แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารคืออะไร

แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสาร ใช้การเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อดึงข้อมูลจากเอกสารและแบบฟอร์ม พวกเขารวบรวมข้อมูล เช่น ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบสั่งจัดส่งสินค้าในอีเมลหรือแบบฟอร์มกระดาษ แปลงเป็นดิจิทัล และจัดเก็บไว้ในรูปแบบฐานข้อมูลที่มีโครงสร้าง จากนั้นข้อมูลดังกล่าวจะถูกนำเข้าไปยังระบบปลายทาง เช่น การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือโซลูชันการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ประสิทธิภาพที่แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารมีอาจส่งผลกระทบสำคัญต่อวิธีการที่ธุรกิจประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปลดปล่อยพนักงานจากงานซ้ำๆ ที่ไม่สร้างคุณค่าและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

การค้นหาโซลูชันสำหรับการแปลงเอกสารที่ใช้กระดาษจำนวนมากเป็นดิจิทัลถือเป็นความท้าทายที่ธุรกิจจำนวนมากต้องเผชิญ แอปพลิเคชั่นการประมวลผลเอกสารให้ประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมในด้านนี้ โดยไม่เพียงแต่ขจัดงานป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่ต้องใช้แรงงานมากเท่านั้น แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกของธุรกิจเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากข้อมูลของตนให้มากขึ้นอีกด้วย

คอลเลกชัน

ข้อมูลจากแหล่งที่มาต่างๆ เช่น เอกสารที่เป็นกระดาษ ไฟล์ PDF อีเมล และแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์จะถูกสแกนและแปลงเป็นดิจิทัล

การประมวลผลเบื้องต้น

คุณภาพและความถูกต้องของข้อมูลที่สแกนได้รับการปรับปรุงในส่วนต่างๆ เช่น การแก้ไขมุมเอียง การลดสัญญาณรบกวนโดยการกำจัดจุดหรือเครื่องหมายในพื้นหลัง และครอบตัดพื้นที่ภายนอกที่ไม่ต้องการออกจากภาพ

การจัดประเภท

เอกสารจะถูกแยกออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ตามรูปแบบ เนื้อหา และประเภท ซึ่งช่วยปรับปรุงการดึงข้อมูลและการเก็บถาวรของข้อมูล

การแยก

ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการที่ OCR ดึงข้อมูลจากเอกสารและกำหนดประเภทที่ต้องแปล (เช่น ชื่อ ตัวเลข วันที่ ข้อความที่เขียนด้วยลายมือ)

การตรวจสอบความถูกต้อง

RPA จะตรวจสอบและยืนยันข้อมูลทั้งหมดก่อนที่จะย้ายไปยังระบบ ฐานข้อมูล และสตรีมงานที่เกี่ยวข้อง ความไม่ถูกต้องใดๆ จะถูกตั้งค่าสถานะในขั้นตอนนี้สำหรับการตรวจสอบและแก้ไขด้วยตนเอง

การรวม

เมื่อเรียกใช้กระบวนการอื่นๆ ทั้งหมดแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งไปยังฐานข้อมูลและที่เก็บที่เกี่ยวข้องผ่านอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน

การวิเคราะห์เอกสารการเรียนรู้เชิงลึกคืออะไร

เอกสารการเรียนรู้เชิงลึกผสานรวมกับการประมวลผลเอกสารโดยอาศัยความสามารถของโครงข่ายประสาทเทียมในการจดจำรูปแบบในข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการวิเคราะห์เอกสารและเค้าโครง การระบุข้อความ และการดึงข้อมูลเอกสาร โครงข่ายประสาทเทียมที่เรียนรู้แบบเดียวกับสมองของมนุษย์จะรวบรวมข้อมูลในหลายชั้น โดยการรับข้อมูลและความรู้เพิ่มมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ฉลาดมากขึ้นเรื่อยๆ

การวิเคราะห์เอกสารการเรียนรู้เชิงลึกใช้ความสามารถในการขับเคลื่อน AI ที่เหมือนมนุษย์ผ่านอัลกอริธึมโครงข่ายประสาทเทียมที่แตกต่างกัน โดยส่วนใหญ่คือแบบคอนโวลูชันและแบบวนกลับ โครงข่ายประสาทเทียมแบบคอนโวลูชันกรองผ่านรูปภาพเพื่อตรวจจับทุกองค์ประกอบภายใน ในขณะที่โครงข่ายประสาทเทียมแบบวนกลับสามารถจดจำจุดข้อมูล ซึ่งกำหนดความสามารถในการทำนายผลลัพธ์ในอนาคต

ประโยชน์ของการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ

การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมด้วยการมอบความเร็ว ความแม่นยำ และความสามารถในการปรับขนาด ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างกว้างขวางต่อวิธีที่อุตสาหกรรมต่างๆ เช่น กฎหมาย อสังหาริมทรัพย์ การดูแลสุขภาพ และการธนาคาร ปรับปรุงกระบวนการและผลกำไร

ประโยชน์หลักของการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ ได้แก่

การดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว:

เมื่อเอกสารถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว เอกสารจะสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาสำหรับทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้ดูเอกสาร

การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ได้รับการปรับปรุง

ธุรกิจสามารถเข้ารหัสไฟล์และกำหนดระดับการรักษาความปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลของตนจากผู้ใช้ที่ไม่ได้ตั้งใจ

การประหยัดเวลาและต้นทุน:

การกำจัดกระบวนการที่ใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดการไฟล์กระดาษช่วยให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการทุ่มเทให้กับวัตถุประสงค์ที่สำคัญทางธุรกิจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การลดความเสี่ยงด้านข้อผิดพลาดของมนุษย์:

ระบบเอกสารอัตโนมัติจะปรับปรุงความถูกต้องและคุณภาพของเอกสารได้อย่างมาก โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น:

พนักงานในทีมต่างๆ ในแผนกต่างๆ สามารถแชร์และใช้งานเอกสารร่วมกัน โดยรับทราบสถานะแบบเรียลไทม์

เทมเพลตมาตรฐาน:

ระบบเอกสารอัตโนมัติช่วยให้สามารถสร้างมาตรฐานของเทมเพลตและโครงสร้างที่สามารถนำไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ได้อย่างต่อเนื่อง

วิธีเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์การประมวลผลเอกสาร

การเลือกโซลูชันการประมวลผลเอกสารขึ้นอยู่กับปัจจัยเฉพาะตามความต้องการของคุณ การตัดสินใจที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ควรพิจารณาคือคุณต้องการให้โซลูชันของคุณทำงานในระบบคลาวด์หรือในสถานที่ที่คุณอยู่ ระบบคลาวด์โฮสต์ โดยผู้ให้บริการโดยมีค่าธรรมเนียมและบันทึกข้อมูลทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ทุกอย่างเข้าถึงได้ทางออนไลน์ โซลูชันภายในองค์กรหมายความว่าคุณจะใช้เซิร์ฟเวอร์และที่เก็บข้อมูลของคุณเอง ดำเนินการบำรุงรักษาด้วยตนเอง และเรียกใช้การสำรองข้อมูลของคุณเอง

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญอื่นๆ ในการเลือกโซลูชันการประมวลผลเอกสาร ได้แก่

การค้นหา:

กฎที่ดีคือมีตัวเลือกการค้นหาที่หลากหลาย รวมทั้งชื่อและชนิดไฟล์ เนื้อหา และวันที่แก้ไข นอกจากนี้ ควรสามารถกําหนดข้อมูลเมตาและแท็กเพื่อจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดของคุณ

โครงสร้างไฟล์แบบเรียบง่าย:

สิ่งสำคัญคือโครงสร้างไฟล์จะต้องใช้งานง่ายและสมเหตุสมผลสำหรับผู้ใช้ทุกคน

การรักษาความปลอดภัย:

ระบบควรอนุญาตให้คุณจำกัดการเข้าถึงเอกสารสำคัญและตั้งค่าการอนุญาตโดยผู้ใช้

ความเรียบง่าย:

พนักงานทุกคนควรสามารถใช้ระบบได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ทำให้เกิดความสับสนและไม่รบกวนงานประจำวันของพวกเขา

การรวม:

ตรวจสอบว่าคุณสามารถใช้ระบบกับโปรแกรมที่คุณใช้อยู่แล้วได้ เช่น อีเมลไคลเอ็นต์และซอฟต์แวร์ความสัมพันธ์ลูกค้า