Ứng dụng xử lý tài liệu là gì?

Các ứng dụng xử lý tài liệu sử dụng công nghệ máy học và trí tuệ nhân tạo (AI) để trích xuất dữ liệu từ các tài liệu và biểu mẫu. Các ứng dụng này lấy dữ liệu như thông tin từ hóa đơn, biên lai và các đơn giao hàng dưới dạng email hoặc giấy, số hóa và lưu trữ các dữ liệu đó ở định dạng cơ sở dữ liệu có cấu trúc. Dữ liệu này sau đó được đưa vào hệ thống đích, như giải pháp hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hay giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Những hiệu quả từ các ứng dụng xử lý tài liệu có thể ảnh hưởng sâu sắc đến cách các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, gia tăng năng suất và giúp nhân viên không phải tốn công sức cho các công việc lặp đi lặp lại, không mang lại nhiều giá trị và dễ xảy ra lỗi.

Tìm ra được một giải pháp giúp số hóa một lượng lớn tài liệu dạng giấy là một thách thức mà nhiều doanh nghiệp sẽ phải đối mặt vào một thời điểm nào đó. Xét trên khía cạnh này, các ứng dụng xử lý tài liệu mang lại hiệu quả cao bằng cách không những loại bỏ phần công việc nhập dữ liệu thủ công tốn nhiều công sức, mà còn cung cấp cho các doanh nghiệp những thông tin chuyên sâu về cách khai thác triệt để hơn những dữ liệu có được.

Thu thập

Dữ liệu từ các nguồn như tài liệu giấy, tệp PDF, email và biểu mẫu điện tử được quét và số hóa.

Tiền xử lý

Cải thiện chất lượng và độ chính xác của dữ liệu đã quét bằng những thao tác như điều chỉnh các góc bị lệch, giảm độ nhiễu bằng cách xóa đi các dấu vết ở nền, đồng thời cắt loại bỏ các phần không mong muốn bên ngoài hình ảnh.

Phân loại

Tài liệu được phân chia vào các danh mục khác nhau dựa trên định dạng, nội dung và loại tài liệu, giúp cải thiện quá trình trích xuất và lưu trữ dữ liệu.

Trích xuất

Một bước quan trọng của quá trình khi OCR trích xuất dữ liệu từ tài liệu và xác định loại dữ liệu nào cần được dịch (ví dụ: tên riêng, chữ số, ngày tháng, chữ viết tay).

Xác thực

RPA kiểm tra và xác thực tất cả dữ liệu trước khi đưa vào các hệ thống, cơ sở dữ liệu và luồng công việc có liên quan. Những điểm không chính xác đều được gắn cờ ở giai đoạn này để có thể được đánh giá và chỉnh sửa theo cách thủ công.

Tích hợp

Một khi tất cả các quy trình khác đã được thi hành, dữ liệu được gửi đến cơ sở dữ liệu và kho lưu trữ liên quan thông qua các giao diện lập trình ứng dụng.

Phân tích tài liệu bằng công nghệ học sâu là gì?

Xử lý tài liệu bằng công nghệ học sâu tham gia vào quy trình xử lý tài liệu bằng cách dựa trên khả năng mạng nơ-ron có thể nhận biết các kiểu mẫu xuất hiện trong dữ liệu, cụ thể là cho việc phân tích tài liệu và bố cục, nhận dạng văn bản và truy xuất tài liệu. Giống như cách bộ não con người học tập, các mạng nơ-ron thu thập thông tin trên nhiều tầng khác nhau bằng việc thu thập ngày càng nhiều thông tin và kiến thức, từ đó ngày càng trở nên thông minh hơn trong quá trình hoạt động.

Phân tích tài liệu bằng công nghệ học sâu cung cấp khả năng cho các AI với các đặc điểm giống con người thông qua các thuật toán mạng nơ-ron khác nhau, chủ yếu là tích chập (convolutional) và hồi quy (recurrent). Mạng nơ-ron tích chập lọc các hình ảnh để phát hiện mọi phần tử bên trong chúng, trong khi mạng nơ-ron hồi quy có khả năng ghi nhớ các điểm dữ liệu, giúp định hình khả năng dự đoán kết quả tương lai.

Những lợi ích từ việc xử lý tài liệu tự động

Công nghệ xử lý tài liệu tự động cải tiến các quy trình kinh doanh và tăng hiệu quả của nhóm bằng việc cung cấp tốc độ, độ chính xác và khả năng thay đổi quy mô. Công nghệ này có thể mang lại tác động sâu rộng đến cách thức mà các ngành như pháp lý, bất động sản, chăm sóc sức khỏe và ngân hàng cải thiện quy trình làm việc và nâng cao lợi nhuận.

Một số lợi ích chính từ việc xử lý tài liệu tự động có thể kể đến như:

Truy xuất nhanh:

Một khi tài liệu đã được số hóa, tất cả các cá nhân được cấp quyền đều có thể truy cập các tài liệu này gần như là mọi lúc, mọi nơi.

Cải thiện tính bảo mật và riêng tư

Các doanh nghiệp có thể mã hóa các tệp và gán các mức độ bảo mật để bảo vệ dữ liệu của họ khỏi những người dùng không mong muốn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí:

Bằng việc loại bỏ quy trình quản lý hồ sơ giấy tốn kém và mất thời gian, các nhân viên có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho các mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn.

Giảm rủi ro xảy ra do lỗi của con người:

Do không cần công đoạn nhập dữ liệu thủ công, giải pháp tự động hóa xử lý tài liệu giúp cải thiện đáng kể độ chính xác và chất lượng của tài liệu.

Cải thiện khả năng cộng tác:

Các nhân viên thuộc những nhóm khác nhau giữa các phòng ban có thể chia sẻ và làm việc trên các tài liệu cùng nhau và biết được trạng thái của tài liệu trong thời gian thực.

Mẫu được tiêu chuẩn hóa:

Tự động hóa xử lý tài liệu cho phép chuẩn hóa các mẫu và cấu trúc để áp dụng cho quy trình làm việc một cách liên tục.

Cách chọn một giải pháp phần mềm xử lý tài liệu

Lựa chọn một giải pháp xử lý tài liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể liên quan đến nhu cầu của bạn. Một trong những quyết định quan trọng nhất cần cân nhắc là liệu bạn muốn giải pháp của mình chạy trên đám mây hay tại chỗ ở vị trí của bạn. Thường thì bạn có một nhà cung cấp dịch vụ giúp bạn lưu trữ các hệ thống hoạt động dựa trên đám mây. Đây là một dịch vụ có trả phí và hệ thống này sẽ tự động lưu tất cả dữ liệu của bạn, giúp mọi thứ đều có thể truy cập được trực tuyến. Lựa chọn một giải pháp tại chỗ nghĩa là bạn sẽ phải sử dụng máy chủ và bộ nhớ của riêng mình, tự thực hiện các công đoạn bảo trì và tự chạy các bản sao lưu.

Các lưu ý quan trọng khác để lựa chọn một giải pháp xử lý tài liệu bao gồm:

Chức năng tìm kiếm:

Có một quy tắc hay đó là nên có nhiều tùy chọn tìm kiếm, bao gồm tên và loại tệp, nội dung và ngày sửa đổi. Việc cho phép gán siêu dữ liệu và thẻ để sắp xếp tất cả các tệp cũng là một tính năng được đón nhận.

Cấu trúc quản lý tệp đơn giản:

Một điểm quan trọng là cấu trúc quản lý tệp phải dễ sử dụng và hợp lý đối với tất cả người dùng.

Tính bảo mật:

Hệ thống cần cho phép bạn có khả năng hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm và thiết lập các quyền cho người dùng.

Tính đơn giản:

Mọi nhân viên đều có thể dễ dàng sử dụng hệ thống mà không bị nhầm lẫn và không làm gián đoạn các công việc hàng ngày của họ.

Tích hợp:

Hãy đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng hệ thống cùng với các chương trình bạn đang sử dụng, như ứng dụng khách cho email và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng.