Що таке програми для обробки документів?

Програми для обробки документів використовують машинне навчання та штучний інтелект (ШІ) для видобування даних з документів і форм. Вони беруть такі дані, як інформація з рахунків, квитанцій і замовлень на доставку в електронному або паперовому вигляді, оцифровують їх і зберігають у форматі структурованої бази даних. Ці дані потім імпортуються в таку цільову систему, як система керування підприємством (ERP) або рішення для керування зв’язком з клієнтами (CRM). Ефективність, яку забезпечують програми для обробки документів, може мати значний вплив на те, як підприємства заощаджують гроші, підвищують продуктивність і звільняють співробітників від повторюваних, малоцінних, уразливих до помилок завдань.

Пошук рішення для оцифровування великих обсягів паперових документів є викликом, з яким у певний момент зтикаються багато компаній. Програми для обробки документів забезпечують високу ефективність у цій сфері, не лише усуваючи трудомістке завдання ручного введення даних, але й надаючи компаніям рекомендації щодо отримання більшої користі від своїх даних.

Збирання

Скануються та оцифровуються дані з таких джерел, як паперові документи, PDF-файли, електронні листи та електронні форми.

Попередня обробка

Якість і точність відсканованих даних покращується за рахунок виправлення перекосів, зменшення візуального шуму шляхом видалення будь-яких фонових плям або відміток і обрізання небажаних зовнішніх областей із зображень.

Класифікація

Документи розділяються на різні категорії на основі формату, вмісту та типу, що допомагає покращити видобування та архівування даних.

Видобування

Найважливіший крок у процесі, на якому OCR видобуває дані з документів і визначає типи, які потрібно перекласти (наприклад, імена, числа, дати, рукописний текст).

Перевірка

RPA перевіряє всі дані перед переміщенням їх у відповідні системи, бази даних і робочі потоки. Будь-які неточності позначаються на цьому етапі для перегляду та виправлення вручну.

Інтеграція

Після виконання всіх інших процесів дані надсилаються до відповідних баз даних і репозиторіїв через програмні інтерфейси.

Що таке аналіз документів із глибоким навчанням?

Документація глибокого навчання інтегрується з обробкою документів, покладаючись на можливості нейронних мереж для розпізнавання шаблонів у даних, зокрема для аналізу документів і макетів, ідентифікації тексту та пошуку документів. Подібно до того, як навчається людський мозок, нейронні мережі збирають інформацію на багатьох рівнях, отримуючи все більше інформації та знань, стаючи все розумнішими й розумнішими в процесі роботи.

Аналіз документів із глибоким навчанням використовує свою здатність розширювати можливості людиноподібного ШІ за допомогою різних алгоритмів нейронних мереж, переважно конволюційних і рекурентних. Конволюційні нейронні мережі фільтрують зображення, щоб виявити кожен елемент у них, тоді як рекурентні нейронні мережі здатні запам’ятовувати точки даних, що формує їх здатність прогнозувати майбутні результати.

Переваги автоматизованої обробки документів

Автоматизована обробка документів удосконалює бізнес-процеси та підвищує ефективність робочої групи, забезпечуючи швидкість, точність і масштабованість. Вона може мати далекосяжний вплив на те, як такі галузі, як законодавство, нерухомість, охорона здоров’я та банківська справа, покращують свої процеси та збільшують прибутки.

Основні переваги автоматизованої обробки документів включають:

Швидке отримання:

Після оцифровування документів вони стають доступними практично в будь-який час і в будь-якому місці для всіх, хто має право переглядати їх.

Покращена безпека та конфіденційність

Компанії можуть шифрувати файли та призначати рівні безпеки, щоб захистити свої дані від випадкових користувачів.

Економія часу та коштів:

Позбавляючись від трудомісткого та дорогого процесу керування паперовими файлами, співробітники отримують більше часу, який можуть присвятити критично важливим для бізнесу цілям і бути більш продуктивними.

Зменшення ймовірності людської помилки:

Автоматизація документів не потребує вводу даних вручну, що значно підвищує точність і якість документів.

Оптимізація співпраці:

Співробітники з різних робочих груп у різних відділах можуть ділитися документами та працювати над ними разом, отримуючи інформацію про їхній статус у режимі реального часу.

Стандартизовані шаблони:

Автоматизація документів дозволяє стандартизувати шаблони та структури, які можна застосовувати до робочих процесів на постійній основі.

Як вибрати програмне забезпечення для обробки документів

Вибір рішення для обробки документів залежить від факторів, які описують ваші потреби. Одне з найважливіших рішень, яке слід розглянути: чи хочете ви, щоб ваше рішення працювало в хмарі чи локально в місці вашого розташування. Хмарні системи можна розмістити у постачальника хмарних послуг за окрему плату та автоматично зберігати всі ваші дані, що зробить їх доступними онлайн. Локальне рішення означає, що ви будете використовувати власні сервери та сховище, самостійно здійснювати технічне обслуговування та створювати власні резервні копії.

Інші важливі міркування щодо вибору рішення для обробки документів включають наступне:

Пошук:

Рекомендується мати широкий вибір параметрів пошуку, включаючи ім’я та тип файлу, вміст і дати внесення змін. Також добре мати можливість призначати метадані та теги для упорядкування всіх ваших файлів.

Проста файлова структура:

Важливо, щоб файлова структура була простою у використанні та логічною для всіх користувачів.

Безпека:

Система має дозволяти вам обмежувати доступ до конфіденційних документів і встановлювати дозволи для кожного користувача.

Простота:

Усі співробітники повинні мати можливість легко користуватися системою, не плутаючись і не перериваючи виконання щоденних завдань.

Інтеграція:

Переконайтеся, що ви можете використовувати систему з програмами, якими ви вже користуєтеся, як-от клієнт електронної пошти та програмне забезпечення для зв’язку з клієнтами.