Det här är varför företag omfamnar RPA-verktyg

Vad är ett RPA-verktyg?

Robotstyrd processautomation (RPA) använder programvarurobotar för att efterlikna mänsklig interaktion med ett grafiskt användargränssnitt (GUI) för att automatisera repetitiva och manuella uppgifter samt spara tid och arbete för organisationen samt slippa andra bekymmer. Ett RPA-verktyg är en programvara som används för att definiera arbetsflöden och konfigurera robotar till att utföra utvalda uppgifter i en logisk sekvens. En robot kan utföra alla flerstegsprocesser som inträffar i ett GUI snabbare och utan fel. Med ett verktyg för robotstyrd processautomation kan du därför påskynda manuella felbenägna arbetsflöden så att medarbetarna lättare kan arbeta med uppgifter med högre affärsvärden.

Din personalavdelning kan till exempel använda ett RPA-verktyg för att automatisera hur semesterförfrågningar bearbetas. I stället för att en medarbetare tillbringar fem minuter med att bearbeta varje förfrågan kan en RPA-robot hämta data från företagets system för resursplanering och bearbeta begäran snabbare till ett annat system – även de som inte har API:er – och utan fel.

Robotarna som skapas av ett verktyg för robotstyrd processautomation kan utföra tilldelade åtgärder och samverka med andra system genom att kopiera information från digitala skärmar (skärmskrapning) eller använda API:er. Din verksamhet kan t.ex. använda ett RPA-verktyg för att skapa robotar som loggar in på program, manipulerar filer och mappar, kopierar och klistrar in innehåll, fyller i formulär, arbetar med strukturerade data och till och med samverkar med andra program.

Fördelarna med att använda RPA-verktyg

Alla organisationer som distribuerar ett RPA-verktyg kan förvänta sig några eller alla av dessa fördelar:

• Bättre användning av personal. RPA befriar medarbetare från repetitiva uppgifter med lågt affärsvärde, t.ex. inmatning av data, så att de kan fokusera på arbete som ger större värde till verksamheten.
• Förbättrade kontaktpunkter för kunder. Om RPA används för att påskynda kundorienterade processer gör den ökade effektiviteten att kundupplevelsen förbättras och lojaliteten ökar.
• Lägre kostnader. RPA-robotar utför människors arbete till en bråkdel av kostnaden.
• Förbättrad analys för att förstå arbetsflödeshanteringen. Varje robot skapar en loggfil med sina aktiviteter så att du kan övervaka hur effektivt den utför sina funktioner.
• Förbättrad skalbarhet. Det är helt enkelt inte möjligt att skalanpassa ett team av medarbetare på det sätt som du kan skalanpassa omfattningen och räckvidden för en grupp med automatiserade robotar. Med hjälp av RPA-programvaran kan robotarna enkelt dupliceras och programmeras för att uppnå en liknande men något annorlunda uppsättning procedurer.
• Bättre säkerhet. RPA-robotar glömmer aldrig att logga ut. De kan också ställas in på "time out" så att dina system är otillgängliga när de ska vara det, vilket minskar sårbarheten gentemot hackare.

Hur står sig RPA-verktyg jämfört med andra processautomationslösningar?

För att du ska kunna förstå fördelarna med RPA-verktyg jämfört med andra lösningar för arbetsflödesautomation hjälper det att förstå skillnaden mellan automation och RPA. Arbetsflödesautomatisering använder teknik för att minska de manuella stegen i en affärsprocess, men det krävs ändå att en person slutför processen. RPA-verktygen skapar robotar som arbetar genom ditt GUI så att det inte behövs någon mänsklig inblandning. De kan vara bevakade processer där människor fortfarande måste initiera uppgifter, eller obevakade processer som är helt automatiserade.

RPA-verktygen kräver bara lite eller ingen kodning alls och eftersom robotarna använder samma infrastruktur och lösningar som medarbetarna, behöver du inte ändra den underliggande arkitekturen. Affärsanvändare kör RPA-lösningarna. I själva verket har vissa RPA-lösningar utformats för civila utvecklare – medarbetare utan teknisk bakgrund – som kan automatisera de manuella processer de arbetar med varje dag. Med minimal eller ingen inblandning från IT-personal kan du optimera verksamheten och göra medarbetarna nöjdare utan att betala kostnaderna för traditionell utveckling.

RPA skiljer sig även från traditionella processautomationsverktyg på följande sätt:

• Traditionella automationsprocesser kan kräva att hela eller en del av en teknisk infrastruktur byts ut. RPA-robotar arbetar i ditt GUI och samverkar med andra system på samma sätt som människor.
• RPA-robotar är flexibla nog att automatisera processer för flera applikationer.
• Eftersom RPA-robotar är avsedda för repetitiva allmänna processer som datainmatning, är de skalbara och enklare att uppgradera än en arbetsflödeslösning som har utformats för en enda process.

Medan RPA-programvaran skapar värde genom att göra repetitiva regelbaserade arbetsflöden mer effektiva, är vissa processer bättre att lämna till dina medarbetare. Processer som använder en stor mängd ostrukturerad data eller grafisk information och är beroende av parametrar som snabbt ändras är i allmänhet bättre att lämna till dina kreativa medarbetare.

RPA:s roll i dag och i morgon

RPA-programvara är för tillfället mycket uppmärksammad nu när företag lär sig använda den och upptäcker dess fördelar på egen hand, som till exempel tids- och kostnadsbesparingar. Men precis som alla tekniker kommer RPA att bli mer avancerat och förändras allteftersom verksamheten behöver förändras. Här följer några förutsägelser om hur RPA-verktygen kan utvecklas:

• Djupare integrering med AI. Allteftersom RPA utvecklas kommer företag troligtvis att upptäcka nya sätt att kombinera den med avancerad teknik som AI, maskininlärning eller till och med Sakernas Internet (IoT) – och vissa företag har redan gjort det. Hyperautomation eller intelligent automation utökar vilka typer av uppgifter som RPA-verktyg kan utföra och ger dem möjlighet att automatisera en mängd komplexa arbetsuppgifter.
• Mer avancerade automatiseringar. Företag använder RPA för att automatisera alla typer rutinuppgifter, men genom att koppla den till AI och maskininlärning möjliggörs en hel mängd nya uppgifter som kan förenklas. Till exempel kan företag nu använda RPA-verktyg för att digitalisera dokument, men AI-kopplade RPA-verktyg har också möjlighet att förstå dokumentens innehåll och klassificera dem effektivt utan några fel.
• Lägre kostnader och mer tillgängligt. När RPA-verktygen kom ut på marknaden var de svårare att få tag på och kunde vara dyra. Men eftersom efterfrågan på RPA-programvara har ökat erbjuds den nu av fler företag. Med fler alternativ tillgängliga kommer priserna troligen att falla och funktionerna blir mer konkurrenskraftiga.

Viktiga funktioner hos RPA-programvaror

Det finns många RPA-verktyg på marknaden nu, och alla innehåller olika funktioner. Men följande kärnfunktioner är minimikrav på vad en bra RPA-programvara ska kunna erbjuda:

• Interoperabilitet. Din RPA-programvara bör fungera tillsammans med dina befintliga program, webbappar och andra stora programvaror. Den bör också kunna ansluta till system-API:er och läsa/skriva till databaser.
• Dataförstärkning. Din programvara bör kunna hämta data från webbplatser och sociala medier.
• Bearbetning av olika datatyper. Det är viktigt att din programvara kan hämta och mata in data, kombinera data från flera källor och följa villkorssatser som if/else.
• Programmeringsgränssnitt. Ett programmerbart gränssnitt är viktigt. RPA-programvaran kan tillhandahålla intelligenta eller kognitiva funktioner för att konfigurera robotar till att fatta beslut och på så sätt hjälpa ditt företag att arbeta mer effektivt. Robotar kan till exempel hjälpa dig att svara på IT-supportbegäranden och frigöra IT-teamet från en del administrativ belastning så att de kan fokusera på andra initiativ. Vissa programvarualternativ innehåller till och med metoder för programmering av robotar utan kod, men alla RPA-verktyg bör kunna samverka med olika typer av program, e-postmeddelanden, filer och mappar.

Välja och arbeta med RPA-programvara

När du börjar utvärdera de tillgängliga RPA-verktygen bör du komma ihåg vilka typer av processer du planerar att automatisera. Olika kontroller och kommandon finns inbyggda i alla verktyg för robotstyrd processautomation där de anger dess kapacitet, så se till att de matchar arbetsflödets automationsmål. Försök också hitta komponenter som kan återanvändas och se till att dina robotar enkelt kan fungera i dina befintliga system.

Ta hänsyn till följande kriterier när du väljer rätt RPA-programvara för din organisation:

• Enkel att använda. RPA-programvaran ska vara enkel nog för att någon med begränsade programmeringsfärdigheter ska kunna bygga upp automationen och sedan konfigurera ett arbetsflöde i RPA-programvaran. Det finns till och med vissa RPA-programvaror med minimala krav på kod som civila utvecklare utan några IT-färdigheter kan använda för att automatisera sina arbetsflöden. Den programvara du väljer ska erbjuda inbyggda, utbyggbara kommandon, guider och GUI:er.
• Flexibel. Med programvaran ska du kunna konfigurera anpassade funktioner utan att behöva betala leverantören extra för anpassning. Den ska också kunna hantera olika användningsfall och olika datamängder samtidigt som prestandan bibehålls konsekvent.
• Skalbar. RPA-programvaran ska kunna skalas snabbt för att anpassa sig efter företagets verksamhetskrav och möjliggöra uppdateringar. Programvaran ska även kunna köra flera robotar och flera arbetsflöden.

Så använder olika branscher sig av RPA-programvara

Alla typer av företag har hittat sätt att dra fördel av RPA-programvara. Till exempel kan branscher som hälso- och sjukvård använda RPA för att boka möten, mata in patientdata, bearbeta anspråk och hantera fakturering. Så här använder andra branscher sig av RPA-verktyg för att förändra sina processer:

• Detaljhandel. Uppdatera order, leverera produkter och spåra försändelser.
• Telekommunikation. Övervakning, bedrägeridatahantering och uppdatering av kunddata.
• Bankverksamhet. Effektivisering av arbete, dataprecision och säkerhet.
• Försäkring. Hantering av arbetsprocesser, inmatning av kunddata och hjälp med att köra program.
• Tillverkning. Hjälp med leveranskedjeprocesser, fakturering av material, kundtjänst, support och administration.

Begränsningar hos RPA-verktyg

RPA-programvara har många fördelar, men den kan inte göra allt. Även om tekniken fortfarande växer så fungerar den fortfarande bäst som en del av ett nätverk med annan teknologi. Den är ännu inte en allomfattande lösning som kan lösa alla utmaningar i verksamheten.

För tillfället är RPA en regelbaserad teknik som fungerar bäst med strukturerade data eller information som följer en fördefinierad datamodell. För att den ska fungera måste du programmera robotarna till att göra det du vill att de ska göra, och de kommer bara att fungera inom dessa parametrar. Om du inte kopplar ihop den med teknologier som AI eller maskininlärning kan din RPA-lösning bara följa de regler som du tilldelar den, inte förstå eller tolka det innehåll som det får åtkomst till.

För att ett RPA-verktyg exempelvis ska kunna bearbeta information från fakturor eller andra dokument, så måste alla dokument ha samma format. Verktyget kan inte bearbeta filer som avviker från formatet. Därför passar RPA-verktygen inte bra för ostrukturerade data eller information som inte följer en fördefinierad datamodell.

RPA-verktyg kan heller inte lära sig eller anpassa sig. Om dina affärsprocesser ändras måste du programmera om robotarna för att kunna arbeta med de nya processerna, vilket kan ta lång tid. Och om ditt RPA-verktyg inte är kompatibelt med dina nya processer kan det hända att din investering blir kortlivad. Undvik detta problem genom att fundera över hur sannolikt det är att dina processer och din teknologi kommer att förändras innan du börjar använda ett RPA-verktyg.

Så lyckas du med RPA-verktyg

Precis som med all annan teknik beror dina framsteg med RPA-programvaran på hur du använder den. Inte ens de bästa verktygen kan åtgärda en process som är trasig i grunden, så det är viktigt att noga tänker igenom vilka uppgifter du ska automatisera. Rätt RPA-verktyg som används i rätt kontext med ett specifikt mätbart mål kan omdefiniera effektiviteten hos ditt företag. Kom ihåg följande tips när du börjar använda RPA-teknik för att automatisera dina processer:

• Lär känna processen du vill automatisera. Granska alla dina driftprocesser och räkna ut vilka uppgifter som passar bäst för RPA. Kom ihåg att RPA-verktygen generellt inte kan förstå information, så om du inte planerar att även använda AI ska du välja en process som har tydligt definierade parametrar och inte behöver så mycket mänsklig inblandning eller tillsyn, till exempel schemaläggning av möten eller bearbetning av fakturor. Vissa programvaror, som Microsoft Power Automate erbjuder funktioner som hjälper dig att identifiera vilka processer som passar bäst att automatisera.
• Välj rätt verktyg. När du har fastställt vilka processer du vill automatisera ska du hitta de verktyg som ger bäst stöd för den här typen av arbete. Alla verktyg har olika styrkor, så du bör utvärdera dem utifrån funktioner, pris, användarvänlighet och hur väl de fungerar med din befintliga programvara.
• Utbilda medarbetarna. Att lära personalen hur de ska använda – och slutligen ändra eller underhålla – ditt RPA-verktyg är ett bra sätt att försäkra sig om dess fortsatta värde och öka användningen inom företaget.
• Mät dina resultat. Före och efter implementeringen ska du övervaka KPI:er som medarbetarproduktivitet, precision i dataintaget, antal schemalagda möten eller bearbetade dokument. Om dina KPI:er inte förbättras efter implementeringen kan det vara ett tecken på att du har valt fel processer eller gett dina robotar fel parametrar.