Що таке інтелектуальна обробка документів?
Дані досягли межі можливостей. Сьогодні організації часто мають стільки даних, що важко розібрати, що є цінною інформацією, а що просто шумом. Видобуток величезних обсягів даних для корисних аналітичних висновків може бути дорогим і трудомістким. Ось тут і вступає в дію інтелектуальна обробка документів (IDP).
Інтелектуальна обробка документів (IDP) — це технологія автоматизації робочих циклів, яка сканує, зчитує, видобуває, класифікує та впорядковує змістовну інформацію з великих потоків даних у доступні формати. Ця технологія може обробляти багато різних типів документів: паперові документи, PDF-файли, документи Word, електронні таблиці та безліч інших форматів. Основною функцією IDP є отримання цінної інформації у великих наборах даних без участі людини.
Автоматизація деяких процесів обробки документів за допомогою IDP має кілька переваг. Завдяки штучному інтелекту IDP може виключити потребу в ручному введенні та обробці даних. Це не тільки збільшить швидкість обробки даних, але й зменшить витрати на це, а також зменшить ймовірність людської помилки, що підвищить ефективність роботи.
Сучасні організації зазвичай мають великі обсяги даних трьох типів: структуровані, неструктуровані та напівструктуровані. Структуровані дані вже впорядковані й легше читаються людьми, які займаються обробкою даних. З іншого боку, обробка та аналіз неструктурованих даних вимагає багато часу. Напівструктуровані дані знаходяться десь посередині. Інтелектуальні рішення для обробки документів здатні автоматизувати обробку структурованих, неструктурованих і напівструктурованих даних.
Як працює інтелектуальна обробка документів?
Інтелектуальна обробка документів включає кілька кроків.
Вона починається з інтелектуального розпізнавання документів, коли IDP використовує комплексну технологію глибокого навчання ШІ для сканування документів і їх класифікації. Цю технологію можна навчити працювати на 190 мовах, вона здатна читати й інтерпретувати документи так само, як це робив би працівник, який обробляє дані.
Після класифікації ваших даних інтелектуальне програмне забезпечення для автоматизації документів починає видобувати цінні для вашої організації дані. Видобування здійснюється за допомогою когнітивних технологій штучного інтелекту, які ідентифікують окремі частини даних із великого документа. Потім IDP упорядковує відповідні дані та представляє їх у легкодоступному форматі.
Якщо ваша організація працює з великими обсягами структурованих, напівструктурованих або неструктурованих даних, інтелектуальна обробка документів є інвестицією, яку варто розглядати як частину вашої стратегії керування бізнес-процесами.
Переваги інтелектуальної обробки документів
Було продемонстровано, що інтелектуальна обробка документів покращує бізнес-процеси та підвищує ефективність роботи робочої групи. Ось кілька ключових переваг автоматизації обробки документів:
- Підвищення точності обробки за допомогою інтелектуальної обробки документів. Рівень помилок у користувачів, які обробляють дані, набагато вищий, ніж у IDP.
- Зниження вартості обробки документів за допомогою автоматизації певних робочих процесів. У середньому ручна обробка документів коштує від 6 до 8 доларів за документ. Вартість автоматизованої обробки документів за один документ значно нижча.
- Підвищення продуктивності співробітників шляхом надання їм можливості виконувати більш ефективну роботу. Позбавившись необхідності механічно обробляти документи, що забирає багато часу, співробітники можуть спрямувати свою увагу на інші завдання.
У чому полягає різниця між інтелектуальною та автоматизованою обробкою документів?
Автоматизована обробка документів є пов’язаною з IDP технологією, але дуже відрізняється від неї. Автоматизована обробка документів використовується здебільшого для оцифровки паперових документів. Створення цифрових копій паперових документів дозволяє їх індексувати та зробити доступними для пошуку в базі даних. Це критично важливо для таких організацій, як департаменти автомобільного транспорту, які покладаються на паперову документацію, але потребують оцифровування своїх даних.
Інтелектуальна обробка документів — це програмне забезпечення для керування бізнес-процесами, яке не тільки здатне оцифровувати та індексувати паперові документи, але також іде на кілька кроків далі та відокремлює цінну інформацію й створює аналітичні висновки з даних у паперових документах (або будь-яких інших типах), а не просто створює комп’ютеризований доступ до них.
Як вибрати програмне забезпечення для інтелектуальної обробки документів
Існує кілька кроків для вибору найкращого програмного забезпечення для інтелектуальної обробки документів для вашої організації.
- Першим кроком у виборі IDP є визначення потреб вашої організації щодо обробці даних. У вас більше структурованих чи неструктурованих даних? У якому форматі зберігається більшість ваших даних? Яку частину обробки даних ви хочете автоматизувати?
- Далі слід оцінити, які з ваших даних ідеально підходять для інтелектуальної обробки документів. Подумайте про те, наскільки трудомісткою є обробка кожного з ваших наборів даних і який з них би приніс найбільшу користь вашій організації завдяки автоматизації. Документи, які обробляються вручну найдовше, можуть бути хорошими кандидатами для IDP.
- Після визначення робочих процесів обробки документів, які потрібно автоматизувати, ви можете вибрати програмне забезпечення для інтелектуальної обробки документів. Ви повинні прийняти рішення на основі потреб в автоматизації та вимог вашої організації до автоматизованої обробки документів. Ось кілька запитань, які ви можете поставити, щоб зробити свій вибір:
- Як швидко можна впровадити рішення для інтелектуальної автоматизації документів?
- Наскільки легко можна підтримувати це програмне забезпечення?
- Який рівень підтримки надає компанія-виробник програмного забезпечення для своїх послуг інтелектуальної автоматизації документів?
- Чи може технологія інтелектуального розпізнавання документів у програмному забезпеченні читати всі документи, які ваша організація хоче обробити?
- Чи значно покращить точність програмного забезпечення ваш рівень помилок?
Випадки використання інтелектуальної обробки документів
IDP використовується в різних галузях. Ось кілька прикладів використання інтелектуальної обробки документів:
- Відділи фінансів можуть автоматизувати функції обробки рахунків до сплати.
- Відділи кадрів можуть обробляти резюме, відбирати співробітників і обробляти опитування співробітників та інші кадрові дані за допомогою IDP.
- Державні установи можуть керувати дозволами, видавати електронні документи та обробляти заявки за допомогою програмного забезпечення для інтелектуальної обробки документів.
- Страхові компанії можуть використовувати автоматизовану обробку документів для обробки претензій, виявлення шахрайства, сортування страхових полісів і прискорення обробки документів у вашій організації.
- Юридичні фірми можуть обробляти, архівувати юридичні дані та керувати ними з більшою точністю за допомогою IDP, ніж використовуючи ручну обробку документів.
Це лише деякі сектори, в яких інтелектуальна обробка документів використовується для прискорення та вдосконалення робочих процесів обробки даних. Якщо ви працюєте з правильним програмним забезпеченням, IDP має широкий спектр застосувань і переваг для більшості організацій.
Спрощення обробки документів за допомогою Microsoft Power Automate
За допомогою інтелектуальної обробки документів у вашій організації ви зможете збирати корисні дані зі своїх документів з меншою кількістю людських помилок і з меншими витратами. IDP звільнить ваших співробітників від виснажливої обробки великих обсягів даних, оскільки вона видобуватиме важливі дані для вас у простих для використання та доступних форматах.
IDP — це лише один із засобів автоматизації робочих процесів, який підтримує Power Automate. Інтелектуальна обробка документів виключає повторювані завдання та підвищує ефективність роботи. Power Automate надає інструменти з мінімумом програмування та використанням перетягування, які допоможуть вам створити інноваційні способи виконання завдань.
Поширені запитання
Що таке інтелектуальна обробка документів?
Інтелектуальна обробка документів (IDP) — це технологія автоматизації робочого процесу, яка сканує, зчитує, видобуває та впорядковує змістовну інформацію з великих потоків даних.
Як працює інтелектуальна обробка документів?
Інтелектуальна обробка документів використовує технологію інтелектуального розпізнавання документів для їхньої класифікації, а потім обробляє дані з цих документів за допомогою технології розпізнавання шаблонів. Після обробки документа програмне забезпечення IDP видобуває змістовні дані та збирає їх у доступний формат.
У чому полягають переваги інтелектуальної обробки документів?
Результати показують, що інтелектуальна обробка документів підвищує точність, ефективність і швидкість обробки даних для організацій у різних галузях.
У чому полягає різниця між інтелектуальною та автоматизованою обробкою документів?
Автоматизована обробка документів використовується в основному для оцифровування паперових документів. Інтелектуальна обробка документів повністю обробляє багато різних типів документів і впорядковує відповідні дані з них, виключаючи потребу в обробці даних людиною.
Як впровадити програмне забезпечення для інтелектуальної обробки документів?
Впровадження програмного забезпечення для інтелектуальної обробки документів починається з оцінки робочих процесів обробки документів, щоб визначити, які з них можна автоматизувати. Після визначення документів, які ви хочете автоматизувати, вам слід визначити робочі процеси, які вимагають найвищого рівня точності, і розпочати автоматизацію з них.
Які існують варіанти використання інтелектуальної обробки документів?
Інтелектуальну обробку документів можна використовувати в різних галузях від страхових компаній до державних установ для пришвидшення та покращення обробки багатьох різних типів даних.