh mẽ trong thập kỷ tới.

Điều này là vì khai thác quy trình không chỉ đơn thuần giúp bạn cải thiện doanh số bán hàng – công nghệ này còn giúp các doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động ảnh hưởng đến lợi tức đầu tư (ROI) tổng thể bằng cách định lượng các điểm thiếu hiệu quả trong các mô hình vận hành của họ, cho phép người quản lý đưa ra các quyết định khách quan dựa trên dữ liệu về việc phân bổ tài nguyên phù hợp để cải thiện quy trình làm việc.

Để tìm hiểu thêm về cách khai thác quy trình có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn, hãy xem hành trình có chỉ dẫn trên Trình tư vấn quy trình của Microsoft trong tài liệu tự hướng dẫn thử nghiệm này.

Lợi ích của khai thác quy trình

Khai thác quy trình mang lại lợi ích cho mọi ngành công nghiệp. Một số lợi ích có thể kể đến như:

• Thông tin chuyên sâu khách quan: Khai thác quy trình cung cấp thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu thực tế để giúp người quản lý kiểm tra, phân tích và nâng cao các quy trình kinh doanh hiện có.
• Rẻ hơn, nhanh hơn và chính xác hơn: Không giống như các quy trình thủ công thường thấy với quản lý quy trình nghiệp vụ, khai thác quy trình cung cấp thông tin chính xác hơn, nhanh hơn và rẻ hơn nhiều so với các hội thảo lập sơ đồ quy trình và các quy trình có đầu vào thủ công khác.
• Làm việc với các hệ thống hiện có: Chức năng Khai thác quy trình có thể phối hợp với các hệ thống phần mềm hiện có để giúp bạn mở rộng các khoản đầu tư công nghệ hiện tại mà không cần đầu tư vào các công nghệ phần mềm mới.

Để tìm hiểu thêm về cách khai thác quy trình và tự động hóa robot cho quy trình (RPA) có thể tăng năng suất, độ chính xác, tốc độ và tuân thủ trong công việc, hãy đọc: "Điều bạn cần biết về lợi ích của RPA."

Cách hoạt động của chức năng khai thác quy trình với phong trào phát triển ít viết mã

Khi hầu hết các công ty đều không ngừng thúc đẩy để cho ra kết quả nhanh hơn, họ đang bắt đầu chuyển sang mô hình phát triển ít viết mã để giảm bớt sự phụ thuộc vào các dự án nặng về lập trình và một đội ngũ nhà phát triển.

Khai thác quy trình là một quy trình có thể giúp xác định quy trình nghiệp vụ nào có thể hoạt động tốt nhất trong mô hình phát triển ít viết mã.

Nhưng trước hết, phát triển ít viết mã là gì? Phát triển ít viết mã là một phương pháp phát triển phần mềm thay thế, yêu cầu chuyên môn và kiến thức lập trình ở mức tối thiểu.

Nói cách khác, các nhà phát triển cũng như những người khác có thể dễ dàng tạo ra các ứng dụng và sản phẩm mới một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng các mô-đun, mẫu, chức năng kéo và thả được thiết lập sẵn và tự động hóa quy trình.

Điều này cho phép các bộ phận, phòng ban (có nhà phát triển, cũng như những thành viên nắm giữ vai trò khác) có thể tạo ra các trang web, ứng dụng và các sản phẩm kỹ thuật số khác với tốc độ quay vòng nhanh ấn tượng.

Khi các tổ chức sử dụng chức năng khai thác quy trình thì trước tiên, họ có thể xác định đâu là quy trình có khả năng phát triển nhanh hơn khi dùng mô hình phát triển ít viết mã, sau đó mới cải tổ toàn bộ doanh nghiệp sang mô hình này, hoặc xác định quy trình nào cần được ưu tiên ở các mô hình cần nhiều công sức viết mã từ nhà phát triển.

Nói cách khác, khai thác quy trình giúp giữ cho mọi việc hoạt động trơn tru trong khi thực hiện chuyển đổi sang mô hình phát triển ít viết mã mà không tạo ra một danh sách công việc tồn động không cần thiết.

Dữ liệu khách quan từ khai thác quy trình cũng sẽ cung cấp cho người quản lý một sơ đồ chính xác về cách tái thiết lại mọi quy trình làm việc một cách toàn diện để chuyển đổi suôn sẻ và liền mạch sang mô hình phát triển ít viết mã.

Để tìm hiểu thêm về phát triển ít viết mã, vui lòng đọc: "Nền tảng phát triển ít viết mã là gì?"

Cách phần mềm khai thác quy trình cải thiện quy trình làm việc: ví dụ và trường hợp sử dụng

Các công cụ và kỹ thuật khai thác quy trình có thể được sử dụng để cải thiện quy trình làm việc cho nhiều ngành khác nhau.

Vì khai thác quy trình nêu bật và định lượng các điểm thiếu hiệu quả trong vận hành, nên nhiều ngành đã bắt đầu áp dụng các công cụ khai thác quy trình để tìm hiểu cách cải thiện tất cả quy trình trong tổ chức của mình.

Một số trường hợp sử dụng trong ngành gồm:

• Sản xuất: Khai thác quy trình có thể giúp người quản lý trong các ngành sản xuất có được thông tin chuyên sâu về thời gian sản xuất đối với một sản phẩm xác định và tái phân bổ tài nguyên như không gian lưu trữ, máy móc hoặc nhân công khi cần để cải thiện quy trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu.
• Ví dụ: Coca-Cola Bottling Company United gặp vấn đề về đặt hàng với máy rót đồ uống nổi tiếng Freestyle. Việc sử dụng tự động hóa robot cho quy trình (RPA) với Microsoft Power Automate đã giúp họ hoàn thành các đơn hàng tốt hơn và nhanh hơn mà không cần thuê thêm nhân viên toàn thời gian.
• Giáo dục: Khai thác quy trình có thể theo dõi và đánh giá học lực và hành vi của học sinh, chẳng hạn như thời gian mỗi học sinh dành để xem tài liệu của lớp học. Công nghệ này cũng có thể giúp giáo viên và quản trị viên xác định quy trình nào phù hợp nhất đối với mỗi chương trình giảng dạy.
• Chăm sóc sức khỏe: Khai thác quy trình giúp giảm thời gian xử lý quy trình điều trị cho từng bệnh nhân và thậm chí còn giúp đưa ra các đề xuất để giúp phục hồi nhanh hơn.
• Công trình công cộng: Khai thác quy trình có thể hợp lý hóa quy trình xử lý hóa đơn cho một số bên liên quan trong các dự án công, đối tượng là nhiều công ty trong các ngành như xây dựng, vệ sinh, môi trường, CNTT và truyền thông.
• Ví dụ: Vodafone – một công ty viễn thông hàng đầu ở châu Âu và châu Phi – đã hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của họ bằng cách cấp cho tất cả nhân viên quyền sử dụng Microsoft Power Platform, mang đến hơn 1.000 giải pháp tự động hóa các công việc hằng ngày.
• Tài chính: Khai thác quy trình có thể giúp cải thiện các quy trình liên tổ chức cho các tổ chức tài chính như kiểm toán tài khoản, tăng thu nhập và mở rộng cơ sở khách hàng.
• For example: Illimity, Italy’s first cloud-native bank, used process mining and other robotic process automations (RPA) to improve its loan application and approvals processes for its applicants.
• Thương mại điện tử: Khai thác quy trình có thể giúp phân tích hành vi của người mua trực tuyến và đề xuất các chiến lược mới để tối đa hóa ROI và doanh số cho các nhà bán lẻ thương mại điện tử hoặc bất kỳ trải nghiệm mua sắm trực tuyến nào.
• Phát triển phần mềm: Khai thác quy trình có thể giúp các nhà phát triển phần mềm và quản trị viên CNTT tổ chức lại các quy trình phát triển thành một sơ đồ trực quan được lập tài liệu rõ ràng, từ đó họ có thể giám sát các quy trình nhằm đảm bảo quá trình phát triển của họ đang diễn ra đúng dự kiến.

Chuyển đổi kỹ thuật số với Process Mining

Các tổ chức trên toàn thế giới cần bắt kịp với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra hàng năm, vậy nên nhiều tổ chức đang rất cần kiểm tra các quy trình công việc của họ một cách toàn diện.

Với khai thác quy trình, một tổ chức có thể cải thiện mọi khía cạnh của quy trình kinh doanh và có thông tin chuyên sâu về cách họ đang thực sự vận hành so với cách họ tin mình đang vận hành qua một sơ đồ trực quan do các công cụ khai thác quy trình mang lại.

Khai thác quy trình là một quy trình liên tục, cho tổ chức của bạn khả năng lập sơ đồ quy trình tự động, quy trình khám phá và phân tích dữ liệu để cải thiện mọi quy trình trong doanh nghiệp của bạn, nhằm duy trì hoạt động và sản xuất đúng với kết quả dự kiến.

Khi mọi quy trình trong tổ chức hoạt động với hiệu quả tối ưu, tổ chức của bạn có thể sửa đổi và thích ứng với công nghệ mới một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không cản trở sản xuất hoặc giảm lợi tức đầu tư của bạn. Điều này cũng tạo cơ hội cho tổ chức thực hiện những đổi mới và củng cố các mối quan hệ khách hàng.

Để tìm hiểu thêm về các công cụ khai thác quy trình và tự động hóa robot cho quy trình (RPA), hãy xem vì sao các doanh nghiệp đang đón nhận các công cụ RPA và tự khám phá cách Microsoft Power Automate có thể giúp cải thiện các quy trình công việc của bạn.