การจัดการกระบวนการธุรกิจหกขั้นตอน

ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มอบคุณค่าอย่างต่อเนื่อง

ไม่มีกระบวนการธุรกิจใดที่เหมือนกัน แต่ทั้งหมดอยู่ในสถานะฟลักซ์ที่เกือบจะคงที่ บางครั้งผู้นำและทีมปรับเปลี่ยนกระบวนการพร้อมกัน บางครั้งพวกเขาก็รื้อระบบใหม่ทั้งหมด การจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM) เป็นวิธีที่ช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งที่ถูกต้อง

โครงการริเริ่ม BPM ที่มีประสิทธิภาพทำให้บริษัทของคุณสามารถใช้กระบวนการที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นมากขึ้น กำหนดตำแหน่งที่จะปรับใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์และเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น และบรรลุการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจอย่างต่อเนื่องผ่านการตรวจสอบและ การวิเคราะห์

การริเริ่ม BPM ที่ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่มีความหมายโดยทั่วไปจะรวมถึงขั้นตอนการจัดการกระบวนการทางธุรกิจต่อไปนี้ วางแผน ออกแบบ สร้างแบบจำลอง ดำเนินการ ตรวจสอบ และเพิ่ม ประสิทธิภาพ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจทั้งหกขั้นตอนนี้ประกอบด้วยวงจรชีวิต BPM แนวทางที่มีโครงสร้างและเป็นวัฏจักรตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด วงจรชีวิต BPM ให้กรอบงานที่มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน การจัดการ และการสนับสนุนให้ ทันสมัย

ขั้นตอนที่หนึ่ง: วางแผนกลยุทธ์ของคุณ

ขั้นแรก ร่วมมือกับฝ่ายบริหารเพื่อสร้างกลยุทธ์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนเป้าหมายธุรกิจหลักขององค์กร บริษัทต่างๆ ต้องการลงทุนในโครงการที่มีผลกระทบสูงและมีความเสี่ยงต่ำ ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่วัดได้ซึ่งสอดคล้องกับ KPI ของตนอย่างเข้มงวด

ดูพื้นที่ธุรกิจที่ความคืบหน้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัทช้าหรือหยุดชะงัก กำหนดอย่างกว้างๆ ว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรและอย่างไร โดยจัดหมวดหมู่กิจกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องเป็น 1 ใน 3 ประเภทหลักของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ:

• BPM แบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง กระบวนการแบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลางจะเกี่ยวข้องกับผู้คน ซึ่งส่วนใหญ่จะขาดระบบอัตโนมัติ การตัดสินใจ การอนุมัติ และงานในกระบวนการอื่นๆ มีไว้สำหรับพนักงาน ลูกค้า และบุคคลอื่นๆ ในการดำเนินการโดยเฉพาะ ในกรณีเหล่านี้ BPM ควรส่งเสริมบุคคลด้วยอินเทอร์เฟซแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาอย่างดี และฟังก์ชันการแจ้งเตือนและ การติดตาม
  
  ตัวอย่าง BPM แบบยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง ได้แก่ กระบวนการจ้างงานที่บุคลากร HR ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อโพสต์ตำแหน่งงานว่าง คัดกรองผู้สมัคร ขอผู้อ้างอิง และสัมภาษณ์ผู้สมัคร อีกตัวอย่างหนึ่งคือกระบวนการร้องเรียนของลูกค้าที่จัดการโดย พนักงานบริการ
• BPM แบบยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลาง กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่เป็นกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการจัดการอย่างระมัดระวังและเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัท อุตสาหกรรม และข้อบังคับ BPM แบบยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลางมักใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพและความถูกต้องในขณะที่ยังคงปฏิบัติตาม ข้อกำหนด
  
  ตัวอย่าง BPM ที่มีเอกสารจำนวนมากสามารถพบได้ในแผนกกฎหมาย การเงิน การจัดซื้อ และแผนกอื่นๆ ที่กำหนดเส้นทางสัญญาและข้อตกลงไปยังบุคคลหลายคนเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ อีกตัวอย่างหนึ่งคือองค์กรทางการแพทย์ที่เก็บรักษาบันทึกสุขภาพ อิเล็กทรอนิกส์
• BPM แบบยึดการผสานรวมเป็นศูนย์กลาง หมวดหมู่นี้เน้นที่การผสานรวมและทำให้ระบบเป็นอัตโนมัติ เช่น การจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) การจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และแอปพลิเคชันระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) BPM แบบยึดการผสานรวมเป็นศูนย์กลางช่วยให้ผู้คนเข้าถึงแอป ข้อมูล และบริการได้อย่างรวดเร็วผ่านตัวเชื่อมต่อและ API เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจ ของผู้ใช้
  
  ตัวอย่าง BPM แบบยึดการผสานรวมประกอบด้วยทีมการตลาดและทีมขายที่ใช้แคมเปญที่เชื่อมโยงถึงกัน การวิเคราะห์ลูกค้าเป้าหมาย และเครื่องมือ CRM เพื่อแชร์ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้า ปัจจุบัน

ขั้นตอนที่สอง: ออกแบบและแมปกระบวนการที่เหมาะสม

เมื่อคุณกำหนดวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ได้ชัดเจนและได้รับการสนับสนุนจากธุรกิจแล้ว ให้วิเคราะห์และแมปแต่ละกระบวนการที่กำหนดเป้าหมายไว้เพื่อการปรับปรุง ระบุเหตุการณ์ในกระบวนการหลัก งานที่ทำด้วยตนเองและแบบอัตโนมัติที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน บุคคลที่ดำเนินการ ไทม์ไลน์ และเทคโนโลยีใดๆ ที่ใช้ มองหาปัญหาติดขัดและความล่าช้า งานซ้ำซ้อนและงานที่ไม่จำเป็น และจุดที่มีค่าใช้จ่ายมากเกินไปและข้อผิดพลาดของมนุษย์ ความไม่พอใจของลูกค้า หรือการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

ถัดไป เมื่อคุณเข้าใจสถานะ "ตามที่เป็น" โดยสมบูรณ์แล้ว ให้ใช้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อสร้างข้อกำหนดทางธุรกิจใหม่สำหรับกระบวนการ จากนั้นจึงออกแบบและแมปสถานะ "ที่ต้องการให้เป็น" ในอุดมคติ ระดมความคิดในการแก้ปัญหาต่างๆ รวมทั้งร่างตัวชี้วัดเพื่อติดตามการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ถามผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการที่การมีส่วนร่วมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ เพื่อช่วยรวบรวมข้อมูลการประเมินและให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการออกแบบ

ในช่วงต้นของโครงการริเริ่ม BPM บริษัทของคุณอาจต้องการนำวิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจมาใช้เพื่อจัดโครงสร้างแนวทางของคุณต่อไปและส่งเสริมความรู้สึกถึงจุดประสงค์ร่วมกัน แม้ว่าวิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจจะมีหลักการและเทคนิคที่แตกต่างกัน แต่พวกเขาทั้งหมดพยายามช่วยขจัดของเสีย ขจัดอุปสรรค ส่งเสริมความร่วมมือ และขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง ทางวัฒนธรรม

วิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจโดยทั่วไป ได้แก่

• การจัดการแบบอไจล์
• ไคเซ็น
• การจัดการแบบลีน
• ซิกส์ซิกมา
• การจัดการคุณภาพโดยรวม

นอกจากนี้ ใช้ประโยชน์จากการการทำเหมืองกระบวนการ การทำแมปกระบวนการ และ ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS) อื่นๆ เพื่อวิเคราะห์และแสดงเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็ว ในทำนองเดียวกัน โซลูชัน BPMS อัจฉริยะ (iBPMS) สามารถช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ด้วยความสามารถด้านระบบคลาวด์, AI และการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่

ขั้นตอนที่สาม: สร้างแบบจำลองและทดสอบขั้นตอนของกระบวนการ

ในขั้นตอนนี้ ให้นำการออกแบบในอุดมคติมาทดสอบ สร้างแบบจำลองต้นแบบที่แสดงถึงกิจกรรมกระบวนการ กฎเกณฑ์ทางธุรกิจ และโฟลว์ข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัล จากนั้น เรียกใช้การจำลองกับแบบจำลองโดยใช้ตัวแปรต่างๆ เช่น เวลา ต้นทุน และทรัพยากร ดูจากผลลัพธ์แล้วให้ปรับและทดสอบแบบจำลองต่อไป ปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่เพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจที่เหมาะสมที่สุด

การสร้างแบบจำลองเป็นวิธีที่ประหยัดต้นทุนในการวิเคราะห์ว่ากระบวนการทำงานอย่างไรตามเงื่อนไขที่แตกต่างกัน เครื่องมือ BPMS ที่ทำให้การสร้างแบบจำลอง การทดสอบ และการวิเคราะห์เป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถปรับปรุงขั้นตอนนี้ได้อย่างมีนัยสำคัญ นอกจากนี้ ยังช่วยให้บริษัทของคุณกำหนดวิธีปรับปรุงการออกแบบได้รวดเร็วยิ่งขึ้นก่อนที่จะเปิดตัวการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการทำงาน

ขั้นตอนที่สี่: ดำเนินการปรับปรุง

คุณพร้อมที่จะเริ่มใช้งานจริงด้วยกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยโซลูชันที่พิสูจน์แนวคิด โดยที่กลุ่มเล็กๆ จะทดสอบกระบวนการ จากนั้นใช้ข้อคิดเห็นเพื่อพัฒนากระบวนการให้สอดคล้องกัน ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตและตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ BPMS เพื่อพัฒนาอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายสำหรับกระบวนการอัตโนมัติและการผสานรวมใหม่

ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการอย่างเป็นทางการกับองค์กรขนาดใหญ่ ให้วางแผนและเตรียมทรัพยากรสำหรับโครงการและการจัดการการเปลี่ยนแปลง ย้ายทีมอย่างเหมาะสม เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาเบื้องต้น หลีกเลี่ยงการหยุดชะงักในการปฏิบัติงาน และส่งเสริมการนำไปใช้ นอกจากนี้ ให้สรุปเมตริกและใช้เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ (BI) เพื่อสร้างแดชบอร์ดและสร้างรายงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์หรือใกล้เคียงเวลาจริง

อัปเดตบทบาทและความรับผิดชอบของงาน และจัดฝึกอบรมพนักงานโดยให้สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ แจ้งลูกค้าและซัพพลายเออร์ที่ได้รับผลกระทบและเสนอการสนับสนุน

ขั้นตอนที่ห้า: ตรวจสอบและติดตามเมตริกประสิทธิภาพ

ในขั้นตอนนี้ของวงจรชีวิต BPM ให้ระบุพื้นที่ที่เป็นไปได้สำหรับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม โดยการตรวจสอบข้อมูลสำหรับการสร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพ คุณสามารถเจาะลึกถึงแง่มุมต่างๆ ของประสิทธิภาพของกระบวนการใหม่ เช่น ดีอย่างไร โดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของคุณ

• ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ภายในกระบวนการ
• ฟังก์ชันกระบวนภายในองค์กรขนาดใหญ่
• กระบวนการดำเนินงานจากมุมมองทางเทคนิค

นอกจากนี้ ให้สนทนากับผู้เกี่ยวข้องเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประหยัดเวลาและต้นทุน ทั้งแบบทำได้จริงและมีแนวโน้มที่เป็นไปได้ รวมทั้งค้นหาปัญหาติดขัด

ใช้เครื่องมือ BI เพื่อสร้าง แสดงภาพ และรายงานเกี่ยวกับตัวชี้วัด เปรียบเทียบสถิติกับเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม และประเมินวิธีการวัดตาม KPI ขององค์กรคุณ ใช้ประโยชน์จากโซลูชัน BPMS อีกครั้งเพื่อช่วยในการรวบรวมข้อมูลและการสร้างแบบจำลอง ตรวจสอบประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการริเริ่ม BPM ยังคงบรรลุเป้าหมายและสนับสนุนเป้าหมายธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นขององค์กร

ขั้นตอนที่หก: เพิ่มประสิทธิภาพตามข้อมูลเชิงลึกที่สดใหม่

ความพยายามในการตรวจสอบและติดตามได้สร้างข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้มากมาย ถึงเวลาแล้วที่จะใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้นเป็นสองเท่าผ่านการทำซ้ำและนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงกระบวนการและเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานใหม่ บ่อยครั้งคุณจะค้นพบโอกาสเพิ่มเติมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ การกำหนดมาตรฐาน และการผสานรวม

การแสวงหาเพื่อสร้างมูลค่าทางธุรกิจที่มากขึ้นไม่มีวันสิ้นสุด เช่นเดียวกับการเฝ้าติดตามกระบวนการและกิจกรรมการเพิ่มประสิทธิภาพ กลยุทธ์ทางธุรกิจ เงื่อนไขของตลาด และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบยังคงเปลี่ยนแปลง ดังนั้นจงเตรียมพร้อมที่จะปรับกระบวนการของคุณในด้านการตอบสนอง

หากสถานการณ์เรียกร้องให้มีการอัปเดตที่สำคัญ ให้เริ่มวงจร BPM อีกครั้ง ถึงตอนนี้ องค์กรของคุณได้สร้างขั้นตอนของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจแล้ว ผู้นำและผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการสามารถร่วมกันวางกลยุทธ์ในโครงการริเริ่ม ใหม่ๆ