Vad är verktyg för arbetsflödesautomatisering?

Definition av programvara för arbetsflödesautomatisering

Programvara för arbetsflödesautomatisering effektiviserar traditionellt manuella och ensidiga uppgifter vilket hjälper företag spara tid, minska risken för mänskliga misstag och öka produktiviteten på arbetsplatsen. Genom att automatisera processer kan teamen fokusera på projekt med större inverkan i stället för repetitiva uppgifter, det ger även insyn i arbetsflöden för att kunna identifiera områden med möjligheter.

Arbetsflödesautomatisering hjälper företag förfina sina processer på olika sätt genom:

• Automatisera och utlösa uppgifter.
• Förbättra effektivitet och produktivitet.
• Identifiera områden där processer kan förbättras.
• Hantera arbetsflöden och övervaka prestanda.
• Ställa in påminnelser.
• Se till att team är synkade.
• Samla in användbara insikter.
• Optimera resursanvändning.

Programvara för arbetsflödesautomatisering körs på datakällor och en uppsättning regler som manipulerar dessa data på ett sätt som påminner om mänsklig intelligens. Dessa arbetsflödesverktyg följer normalt ”if/then”-kommandon utifrån regeln ”if A happens, then do B”. Detta regelbaserade logiksystem fastställer åtgärder efter händelser och det sparar tid och pengar plus minskar risken för mänskliga misstag.

Typer av verktyg för arbetsflödesautomatisering

Verktyg för arbetsflödesautomatisering är utformade för att minska stress och optimera processer, från datainmatning till leadstimulans och redovisning. Det hjälper till att maximera företagets tid och resurser så medarbetare kan fokusera på viktigare projekt som ofta innehåller större del problemlösning och kreativt tänkande. Saker som inte ens bästa programvaran för arbetsflödesautomatisering kan ersätta.

Programvara för arbetsflödesautomatisering är en viktig del av affärsprocesshantering (BPM) och det finns flera olika verktyg för att optimera nyckelfunktioner i din organisation och effektivisera manuella uppgifter. Några typer av verktyg för arbetsflödesautomatisering är:

Projektledning

Den förmodligen mest kända typen av verktyg för arbetsflödesautomatisering är projektledningsappar som hjälper till att koppla samman personer, data och andra tillgångar för att optimera processer. Dessa verktygstyper förbättrar samarbete och hjälper till att definiera, hantera och förbättra arbete som görs av flera team. Genom hög synlighet för och öppen kommunikation i projekt blir processerna i slutändan mer smidiga och effektiva.

Försäljning och marknadsföring

Verktyg för arbetsflödesautomatisering inom försäljning och marknadsföring gör det enklare att hantera data gällande potentiella kunder och befintliga kunder. De bästa apparna använder inbyggd analys för att söka reda på ineffektiviteter och snabba upp processer i olika kanaler, från e-post och SMS till sociala medier. Dessa automatiseringsverktyg gör mer än bara repeterar samma uppgift gång på gång, faktiskt används många för att skapa arbetsflöden som skickar marknadsföringsinnehåll baserat på kundens beteende.

Kundtjänst

Verktyg för kundtjänstarbetsflöden hjälper till att tilldela handläggare tickets, skicka autosvar på vanliga frågor och automatiskt tagga tickets baserat på den förfrågan som gjorts. Med arbetsflödesautomatisering av kundtjänst kan företag lösa fler kundproblem snabbare och frigöra live-handläggare för mer komplicerade problem.

Ekonomi

Verktyg för arbetsflödesautomatisering inom ekonomi hjälper företag hålla ekonomiska processer är konsekventa, organiserade och överensstämmer med regelverk: dessa typer av arbetsflöden kan hjälpa till med dagliga uppgifter som godkänna budgetar, faktureras, inköps- och utgiftsförfrågningar samt bokföring.

Personalhantering

Arbetsflödesverktyg inom personalhantering hjälper till att automatisera dokumentation och reducera administrativ översikt, minska risken för fel och ge bättre stöd till medarbetare. Dessa typer av verktyg kan hjälpa till med rekrytering, tidredovisning, publicera arbeten samt förfrågningar om ledighet. Det ger HR-medarbetarna mer tid att fokusera på uppgifter med stort värde.

Hur ger arbetsflödesautomatisering fördelar för din organisation?

Vare sig du har för avsikt att automatisera processer inom ekonomi, marknadsföring eller IT kan program för arbetsflödesautomatisering minska bördan av manuella uppgifter och bespara företaget mycket tid, resurser och pengar. Dessa arbetsflödesverktyg snabbar inte bara upp processerna för teamet, de frigör också tid för arbete som är viktigt och ger underlag för framtida beslutsfattande – allt som en del i en större programvara för processhantering-lösning.

Fördelar med verktyg för arbetsflödesautomatisering

1. Färre fel

   Manuell datainmatning är enformigt och ger utrymme för små mänskliga misstag som kan ha stor påverkan på organisationen, från osäkerhet i bokföringen till felaktiga fakturor. Arbetsflödesappar, å andra sidan, använder centraliserade realtidsdata för administrativa uppgifter och minskar risken för dyrbara fel.

2. Effektiviserade processer

   Verktyg för arbetsflödesautomatisering ökar synlighet för processer, eliminerar flaskhalsar och ser till att projekt rör sig i önskad riktning. Eftersom tilldelnings- och uppföljningsuppgifter kan tilldelas automatiskt blir det enklare att följa upp och hantera resultat – och minimera fördröjningar i processen.

3. Förbättrad produktivitet

   När enformiga och manuella uppgifter automatiseras får teamen mer tid och resurser att koncentrera sig på projekt med större inverkan. Många arbetsflödesautomatiseringsappar förbättrar även det generella samarbetet. Det gör att mindre tid slösas bort på att söka efter information, få godkännanden eller uppföljning med kommunikation fram och tillbaka.

4. Bättre kommunikation

   Tydligt utformade arbetsflöden och automatiska aviseringar hjälper medarbetare att vara på samma sida och förstå sina roller i projekten. Det gör också tvärfunktionellt samarbete enklare och förbättrar ansvar för uppgifter så att alla verkligen strävar mot samma mål.

5. Djupare insikter

   Rapportering i realtid med bättre visualisering är en stor fördel med arbetsflödesautomatisering. Genom dataanalys av processer kan organisationer samla in prestandamått, identifiera möjligheter och fatta bättre informerade beslut gällande verksamheten.

Så här väljer du bästa verktygen för arbetsflödesautomatisering för dina affärsbehov

När du ska välja bästa verktyg för arbetsflödesautomatisering för organisationen måste du komma ihåg att först analysera befintliga processer, fastställa flaskhalsar och ta reda på vilka team som ska använda verktygen. Efter du har större förståelse för vad företaget behöver ska du titta på följande funktioner när du jämför olika lösningar:

• Ett användarvänligt gränssnitt och enkel navigering.
• AI och maskininlärning för intelligent dokumentbearbetning (IDP).
• Smidiga integrationer med verktyg från tredje part och appar som används dagligen.
• Anpassningsbara arbetsflöden.
• Molnbaserade funktioner.
• Dataanalyser och rapporter i realtid.
• Bättre säkerhet och dataskydd.
• Skalbart för växande verksamhetsbehov.

Exempel på verktyg som används för arbetsflödesautomatisering

Tiden som går åt för enkla processer, som att svara på e-postmeddelande, skapa uppgifter eller kopiera data mellan olika källor, kan snabbt dra i väg. Men genom att ställa in automatiserade arbetsflöden kan företag väsentligt öka effektivitet och leverera mervärde tillbaka till kärnfunktioner. Från marknadsföring och ekonomi till personalhantering.

Några exempel på hur arbetsflödesautomatisering används inkluderar:

• Skickar automatiskt uppföljningar och svar efter en kund har fyllt i ett kontaktformulär.
• Skickar leadstimulerande e-postmeddelanden efter utlösta händelser.
• Fakturerar automatiskt kunderna för månadsbetalningar.
• Skapar SLA:er som säkerställer snabba svar i brådskande ärenden.
• Återbetala medarbetares utlägg.
• Skicka påminnelser inför deadlines som närmar sig.
• Autotilldelar uppgifter och projekt till teammedlemmar.
• Introducera nya medarbetare.
• Godkänner semesteransökningar.