Belge işleme uygulamaları nelerdir?

Belge işleme uygulamaları, belgelerden ve formlardan veri ayıklamak için makine öğrenimi ve yapay zeka (AI) kullanır. Faturalardan, makbuzlardan ve teslimat siparişlerinden e-posta veya basılı formdaki bilgiler gibi verileri alır, dijitalleştirir ve yapılandırılmış bir veritabanı biçiminde saklar. Bu veriler daha sonra kurumsal kaynak planlama (ERP) veya müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çözümü gibi bir hedef sisteme içeri aktarılır. Belge işleme uygulamalarının sağladığı verimlilik, işletmelerin tasarruf etme, üretkenliği artırma ve çalışanları yinelenen düşük değerli, hataya açık görevlerden kurtarma yöntemleri üzerinde büyük bir etki yaratabilir.

Büyük hacimli basılı belgeleri dijitalleştirmek için bir çözüm bulmak, birçok işletmenin bir noktada karşılaşacağı bir zorluktur. Belge işleme uygulamaları, emek gerektiren el ile veri girişi görevini ortadan kaldırmasının yanı sıra işletmelere verilerinden nasıl daha fazlasını elde edebilecekleri konusunda fikir vererek bu alanda büyük verimlilik sağlar.

Toplama

Basılı belgeler, PDF'ler, e-postalar ve elektronik formlar gibi kaynaklardaki veriler taranır ve dijitalleştirilir.

Ön işleme

Taranan verilerin kalitesi ve doğruluğu, yanlış açıları düzeltme, arka plan noktalarını veya işaretlerini ortadan kaldırarak gürültüyü azaltma ve görüntülerden istenmeyen dış alanları kırpma gibi eylemlerle iyileştirilir.

Sınıflandırma

Belgeler biçimlerine, içeriklerine ve türlerine göre farklı kategorilere ayrılır ve böylece verileri ayıklama ve arşivleme işlemleri iyileştirilir.

Ayıklama

OCR'nin belgelerden veri ayıkladığı ve hangi türlerin çevrilmesi gerektiğinin (ör. adlar, sayılar, tarihler, el yazısı metin) tanımlandığı süreçlerde önemli bir adımdır.

Doğrulama

RPA, tüm verileri ilgili sistemlere, veritabanlarına ve iş akışlarına taşımadan önce denetler ve doğrular. Hatalar el ile incelenip düzeltilmesi için bu aşamada işaretlenir.

Entegrasyon

Diğer tüm süreçler çalıştırıldıktan sonra veriler, uygulama programlama arabirimleri aracılığıyla ilgili veritabanlarına ve depolara gönderilir.

Derin öğrenme belge analizi nedir?

Derin öğrenme belgeleri, özellikle belge ve düzen analizi, metin tanımlama ve belge alma için nöral ağların verilerdeki desenleri tanıma özelliklerini temel alarak belge işlemeyle tümleştirilir. İnsan beynine benzer şekilde nöral ağlar da daha fazla bilgi edinerek daha akıllı hale gelir ve birçok katmanda bilgi toplar.

Derin öğrenme belge analizi, esas olarak kıvrımlı ve yinelenen farklı nöral ağ algoritmaları aracılığıyla insanlara benzer yapay zeka geliştirme özelliklerini kullanır. Kıvrımlı nöral ağlar, içerdikleri her öğeyi algılamak için görüntüleri filtreler. Yinelenen nöral ağlar ise gelecekteki sonuçları tahmin etme özelliklerini şekillendiren veri noktalarını anımsayabilir.

Otomatik belge işlemenin avantajları

Otomatik belge işleme hız, doğruluk ve ölçeklenebilirlik sağlayarak iş süreçlerini iyileştirir ve ekip verimliliğini artırır. Hukuk, emlak, sağlık ve bankacılık gibi sektörlerin süreçlerini ve kârlılığını iyileştirme yöntemleri üzerinde geniş kapsamlı bir etki yaratabilir.

Otomatik belge işlemenin temel avantajları şunlardır:

Hızlı alma:

Belgeler dijitalleştirildikten sonra bu belgelere, görüntüleme yetkisi olan herkes tarafından her zaman ve her yerden erişilebilir.

Gelişmiş güvenlik ve gizlilik

İşletmeler, dosyalarını şifreleyebilir ve verileri istenmeyen kullanıcılara karşı korumak için güvenlik düzeyleri atayabilir.

Zaman ve maliyet tasarrufları:

Basılı dosyaları yönetmeyle ilgili zaman alıcı ve maliyetli süreçleri ortadan kaldırarak çalışanlara iş açısından kritik hedeflere yönelmek ve daha üretken olmak için daha fazla zaman sağlar.

Azalan insan hatası riski:

Belge otomasyonu, el ile veri girişine gerek kalmadan belgelerin doğruluğunu ve kalitesini büyük ölçüde artırır.

Artan iş birliği:

Departmanlarda farklı ekiplerdeki çalışanlar, durumdan gerçek zamanlı haberdar olarak belgeleri paylaşabilir ve birlikte çalışabilir.

Standartlaştırılmış şablonlar:

Belge otomasyonu, iş akışlarına sürekli olarak uygulanan şablonların ve yapıların standartlaştırılmasına olanak tanır.

Belge işleme yazılımı çözümünü seçme

Belge işleme çözümü seçmek, gereksinimlerinize özgü etmenlere bağlıdır. Dikkate alınması gereken en önemli kararlardan biri, çözümünüzün bulutta mı yoksa bulunduğunuz yerde yerinde mi çalıştırılmasını istediğinizdir. Bulut tabanlı sistemler, ücret karşılığında bir sağlayıcı tarafından barındırılır ve tüm verilerinizi otomatik olarak kaydederek tüm içeriği çevrimiçi olarak erişilebilir hale getirir. Şirket içi çözüm, kendi sunucularınızı ve depolama alanınızı kullanacağınız, kendi bakımınızı gerçekleştireceğiniz ve kendi yedeklemelerinizi çalıştıracağınız anlamına gelir.

Belge işleme çözümünü seçerken dikkat edilmesi gereken diğer önemli noktalar şunlardır:

Arama:

Dosya adı ve türü, içeriği ve değiştirilme tarihleri de dahil olmak üzere çok çeşitli arama seçeneklerine sahip olmak iyi bir kuraldır. Tüm dosyalarınızı düzenlemek için meta veriler ve etiketler atayabilmek de önemlidir.

Basit dosya yapısı:

Dosya yapısının kullanımı kolay ve tüm kullanıcılar için mantıklı olması önemlidir.

Güvenlik:

Sistem, hassas belgelere erişimi kısıtlamanıza ve kullanıcı izinlerini belirlemenize olanak tanımalıdır.

Basitlik:

Tüm çalışanlar, sistemi karışıklık olmadan ve günlük işlerini aksatmadan kolayca kullanabilmelidir.

Entegrasyon:

Sistemi, şu anda kullanmakta olduğunuz e-posta istemciniz ve müşteri ilişkileri yazılımınız gibi programlarla kullanabildiğinizden emin olun.