ข้อดี 6 ข้อสำหรับระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจคืออะไร

เนื่องจากธุรกิจของคุณยังคงประมวลผลข้อมูลจำนวนมากอย่างต่อเนื่องและจัดการงานปริมาณมากๆ ทุกวัน จึงอาจทำให้สมาชิกทีมงานมีโอกาสทำงานผิดพลาดและล่าช้าได้ ทำให้การปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพทำได้ยากขึ้น ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะช่วยให้คุณสร้าง จัดการ และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคือ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในแต่ละวัน ซึ่งโดยปกติจะดำเนินการแบบแมนนวล ไม่ว่าจะเป็นเวิร์กโฟลว์หลายระดับไปจนถึงการตอบกลับลูกค้าทั่วไป BPA ก็มอบความสามารถในการทำงานกระบวนการซ้ำๆ ให้เสร็จสมบูรณ์และแปลงเป็นกระบวนการที่ไม่มีเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความถึงการทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดิบจํานวนมากและเอกสารทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การขาย ทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ การเพิ่ม ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS) จะช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่สร้างขึ้นจากระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ของคุณ

ประโยชน์ของการใช้โซลูชัน BPA

เมื่อคุณรู้ว่ากระบวนการใดที่สามารถและไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ และทราบวิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิกสำหรับทีมงานของคุณ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจได้ ประโยชน์ 6 ข้อต่อไปนี้คือสิ่งที่องค์กรของคุณจะได้รับเมื่อปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นอัตโนมัติ

1. ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล เมื่อเพิ่มโซลูชันระบบอัตโนมัติใหม่ที่จะช่วยกำจัดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาด ธุรกิจของคุณจะมีประสิทธิภาพขึ้นโดยทันทีและมีข้อผิดพลาดน้อยลง การลบกระบวนการแมนนวลที่อืดอาดและใช้ความพยายามมากที่ทีมของคุณต้องเผชิญทุกวัน นั่นเท่ากับว่าคุณกำจัดงานที่เป็นจุดคอขวดและเร่งกระบวนการทางธุรกิจในระดับสูงขึ้นระหว่างหน่วยธุรกิจ สมาชิกทีม และทุกคนภายในองค์กรของคุณ
2. ประหยัดเวลาและลดต้นทุน ระบบอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจของคุณลดต้นทุนและเพิ่มความสามารถในการทำกําไร โดยเฉพาะในทีมงานที่ทำงานตามหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยใช้กระบวนการเอกสารแบบแมนนวล เนื่องจากกระบวนการอัตโนมัติจะเร่งเวลาการดําเนินงานภายใน จึงช่วยให้คุณสามารถประหยัดเวลาและเงินในทรัพยากรต่างๆ ที่ต้องใช้ในการดําเนินกระบวนการเหล่านั้นให้เสร็จสมบูรณ์ได้ และคุณสามารถมอบหมายงานใหม่ๆ ที่สำคัญกว่าให้กับพนักงานที่เคยทำงานแมนนวลเหล่านี้ได้
3. การจัดการเอกสารและข้อมูลที่เรียบง่าย เมื่อใช้กระบวนการแบบแมนนวล พนักงานอาจสูญเสียการติดตามการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร สเปรดชีท และเอกสารอื่นๆ ไม่ว่าจะพิมพ์หรือส่งผ่านระหว่างอีเมลต่างๆ ได้ง่าย ยิ่งไปกว่านั้น การย้ายข้อมูลหรือคํานวณจากแหล่งข้อมูลหนึ่งไปยังแหล่งข้อมูลถัดไปหมายถึงโอกาสที่เกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์มากกว่า รวมทั้งใช้เวลานานกว่า กระบวนการอัตโนมัติหมายความว่าเอกสารและข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกจัดอยู่ในสถานที่เดียว ซึ่งการจัดการเอกสารจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้การจัดการและการดึงข้อมูลนั้นง่าย
4. การมองเห็นและความโปร่งใส คุณไม่จำเป็นต้องให้ความช่วยเหลือทีมของคุณเพิ่มเติมเนื่องจากโซลูชันการทำให้เป็นอัตโนมัตินั้นรับประกันว่าจะมีการปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดและมีการควบคุมอย่างแน่นอน การรวบรวมข้อมูล การรายงาน และความสามารถในการวิเคราะห์ จะทำให้คุณสามารถดูแดชบอร์ดข้อมูลซึ่งทุกคนที่กำลังใช้ข้อมูลนี้อยู่จะเห็นและมีความโปร่งใส เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีกว่าโดยใช้ข้อมูล
5. มาตรฐานกระบวนการและการตรงตามมาตรฐาน กระบวนการระบบอัตโนมัติมีแนวทางที่เข้มงวดเกี่ยวกับผู้ที่สามารถเปลี่ยนแปลงหรืออัพเดตเอกสาร แต่สมาชิกทีมงานของคุณอาจไม่ปฏิบัติตามเสมอไป แต่หากใช้ BPA คุณไม่ต้องกังวลว่าขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งจะถูกละเลยเนื่องจากกระบวนการนั้นสร้างอยู่ในระบบ คุณสามารถสร้าง ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ ดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกจัดเส้นทางไปยังบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม และยังหมายความว่าธุรกิจจะสามารถติดตามผู้ที่ใช้ข้อมูลโดยผ่านการบันทึกชื่อ วันที่ และรายละเอียดการมอบหมายโดยไม่มีปัญหา การบันทึกข้อมูลเหล่านี้ยังช่วยคุณในการติดตามการตรวจสอบและแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎอีกด้วย
6. ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงาน การเพิ่มโซลูชันระบบอัตโนมัติเข้าไปในกระบวนการทำงานจะช่วยให้พนักงานของคุณสามารถทำงานตามความรับผิดชอบแบบวันต่อวันให้เสร็จสิ้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีข้อผิดพลาด ทำให้ทีมงานของคุณมีความสุขมากขึ้น ระบบอัตโนมัติเป็นสภาพแวดล้อมปลอดข้อผิดพลาดที่พนักงานสามารถใช้ทำงานให้สำเร็จได้ การอนุมัติของผู้จัดการจะเร็วขึ้น นั่นหมายความว่าพนักงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการที่สําคัญกว่า ซึ่งน่าสนใจและเปลี่ยนการตัดสินใจทางธุรกิจได้ และยิ่งไปกว่านั้น ลูกค้าของคุณจะมีความสุขมากขึ้น เพราะลูกค้าของคุณจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและสอดคล้องกันมากขึ้น ลูกค้าจึงพอใจกับผลิตภัณฑ์หรือผลลัพธ์สุดท้ายยิ่งขึ้น