เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ คืออะไร

คำจำกัดความของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับ เวิร์กโฟลว์

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ปรับปรุงงานที่ต้องลงมือทำเองและน่าเบื่อแบบเดิมๆ ให้มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยธุรกิจประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ และเพิ่มผลิตภาพในสถานที่ทำงาน การเปลี่ยนให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติช่วยให้ทีมสามารถทุ่มเทให้กับโครงการที่มีผลกระทบมากกว่าแทนการมานั่งทำงานซ้ำๆ และสามารถระบุส่วนที่เป็นโอกาสจากการมองเห็นภาพรวมใน เวิร์กโฟลว์ได้

ระบบอัตโนมัติสำหรับ เวิร์กโฟลว์ ช่วยธุรกิจปรับปรุงกระบวนการในหลายวิธี โดย:

• การปรับงานให้เป็นแบบอัตโนมัติและ การทริกเกอร์
• การปรับปรุงประสิทธิผลและ ประสิทธิภาพ
• การระบุส่วนของกระบวนการที่ต้องมี การปรับปรุง
• การจัดการเวิร์กโฟลว์และการตรวจสอบ ประสิทธิภาพ
• การตั้งค่าตัวเตือน
• การประสานทีมให้ทำงานสอดคล้องกัน
• การรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง
• การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานทรัพยากร

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ทำงานกับแหล่งข้อมูลและชุดกฎต่างๆ เพื่อจัดการข้อมูลนั้นด้วยการเลียนแบบสติปัญญาของมนุษย์ เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เหล่านี้มักจะทำตาม "คำสั่ง if/then" ซึ่งทำงานตามกฎของ “ถ้า A เกิดขึ้น ให้ทำ B” ระบบตรรกะอิงตามกฎนี้จะระบุการดำเนินการที่ควรเป็นไปตามเหตุการณ์ ทำให้ช่วยประหยัดเวลาและเม็ดเงิน และยังลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของ มนุษย์ด้วย

เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ ประเภทต่างๆ

ตั้งแต่การป้อนข้อมูลไปจนถึงการดูแลลูกค้าเป้าหมายและงานด้านการบัญชี เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ออกแบบมาเพื่อลดภาระงานและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยเพิ่มเวลาและทรัพยากรให้บริษัท ทำให้พนักงานสามารถทุ่มเทให้กับโครงการที่มีผลกระทบสูง ซึ่งมักต้องมีการแก้ปัญหาและการคิดเชิงสร้างสรรค์มากกว่า ซึ่งบางเรื่อง แม้แต่ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถ แทนที่ได้

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เป็นชิ้นส่วนสำคัญของ การจัดการ กระบวนการ ธุรกิจ (BPM) และมีเครื่องมือหลายอย่างที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของฟังก์ชันการทำงานหลักๆ ในองค์กรของคุณและปรับปรุงงานที่ต้องลงมือทำเอง เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์บางประเภท ได้แก่:

การจัดการโครงการ

บางที แอปการจัดการโครงการ อาจเป็นเครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด แอปนี้ช่วยเชื่อมโยงผู้คน ข้อมูล และสินทรัพย์อื่นๆ เข้าด้วยกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ เครื่องมือประเภทเหล่านี้ช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันและช่วยกำหนด จัดการ และปรับปรุงการส่งมอบงานในหลายๆ ทีม การมองเห็นภาพรวมโครงการชัดเจนและการสื่อสารที่เปิดเผยทำให้สุดท้ายแล้วกระบวนการต่างๆ สามารถเดินหน้าไปได้อย่างราบรื่นและ มีประสิทธิภาพ

การขายและการตลาด

เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ด้านการขายและการตลาดทำให้ข้อมูลจากผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้าจัดการได้ง่ายขึ้น แอปที่ดีที่สุดใช้การวิเคราะห์แบบในตัวเพื่อช่วยค้นหาความไร้ประสิทธิภาพและเร่งกระบวนการในหลายช่องทางให้เร็วขึ้น ตั้งแต่อีเมลและ SMS ไปจนถึงสื่อสังคม เครื่องมือระบบอัตโนมัติเหล่านี้ไม่ใช่แค่ทำงานเดิมซ้ำๆ ทุกครั้ง แต่เครื่องมือหลายอย่างยังสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งเนื้อหาการตลาดที่ปรับแต่งตามพฤติกรรมของลูกค้า ได้ด้วย

การบริการลูกค้า

เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ด้านการบริการลูกค้าช่วยกำหนดตั๋วอัตโนมัติให้กับตัวแทน ส่งการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับคำถามทั่วไป และตั๋วแท็กอัตโนมัติตามคำถามที่ส่งมา ด้วยระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้านการบริการลูกค้า ธุรกิจสามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้เร็วขึ้น ทำให้ตัวแทนสนทนาสดมีเวลาในการจัดการปัญหา ที่ซับซ้อนมากกว่า

การเงิน

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้านการเงินจะช่วยบริษัทดูแลกระบวนการทางการเงินให้เป็นระเบียบ เป็นไปตามมาตรฐานและมีความสอดคล้องกัน เวิร์กโฟลว์ประเภทเหล่านี้อาจช่วยในการดำเนินงานประจำวัน เช่น การอนุมัติงบประมาณ การออกใบแจ้งหนี้ คำขอซื้อและค่าใช้จ่าย และรายการข้อมูล การบัญชี

ทรัพยากรบุคคล

เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ในด้านทรัพยากรบุคคลช่วยเปลี่ยนการจัดทำเอกสารให้เป็นแบบอัตโนมัติและตัดทอนการกำกับดูแลงานธุรการ ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดและสามารถให้การสนับสนุนพนักงานได้ดียิ่งขึ้น เครื่องมือประเภทเหล่านี้อาจช่วยในการจัดการกับการว่าจ้างพนักงานใหม่ ใบบันทึกเวลา การลงประกาศรับสมัครงาน และคำขอลาหยุด ทำให้บุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลามากขึ้นสำหรับทุ่มเทให้กับงานที่มี มูลค่าสูง

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์มีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณ อย่างไร

ไม่ว่าคุณกำลังมองหากระบวนการอัตโนมัติในด้านการเงิน การตลาด หรือไอที ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์จะช่วยแบ่งเบาภาระของงานที่ต้องลงมือทำเองและช่วยประหยัดเวลา ทรัพยากร และเม็ดเงินของธุรกิจได้อย่างมาก เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้กระบวนการสำหรับทีมของคุณรวดเร็วขึ้น แต่ยังทำให้ทีมมีเวลาไปทุ่มเทให้กับงานที่สำคัญที่สุดมากขึ้นและเป็นแนวทางสำหรับการตัดสินใจในอนาคต ซึ่งเป็นส่วนการทำงานของโซลูชัน ซอฟต์แวร์ การจัดการ กระบวนการ ธุรกิจ ที่ใหญ่ขึ้น

ประโยชน์ของเครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ 

1. ลดการเกิดข้อผิดพลาด

   การป้อนข้อมูลด้วยตนเองเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายและเป็นโอกาสให้เกิดข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ แต่อาจส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นความไม่ถูกต้องในการทำบัญชีหรือใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาด ตรงกันข้ามกับซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ ซึ่งใช้ข้อมูลแบบรวมศูนย์ในแบบเรียลไทม์ในการทำงานธุรการ ทำให้ความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด ที่มีค่าใช้จ่ายสูงลดลง

2. ปรับปรุงกระบวนการให้คล่องตัว

   เครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เพิ่มการมองเห็นภาพรวมของกระบวนการ ลดปัญหาติดขัด และทำให้โครงการเดินหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้อง เนื่องจากการมอบหมายงานและการติดตามผลเป็นแบบอัตโนมัติ การติดตามและจัดการกับการปฏิบัติงานจึงทำได้ง่ายขึ้น ความล่าช้าในกระบวนการ จึงลดลง

3. ประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับการปรับปรุง

   เมื่องานที่น่าเบื่อและต้องลงมือทำเองเปลี่ยนเป็นระบบอัตโนมัติ ทีมก็จะมีเวลาและทรัพยากรมากขึ้นเพื่อทุ่มเทให้กับโครงการที่มีผลกระทบสูง แอประบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์จำนวนมากยังปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยรวมให้ดีขึ้นด้วย ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาสื่อสารกันไปมาเกี่ยวกับการติดตามข้อมูล การขออนุมัติ หรือ การติดตามผล

4. การสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น

   เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างชัดเจนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้พนักงานเข้าใจตรงกันและเข้าใจบทบาทของตนเองในโครงการ นอกจากนี้ยังทำให้เกิดความสะดวกมากขึ้นในการทำงานร่วมกันข้ามสายงานและช่วยปรับปรุงความรับผิดชอบสำหรับงานต่างๆ ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าทุกคนกำลังทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เดียวกัน

5. ข้อมูลเชิงลึกที่ลึกขึ้น

   การรายงานในแบบเรียลไทม์ที่มีการแสดงภาพจากข้อมูลที่ดียิ่งขึ้นเป็นประโยชน์ที่สำคัญของระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ การใช้การวิเคราะห์ข้อมูลในกระบวนการหมายถึงองค์กรสามารถเก็บข้อมูลเมตริกวัดประสิทธิภาพ ระบุส่วนที่เป็นโอกาส และตัดสินใจได้ชาญฉลาดมากขึ้นเกี่ยวกับ การดำเนินงานต่างๆ

วิธีการเลือกเครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจ ของคุณ

เมื่อเลือกเครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะกับองค์กรของคุณ คุณต้องมาวิเคราะห์กระบวนการปัจจุบันของคุณกันก่อน ระบุปัญหาติดขัด และทำความเข้าใจว่าทีมใดจะใช้เครื่องมือนี้ เมื่อคุณเข้าใจความต้องการทางธุรกิจของคุณมากขึ้นแล้ว ในการเปรียบเทียบโซลูชันต่างๆ ให้มองหาคุณลักษณะ ต่อไปนี้:

• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการนำทางแบบ เรียบง่าย
• AI และแมชชีนเลิร์นนิ่งสำหรับการประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะ (IDP)
• การผนวกรวมกับเครื่องมือของบุคคลที่สามและแอปที่คุณใช้งานทุก ได้อย่างไร้ปัญหา
• เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้
• สามารถทำงานบนระบบคลาวด์
• การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงาน แบบเรียลไทม์
• ยกระดับการรักษาความปลอดภัยและการปกป้อง ข้อมูล
• สามารถปรับขนาดได้สำหรับความต้องการทางธุรกิจที่ เปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างการใช้งานเครื่องมือระบบอัตโนมัติสำหรับ เวิร์กโฟลว์

เวลาที่ใช้ในกระบวนการง่ายๆ อย่าง การตอบกลับอีเมล การสร้างงาน หรือการคัดลอกข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังที่หนึ่งอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่หากมีการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มมูลค่ากลับไปยังการดำเนินงานหลักได้อย่างมาก ตั้งแต่ด้านการตลาดและการเงินไปจนถึงทรัพยากรบุคคล บุคคล

ตัวอย่างการทำงานของระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ ได้แก่:

• การส่งการติดตามผลและการตอบกลับอัตโนมัติหลังจากลูกค้ากรอกแบบฟอร์ม การติดต่อ
• การส่งลำดับอีเมลการดูแลลูกค้าเป้าหมายหลังจากเหตุการณ์ ที่ทริกเกอร์
• การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติสำหรับการชำระเงิน รายเดือน
• การสร้าง SLA เพื่อตรวจสอบว่ามีการตอบกลับปัญหาเร่งด่วน ตรงเวลา
• การเบิกคืนเงินค่าใช้จ่ายของ พนักงาน
• การส่งการแจ้งเตือนเวลาครบกำหนดและ การอนุมัติ
• การมอบหมายงานและโครงการให้สมาชิกทีม โดยอัตโนมัติ
• การเตรียมความพร้อมให้ พนักงานใหม่
• การอนุมัติคำขอ ลาพักร้อน