บุคคลกำลังสนทนาโทรศัพท์ในขณะที่มองไปที่แล็ปท็อป

ข้อดี 6 ข้อสำหรับระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจ

เมื่อธุรกิจของคุณยังคงประมวลผลข้อมูลจํานวนมากและรับมือกับงานจํานวนมากทุกวัน การควบคุมไม่ให้เกิดความผิดพลาด ความล่าช้า และระบบธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพสำหรับสมาชิกทีมของคุณได้ยากขึ้น เมื่อเพิ่มซอฟต์แวร์พร้อมใช้งาน เช่น ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ บริษัทของคุณสามารถใช้ประโยชน์ปัจจุบันและระยะยาวได้มากมาย โดยผ่านระบบอัตโนมัติของการดําเนินงานรายวัน ทำให้ธุรกิจของคุณสามารถแข่งขันในตลาดที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบันได้

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจคืออะไร

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) คือ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในแต่ละวัน ซึ่งโดยปกติจะดำเนินการแบบแมนนวล ไม่ว่าจะเป็นเวิร์กโฟลว์หลายระดับไปจนถึงการตอบกลับลูกค้าทั่วไป BPA ก็มอบความสามารถในการทำงานกระบวนการซ้ำๆ ให้เสร็จสมบูรณ์และแปลงเป็นกระบวนการที่ไม่มีเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความถึงการทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดิบจํานวนมากและเอกสารทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การขาย ทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ การเพิ่ม ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS) จะช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่สร้างขึ้นจากระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ของคุณเพื่อสร้าง จัดการ และเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร

ประโยชน์ของการใช้โซลูชัน BPA

เมื่อคุณรู้ว่ากระบวนการใดที่สามารถและไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ และทราบวิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิกสำหรับทีมงานของคุณ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติได้ ประโยชน์ 6 ข้อต่อไปนี้คือสิ่งที่องค์กรของคุณจะได้รับเมื่อปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นอัตโนมัติ

1. ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดียิ่งขึ้น

เมื่อเพิ่มโซลูชันระบบอัตโนมัติใหม่ที่จะช่วยกำจัดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาด ธุรกิจของคุณจะมีประสิทธิภาพขึ้นโดยทันทีและมีข้อผิดพลาดน้อยลง การลบกระบวนการแมนนวลที่อืดอาดและใช้ความพยายามมากที่ทีมของคุณต้องเผชิญทุกวัน นั่นเท่ากับว่าคุณกำจัดงานที่เป็นจุดคอขวดและเร่งกระบวนการทางธุรกิจในระดับสูงขึ้นระหว่างหน่วยธุรกิจ สมาชิกทีม และทุกคนภายในองค์กรของคุณ

2. เวลาและต้นทุนที่ลดลง

ระบบอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจของคุณลดต้นทุนและเพิ่มความสามารถในการทำกําไร โดยเฉพาะในความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเอกสารแบบแมนนวล เนื่องจากกระบวนการอัตโนมัติจะเร่งเวลาการดําเนินงานภายใน จึงช่วยให้คุณสามารถประหยัดเวลาและเงินในทรัพยากรต่างๆ ที่ต้องใช้ในการดําเนินกระบวนการเหล่านั้นให้เสร็จสมบูรณ์ได้ และคุณสามารถมอบหมายงานใหม่ๆ ที่สำคัญกว่าให้กับพนักงานที่เคยทำงานแมนนวลเหล่านี้ได้

3. การจัดการข้อมูลและเอกสารที่ไม่ซับซ้อน

เมื่อใช้กระบวนการแบบแมนนวล อาจทำให้เสียการติดตามการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร สเปรดชีท และเอกสารอื่นๆ ไม่ว่าจะพิมพ์หรือส่งผ่านระหว่างอีเมลต่างๆ ได้ง่าย ยิ่งไปกว่านั้น การย้ายข้อมูลหรือคํานวณจากแหล่งข้อมูลหนึ่งไปยังแหล่งข้อมูลถัดไปหมายถึงโอกาสที่เกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์มากกว่า รวมทั้งใช้เวลานานกว่า กระบวนการอัตโนมัติหมายความว่าเอกสารและข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกจัดอยู่ในสถานที่เดียว ซึ่งการจัดการเอกสารจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้การจัดการและการดึงข้อมูลนั้นง่าย

4. ความเข้าถึงได้และความโปร่งใส

คุณไม่จำเป็นต้องให้ความช่วยเหลือทีมของคุณเพิ่มเติมเนื่องจากโซลูชันการทำให้เป็นอัตโนมัตินั้นรับประกันว่าจะมีการปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดและมีการควบคุมอย่างแน่นอน การรวบรวมข้อมูล การรายงาน และความสามารถในการวิเคราะห์ จะทำให้คุณสามารถดูแดชบอร์ดข้อมูลซึ่งทุกคนที่กำลังใช้ข้อมูลนี้อยู่จะเห็นและมีความโปร่งใส เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีกว่าโดยใช้ข้อมูล

5. มาตรฐานกระบวนการและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

กระบวนการระบบอัตโนมัติมีแนวทางที่เข้มงวดเกี่ยวกับผู้ที่สามารถเปลี่ยนแปลงหรืออัพเดตเอกสาร แต่สมาชิกทีมงานของคุณอาจไม่ปฏิบัติตามเสมอไป แต่หากใช้ BPA คุณไม่ต้องกังวลว่าขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งจะถูกละเลยเนื่องจากกระบวนการนั้นสร้างอยู่ในระบบ คุณสามารถสร้าง เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกจัดเส้นทางไปยังบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม และยังหมายความว่าธุรกิจจะสามารถติดตามผู้ที่ใช้ข้อมูลโดยผ่านการบันทึกชื่อ วันที่ และรายละเอียดการมอบหมายโดยไม่มีปัญหา การบันทึกข้อมูลเหล่านี้ยังช่วยคุณในการติดตามการตรวจสอบและแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎอีกด้วย

6. ความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงานดีขึ้น

เมื่อพนักงานของคุณสามารถทำความรับผิดชอบแบบวันต่อวันให้เสร็จสิ้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีข้อผิดพลาด ทีมงานของคุณจะรู้สึกยินดีที่จะเพิ่มโซลูชันอัตโนมัติให้กับกระบวนการของคุณ ระบบอัตโนมัติเป็นสภาพแวดล้อมปลอดข้อผิดพลาดที่พนักงานสามารถใช้ทำงานให้สำเร็จได้ การอนุมัติของผู้จัดการจะเร็วขึ้น นั่นหมายความว่าพนักงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการที่สําคัญกว่า ซึ่งน่าสนใจและเปลี่ยนการตัดสินใจทางธุรกิจได้ และยิ่งไปกว่านั้น ลูกค้าของคุณจะมีความสุขมากขึ้น เพราะลูกค้าของคุณจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและสอดคล้องกันมากขึ้น ลูกค้าจึงพอใจกับผลิตภัณฑ์หรือผลลัพธ์สุดท้ายยิ่งขึ้น

เริ่มต้นสร้างประสิทธิภาพด้วย Microsoft Power Automate

การนําระบบอัตโนมัติของกระบวนการใหม่มาใช้ คุณจะสามารถทำให้ต้นทุนงานของคุณมีประสิทธิภาพขึ้น ลดขั้นตอนลง และมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้น้อยลง ถึงแม้ว่า BPA จะเป็นแนวทางใหม่ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของคุณ แต่การเพิ่มซอฟต์แวร์อย่างเครื่องมือ กระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์ (RPA) จะช่วยให้กระบวนการที่ควบคุมโดยกฎทำงานอัตโนมัติ ซึ่งมักจําเป็นในช่วงต้นของกระบวนการ

จุดสำคัญในการสร้างสมดุลระหว่างข้อดีของ BPA และ RPA เพื่อช่วยคุณ ทีมของคุณ และองค์กรคือการค้นหาโซลูชันเดียวที่คุณสามารถปรับใช้ได้ง่ายโดยไม่ขัดขวางกลยุทธ์ทางธุรกิจปัจจุบันของคุณ Power Automate สร้างระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ปรับขนาดได้และประหยัดเวลา ซึ่งสามารถจัดการงานแต่ละงานได้ทั้งหมด ทำให้คุณสามารถทำงานที่น่าเบื่อจำนวนมากในระยะเวลาสั้นๆ