Що являють собою засоби автоматизації робочих циклів?

Визначення програмного забезпечення для автоматизації робочих циклів

Програмне забезпечення для автоматизації робочих циклів оптимізує традиційно ручні й монотонні завдання, що допомагає організаціям заощаджувати час, зменшувати ймовірність людської помилки та збільшувати продуктивність на робочому місці. Автоматизуючи процеси, таке програмне забезпечення дає робочим групам змогу зосереджуватися не на повторюваних завданнях, а на важливіших проектах і забезпечує прозорість робочих циклів для визначення сфер, де є потенційні можливості.

Автоматизація робочих циклів допомагає організаціям покращувати процеси з кількох точок зору завдяки таким перевагам.

• Автоматизація та ініціація завдань.
• Підвищення ефективності та продуктивності.
• Визначення сфер, у яких можна покращити процеси.
• Керування робочими циклами та моніторинг ефективності.
• Налаштування нагадувань.
• Синхронізація діяльності робочих груп.
• Збір аналітичних висновків із практичною цінністю.
• Оптимізація використання ресурсів.

Програмне забезпечення для автоматизації робочих циклів працює на основі джерел даних і набору правил обробки отриманих із них даних, імітуючи людський інтелект. У таких засобах для робочих циклів зазвичай використовується принцип "якщо, то", тобто "якщо трапляється А, то потрібно зробити Б". Ця система логіки на основі правил окреслює дії, які мають виконуватися після подій, і це заощаджує час і гроші, а також зменшує ризик людських помилок.

Типи засобів автоматизації робочих циклів

Засоби автоматизації робочих циклів – від введення даних до розробки потенційних клієнтів і бухгалтерського обліку – розроблено для зменшення навантаженості та оптимізації процесів. Це допомагає максимально ефективно використовувати час і ресурси компанії, даючи працівникам змогу зосередитися на важливіших проектах, які часто вимагають у більшому обсязі розв’язувати проблеми та застосовувати творчий підхід – ці навички не зможе замінити навіть найкраще програмне забезпечення для автоматизації робочих циклів.

Програмне забезпечення для автоматизації робочих циклів – важливий компонент керування бізнес-процесами (BPM), і є кілька засобів, які дають змогу оптимізувати основні функції в організації та ручні завдання. Ось кілька типів засобів автоматизації робочих циклів.

Керування проектами

Програми для керування проектами, які, мабуть, можна назвати найвідомішим типом засобів автоматизації робочих циклів, допомагають об’єднувати людей, дані та інші ресурси для оптимізації процесів. Засоби цього типу покращують співпрацю та допомагають визначати, контролювати й покращувати виконання роботи за наявності кількох робочих груп. Завдяки прозорості проектів і відкритості комунікації процеси виконуються гладкіше та ефективніше.

Збут і маркетинг

Засоби для робочих циклів збуту й маркетингу полегшують керування даними потенційних і наявних клієнтів. У найкращих програмах використовуються вбудовані інструменти аналітики, які дають змогу знаходити недоліки та прискорювати процеси в кількох каналах – від електронної пошти й SMS до соціальних мереж. Ці засоби автоматизації не просто щоразу повторюють виконання того самого завдання – багато з них створюють робочі цикли для надсилання персоналізованого маркетингового вмісту залежно від поведінки клієнтів.

Підтримка клієнтів

Засоби для робочих циклів підтримки клієнтів допомагають автоматично призначати агентам запити на підтримку, надсилати автоматичні відповіді на поширені запитання та автоматично додавати до запитів на підтримку позначки з огляду на надіслане запитання. Завдяки автоматизації робочих циклів підтримки клієнтів організації можуть швидше усувати більше проблем, з якими до них звертаються, а це зі свого боку дає змогу звільняти агентів-людей для роботи зі складнішими проблемами.

Фінанси

Засоби автоматизації робочих циклів у сфері фінансів допомагають компаніям підтримувати організованість, нормативно-правову відповідність і послідовність процесів. Робочі цикли цього типу можуть сприяти виконанню щоденних операцій, як-от схвалення бюджетів, виставлення рахунків, робота із запитами щодо придбання й витрат і введення даних для бухгалтерського обліку.

Керування персоналом

Засоби для робочих циклів у сфері керування персоналом допомагають автоматизувати роботу з інструкціями та скорочувати адміністративний нагляд, що знижує ймовірність помилки та дає змогу краще підтримувати працівників. Засоби цього типу можуть спрощувати роботу з новими працівниками, табелями, оголошеннями про вакансії та заявами на відгули, даючи фахівцям із керування персоналом більше часу на виконання важливіших завдань.

Як автоматизація робочих циклів допомагає вашій організації?

Хоч би в якій сфері було потрібно автоматизувати процеси – фінанси, маркетинг або ІТ, – програмне забезпечення для автоматизації робочих циклів звільнить від частини ручних завдань і заощадить організації багато часу, ресурсів і грошей. Такі засоби для робочих циклів не лише прискорюють процеси для робочих груп, але й допомагають звільнити час для найважливішої роботи та отримати орієнтири для майбутнього прийняття рішень, якщо використовуються в складі масштабнішого рішення у сфері програмного забезпечення для керування бізнес-процесами.

Переваги засобів автоматизації робочих циклів

1. Зменшення кількості помилок

   Ручне введення даних – нудний процес, який створює передумови для невеликих людських помилок, що можуть сильно вплинути на організацію, – від неточностей у бухгалтерському обліку до помилок у рахунках. Програмне забезпечення для робочих циклів зменшує ризик коштовних помилок завдяки тому, що для виконання адміністративних завдань використовуються централізовані дані, які надаються в реальному часі.

2. Оптимізація процесів

   Засоби автоматизації робочих циклів збільшують прозорість процесів, зменшуючи кількість "вузьких місць" і підтримуючи рух проектів у правильному напрямку. Оскільки доручення та подальші завдання можуть призначатись автоматично, продуктивність легше відстежувати та контролювати, що зменшує до мінімуму затримки в процесі.

3. Підвищення продуктивності

   Якщо монотонні й ручні завдання автоматизовано, у робочих груп з’являється більше часу та ресурсів на важливіші проекти. Крім того, багато програм для автоматизації робочих циклів покращують загалом співпрацю, тому на знаходження відомостей, отримання дозволів або подальший обмін інформацією витрачається менше часу.

4. Покращення комунікації

   Чітко продумані робочі цикли та автоматизовані сповіщення допомагають працівникам залишатися на одній хвилі й розуміти свої ролі в проекті. Також це полегшує співпрацю між відділами та покращує підзвітність, створюючи умови для того, щоб усі працівники рухалися в напрямку однієї цілі.

5. Отримання глибших аналітичних висновків

   Створення звітів у реальному часі з покращеною візуалізацією – основна перевага автоматизації робочих циклів. Організації, які застосовують аналітику даних до процесів, можуть отримувати показники продуктивності, визначати сфери, де є потенційні можливості, і приймати зваженіші рішення щодо своєї діяльності.

Вибір найкращих засобів автоматизації робочих циклів для потреб своєї організації

Під час вибору найкращого засобу автоматизації робочих циклів для своєї організації важливо спочатку проаналізувати її поточні процеси, визначити "вузькі місця" та зрозуміти, які робочі групи користуватимуться таким засобом. Коли ви краще розумітимете потреби своєї організації, під час порівняння різних рішень звертайте увагу на такі особливості.

• Зручний інтерфейс і прості переходи.
• Штучний інтелект і машинне навчання для інтелектуальної обробки документів.
• Безшовні інтеграції зі сторонніми засобами й програмами, які використовуються щодня.
• Робочі цикли з можливістю налаштування.
• Працездатність, яку забезпечує хмара.
• Аналітика даних і створення звітів у реальному часі.
• Посилення безпеки й захисту даних.
• Масштабованість на випадок зміни ділових потреб.

Приклади практичного використання засобів автоматизації робочих циклів

Час, який витрачається на прості процеси, як-от відповідь на електронні листи, створення завдань або копіювання даних з одного джерела до другого, може швидко накопичуватися. Але завдяки налаштуванню автоматизованих робочих циклів організації можуть кардинально підвищити ефективність і зробити основні операції знову корисними в різних сферах – від маркетингу та фінансів до керування персоналом.

Ось кілька прикладів практичного використання автоматизації робочих циклів.

• Надсилання автоматизованих повторних листів і відповідей після того, як клієнт заповнює форму контакту.
• Надсилання послідовних повідомлень електронної пошти для розробки потенційних клієнтів після ініційованої події.
• Автоматичне виставлення рахунків клієнтам для здійснення щомісячної оплати.
• Створення угод SLA для своєчасної реакції на невідкладні проблеми.
• Відшкодування витрат працівників.
• Надсилання нагадувань про крайні терміни та схвалення.
• Автоматичне призначення завдань і проектів членам робочих груп.
• Адаптація нових працівників.
• Схвалення заяв на відпустку.