İş akışı otomasyonu araçları nelerdir?

İş akışı otomasyonu yazılımının tanımı

İş akışı otomasyonu yazılımları, genelde el ile geçekleştirilen yorucu görevleri kolaylaştırarak işletmelerin zamandan tasarruf etmesine, insan hatası riskini azaltmasına ve işyeri üretkenliğini artırmasına yardımcı olur. Süreçlerin otomatikleştirilmesi, takımların yinelenen görevler yerine daha önemli projelere odaklanmasını sağlar ve iş akışlarında görünürlük sağlayarak fırsat alanlarını belirlemeye olanak tanır.

İş akışı otomasyonu, işletmelerin süreçlerini aşağıdaki yollarla iyileştirmelerine yardımcı olur:

• Görevleri otomatikleştirme ve tetikleme.
• Verimliliği ve üretkenliği artırma.
• Geliştirilmeye açık süreçlerin kullanıldığı alanları belirleme.
• İş akışlarını yönetme ve performansı izleme.
• Anımsatıcılar ayarlama.
• Takımların birbirinden haberdar olmasını sağlama.
• Eyleme dönüştürülebilir içgörüler toplama.
• Kaynak kullanımını optimize etme.

İş akışı otomasyonu yazılımı, insan zekasını taklit ederek veri kaynakları ve bu verileri işleme kuralları üzerinde çalışır. Bu iş akışı araçları, genellikle "eğer/ise ifadelerini" izler ve bir olayın gerçekleşmesinin başka bir olaya bağlı olması kuralına göre çalışır. Bu kural tabanlı mantık sistemi, bir olayı izlemesi gereken eylemleri özetler, böylece zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve insan hatası riskini azaltır.

İş akışı otomasyonu araçlarının türleri

İş akışı otomasyonu araçları, veri girişinden müşteri adayı geliştirme ve muhasebeye kadar, yoğun işleri azaltmak ve süreçleri optimize etmek için tasarlanmıştır. Bu araçlar, şirketin zamanını ve kaynaklarını en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olur. Ayrıca çalışanların genellikle en iyi iş akışı otomasyonu yazılımının bile yapamayacağı daha fazla problem çözme ve yaratıcı düşünme gerektiren önemli projelere odaklanmasına olanak tanır.

İş akışı otomasyonu yazılımı, iş süreci yönetimi (BPM) sürecinin önemli bir parçasıdır ve kuruluşunuzdaki temel işlevleri optimize eden ve el ile geçekleştirilen görevleri kolaylaştıran çeşitli araçlar sunulur. Bazı iş akışı otomasyonu aracı türleri şunlardır:

Proje yönetimi

Muhtemelen en çok tanınan iş akışı otomasyonu aracı türü olan proje yönetimi uygulamaları, süreçleri optimize etmek için kişileri, verileri ve diğer varlıkları birbirine bağlamaya yardımcı olur. Bu tür araçlar iş birliğini artırır ve birden çok takım arasında iş teslimini tanımlamaya, yönetmeye ve iyileştirmeye yardımcı olur. Sonuç olarak, proje görünürlüğünün yüksek ve iletişimin açık tutulmasıyla süreçler daha sorunsuz ve verimli hale gelir.

Satış ve pazarlama

Satış ve pazarlama iş akışı araçları, müşteri adaylarından ve müşterilerden gelen verilerin yönetilmesini kolaylaştırır. En iyi uygulamalarda, e-posta ve SMS'ten sosyal medyaya kadar birden çok kanalda verimsizlikleri bulmaya ve süreçleri hızlandırmaya yardımcı olmak için yerleşik analizler kullanılır. Bu otomasyon araçları, her defasında aynı görevi yinelemelerinin yanı sıra iş akışları oluşturarak çoğu müşteri davranışına göre özelleştirilmiş pazarlama içerikleri gönderir.

Müşteri hizmetleri

Müşteri hizmetleri iş akışı araçları, çağrıların aracılara otomatik olarak atanmasına, sık sorulan sorulara otomatik yanıtlar gönderilmesine ve gönderilen soruya göre biletlerin otomatik olarak etiketlenmesine yardımcı olur. Müşteri hizmetleri iş akışı otomasyonu ile işletmeler, daha fazla müşteri sorununu daha hızlı bir şekilde çözerek canlı temsilcilerin daha karmaşık sorunlarla ilgilenmek için zaman ayırmalarını sağlayabilir.

Finans

Finans iş akışı otomasyonu araçları, şirketlerin finansal işlemlerini düzenli, uyumlu ve tutarlı bir şekilde gerçekleştirmelerine yardımcı olur. Bu tür iş akışları; bütçe onayları, faturalama, satın alma ve gider istekleri ile muhasebe girişleri gibi günlük işlemlere yardımcı olabilir.

İnsan kaynakları

İnsan kaynaklarında kullanılan iş akışı araçları, belgelerin otomatikleştirilmesine ve idari gözetimin azaltılmasına yardımcı olarak hata riskini azaltır ve çalışanlara daha iyi destek sağlar. Bu tür araçlar; yeni işe alım yönetimi, zaman çizelgeleri, iş ilanları ve izin isteklerinde yardımcı olabilir. Ayrıca İK uzmanlarının daha önemli görevlere odaklanmaları için zaman ayırmalarını sağlar.

İş akışı otomasyonu, kuruluşunuza nasıl fayda sağlar?

İş akışı otomasyonu yazılımı, finans, pazarlama veya BT süreçlerini otomatikleştirirken el ile gerçekleştirilen görevlerin yükünü hafifletir ve işletmelerin zaman, kaynak ve paradan önemli ölçüde tasarruf etmelerini sağlar. Bu iş akışı araçları, takımınızın süreçleri hızlandırmasını sağlamanın yanı sıra daha önemli işler için zaman ayırmalarına yardımcı olur ve daha büyük bir iş süreci yönetimi yazılımı çözümünün parçası olarak çalışarak gelecekteki karar alma süreçleri için rehberlik sağlar.

İş akışı otomasyonu araçlarının avantajları

1. Daha az hata

   El ile veri girişi yapmak yorucudur ve muhasebe hatalarından yanlış faturalara kadar kuruluşunuzu önemli ölçüde etkileyebilecek küçük insan hatalarına neden olur. İş akışı yazılımı ise idari görevleri yürütmek için merkezi ve gerçek zamanlı verileri kullanarak maliyetli hataların oluşma riskini azaltır.

2. Kolaylaştırılmış süreçler

   İş akışı otomasyonu araçları, süreçlerin görünürlüğünü artırır, performans sorunlarını azaltır ve projelerin doğru yönde ilerlemesini sağlar. Atamalar ve takip görevleri otomatik olarak atanabildiğinden performansın izlenip yönetilmesi daha kolaydır ve böylece süreçteki gecikmeler en aza indirilir.

3. Daha fazla üretkenlik

   Yorucu ve el ile gerçekleştirilen görevler otomatikleştirildiğinde takımlar daha önemli projelere odaklanmak için daha fazla zaman ve kaynak ayırabilirler. Birçok iş akışı otomasyonu uygulaması genel olarak iş birliğini de artırır; böylece bilgileri izlemek, onay almak veya karşılıklı iletişimi takip etmek için daha az zaman harcanır.

4. Daha iyi iletişim

   Net bir şekilde tasarlanmış iş akışları ve otomatik bildirimler, çalışanların aynı görüşte olmalarına ve bir projedeki rollerini anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca işlevler arası iş birliği kolaylaşır ve görevler için sorumluluk alma iyileştirilerek herkesin aynı hedef doğrultusunda çalışması sağlanır.

5. Daha ayrıntılı içgörüler

   Gerçek zamanlı raporlamanın daha iyi görselleştirilmesi, iş akışı otomasyonunun önemli bir avantajıdır. Süreçlerde veri analizi kullanılması, kuruluşların performans ölçümlerini yakalayabilmeleri, fırsat alanlarını belirleyebilmeleri ve operasyonları hakkında daha bilinçli kararlar alabilmeleri anlamına gelir.

İş gereksinimleriniz için en iyi iş akışı otomasyonu araçlarını seçme

Kuruluşunuz için en iyi iş akışı otomasyonu aracını seçerken öncelikle mevcut süreçlerinizi analiz etmek, performans sorunlarını belirlemek ve araçları hangi takımların kullanacağını anlamak önemlidir. İş gereksinimlerinizi daha iyi anladıktan sonra farklı çözümleri karşılaştırırken aşağıdaki özellikleri dikkate alın:

• Kullanıcı dostu bir arabirim ve basit gezinti yapısı.
• Akıllı belge işleme (IDP) için yapay zeka ve makine öğrenimi.
• Üçüncü taraf araçlarla ve her gün kullandığınız uygulamalarla sorunsuz tümleştirmeler.
• Özelleştirilebilir iş akışları.
• Bulut tabanlı çalışma.
• Veri analizleri ve gerçek zamanlı raporlama.
• Gelişmiş güvenlik ve veri koruması.
• Değişen iş gereksinimleri için ölçeklenebilirlik.

Kullanılan iş akışı otomasyonu aracı örnekleri

E-postaları yanıtlamak, görevleri oluşturmak veya bir kaynaktan diğerine veri kopyalamak gibi basit işlemler için harcanan zaman hızla artabilir. Ancak işletmeler, otomatikleştirilmiş iş akışları ayarlayarak verimliliği önemli ölçüde artırabilir, ayrıca pazarlama ve finanstan insan kaynaklarına kadar temel operasyonlara değer katabilir.

Kullanılan iş akışı otomasyonu örnekleri şunlardır:

• Müşteri bir iletişim formu doldurduktan sonra otomatik takip ve yanıt gönderme.
• Tetiklenen olaydan sonra müşteri adayı geliştirme e-posta dizileri gönderme.
• Aylık ödemeler için müşterileri otomatik faturalandırma.
• Acil sorunların zamanında yanıtlanmasını sağlamak için SLA'lar oluşturma.
• Çalışan giderlerini geri ödeme.
• Son teslim tarihleri ve onaylar için anımsatıcılar gönderme.
• Görevleri ve projeleri takım üyelerine otomatik olarak atama.
• Yeni çalışanların ekibe katılımını sağlama.
• İzin isteklerini onaylama.