Vad är intelligent dokumentbearbetning?
Organisationer har i dag ofta tillgång till så mycket data att det är svårt att veta vad som är värdefull information och vad som bara är brus. Det kan vara tidskrävande och dyrt att få fram den information som är användbar. Det är här som intelligent dokumentbearbetning, eller IDP, kommer till användning.
Intelligent dokumentbearbetning (IDP) är en teknik för arbetsflödesautomatisering som från stora dataflöden skannar, läser, extraherar, kategoriserar och strukturerar meningsfull information i åtkomliga format. Med hjälp av den här tekniken kan du bearbeta många olika typer av dokument: pappersdokument, PDF-dokument, Word-dokument, kalkylblad och en mängd andra format. Den primära funktionen för IDP är att identifiera värdefull information i stora datauppsättningar utan mänsklig inmatning.
Det finns flera fördelar med att automatisera en del av dokumentbearbetningen genom IDP. Genom att IDP använder artificiell intelligens slipper du manuell inmatning och bearbetning data. På det här sättet går det inte bara att bearbeta data snabbare, utan kostnaderna minskar tillsammans med antalet mänskliga fel – vilket ökar effektiviteten.
Moderna organisationer har vanligtvis stora volymer av tre typer av data: strukturerade, ostrukturerade och halvstrukturerade. Strukturerade data är organiserade och kan lätt läsas av personal som arbetar med databearbetning. Ostrukturerade data är å andra sidan tidskrävande att bearbeta och analysera. Halvstrukturerade data är något mittemellan. Med lösningar för intelligent dokumentbearbetning kan databearbetningen av strukturerade, ostrukturerade och halvstrukturerade data automatiseras.
Hur fungerar intelligent dokumentbearbetning?
Intelligent dokumentbearbetning omfattar ett par steg.
Processen börjar med intelligent dokumentigenkänning, när IDP använder komplex AI-teknik för djupinlärning för att skanna dokument och klassificera dem. Den här tekniken kan tränas på upp till 190 språk samt läsa och tolka dokument på ungefär samma sätt som databearbetningspersonal.
När dina data har klassificerats börjar programvaran för intelligent dokumentautomatisering extrahera data som har betydelse för din organisation. Extraheringen sker genom avancerad AI-teknik som identifierar specifika data från det större dokumentet. Sedan strukturerar IDP relevanta data och presenterar dem i ett lättåtkomligt format.
Om din organisation har stora mängder strukturerade, halvstrukturerade eller ostrukturerade data, är intelligent dokumentbearbetning en investering som bör ingå i företagets strategi för affärsprocesstyrning.
Fördelar med intelligent dokumentbearbetning
Intelligent dokumentbearbetning har visat sig kunna förbättra affärsprocesserna och öka personalens effektivitet. Här är några av de viktigaste fördelarna med att automatisera dokumentbearbetningen:
- Större exakthet i bearbetningen med intelligent dokumentbearbetning. Antalet fel på grund av den mänskliga faktorn är mycket högre än för IDP.
- Lägre kostnad för dokumentbearbetning genom att vissa av arbetsflödena automatiseras. I genomsnitt kostar manuell dokumentbearbetning 6–8 dollar per dokument. Kostnaden för automatiserad dokumentbearbetning per dokument är avsevärt lägre.
- Ökar medarbetarnas produktivitet genom att de får möjlighet att utföra mer kvalitativt arbete. Om de inte behöver ägna en massa tid åt att bearbeta dokument, kan medarbetarna arbeta med viktigare saker.
Vad är skillnaden mellan intelligent dokumentbearbetning och automatiserad dokumentbearbetning?
Automatiserad dokumentbearbetning påminner om IDP, men tekniken skiljer sig mycket åt. Automatiserad dokumentbearbetning används främst för att digitalisera pappersdokument. Genom att skapa digitala kopior av pappersdokument kan de indexeras och göras sökbara i en databas. Detta är avgörande för organisationer som DMV, som är beroende av pappersdokumentation men behöver ha sina data digitaliserade.
Intelligent dokumentbearbetning är programvara för affärsprocesshantering som kan digitalisera och indexera pappersdokument, men kan även avgränsa värdefull information och skapa insikter från data i pappersdokument (eller andra typer) i stället för att bara datorisera åtkomsten till dem.
Hur väljer jag programvara för intelligent dokumentbearbetning?
Det finns några steg att gå igenom när du ska välja på den programvara för dokumentbearbetning som passar bäst för din organisation.
- Det första du måste göra när du väljer IDP är att identifiera vilka behov av databearbetning som din organisation har. Har företaget mest strukturerade eller ostrukturerade data? Vilket format lagras de flesta data i? Hur mycket av databearbetningen vill du automatisera?
- Sedan ska du bedöma vilka av dina data som passar bäst för dokumentbearbetning. Fundera över hur tidskrävande de olika datauppsättningarna är att bearbeta, och vilka som organisationen tjänar mest på att automatisera. De dokument som tar längst tid att bearbeta manuellt kan vara bra kandidater för IDP.
- När du har identifierat de arbetsflöden för dokumentbearbetning som du vill automatisera, är du redo att bestämma vilken programvara för dokumentbearbetning du behöver. Du bör fatta ditt beslut utifrån behovet av automatisering och vilka krav organisationen har på automatisk dokumentbearbetning. Här är några frågor du kan ställa dig själv:
- Hur snabbt kan lösningen för intelligent dokumentautomatisering implementeras?
- Hur lätt är det att underhålla programvaran?
- Vilken supportnivå erbjuder programvaruföretaget för sina dokumentautomatiseringstjänster?
- Kan tekniken för intelligent dokumentigenkänning i programvaran läsa alla dokument som din organisation vill bearbeta?
- Kommer noggrannheten i programvaran att i stor utsträckning minska antalet fel?
Användningsfall för intelligent dokumentbearbetning
IDP används inom många olika branscher. Här är några användningsfall för intelligent dokumentbearbetning:
- Ekonomiavdelningar kan automatisera leverantörsreskontrafunktioner, till exempel bearbetning av fakturor.
- Personalavdelningar kan bearbeta meritförteckningar, kontrollera arbetssökande och bearbeta medarbetarenkäter och andra HR-data med IDP.
- Myndigheter kan hantera tillstånd, utfärda e-dokument och bearbeta ansökningar med programvara för intelligent dokumentbearbetning.
- Försäkringsbolag kan använda automatisering av dokumentbearbetning för att bearbeta anspråk, upptäcka bedrägerier, prioritera försäkringspolicyer och effektivisera organisationens dokumentbearbetning.
- Juristfirmor kan bearbeta, arkivera och hantera juridiska data med större precision än vid manuell dokumentbearbetning genom att använda IDP.
Detta är bara några av de branscher där intelligent dokumentbearbetning används för att påskynda och förbättra arbetsflödena för databearbetning. Om du arbetar med rätt programvara erbjuder IDP en mängd tillämpningsområden och fördelar för de flesta organisationer.
Förenkla dokumentbearbetningen med Microsoft Power Automate
Genom att använda intelligent dokumentbearbetning i organisationen kan du samla in användbara data från dina dokument med färre fel som beror på den mänskliga faktorn, och till en lägre kostnad. Eftersom IDP gör att medarbetarna slipper tidsödande bearbetning av stora datavolymer, kan de i stället extrahera meningsfulla datainsikter i lättanvända och lättåtkomliga format.
IDP är bara en av de arbetsflödesautomatiseringar du kan uppnå med Power Automate, och som gör att personalen slipper monotona uppgifter och kan arbeta mer effektivt. Med dra och släpp-verktygen i Power Automate som kräver lite kodning kan du utveckla innovativa sätt för att få jobbet gjort.
Vanliga frågor och svar
Vad är intelligent dokumentbearbetning?
Intelligent dokumentbearbetning (IDP, Intelligent Document Processing) är en teknik för automatisering av arbetsflöden som skannar, läser, extraherar och organiserar meningsfull information från stora dataflöden.
Hur fungerar intelligent dokumentbearbetning?
Intelligent dokumentbearbetning använder intelligent teknik för dokumentigenkänning för att klassificera dokument, och bearbetar sedan sina data med hjälp av teknik för mönsterigenkänning. När dokumentet har bearbetats extraherar IDP-programvaran meningsfulla data och sammanställer dem till ett tillgängligt format.
Vilka är fördelarna med intelligent dokumentbearbetning?
Intelligent dokumentbearbetning har visat sig kunna öka noggrannheten, effektiviteten och hastigheten vid databearbetning för organisationer i olika branscher.
Vad är skillnaden mellan intelligent dokumentbearbetning och automatiserad dokumentbearbetning?
Automatiserad dokumentbearbetning används främst för att digitalisera pappersdokument. Intelligent dokumentbearbetning bearbetar många olika typer av dokument och strukturerar deras relevanta data, vilket innebär att man slipper databearbetning som utförs av människor.
Hur kan jag implementera en programvara för intelligent dokumentbearbetning?
Implementeringen av programvara för intelligent dokumentbearbetning börjar med en utvärdering av dina arbetsflöden för dokumentbearbetning, där du tar reda på vilka som kan automatiseras. När du vet vilka dokument du vill automatisera, bör du identifiera vilka arbetsflöden som kräver högst noggrannhet och inleder automatiseringen med dem.
Vad finns det för exempel på användningsfall för intelligent dokumentbearbetning?
Intelligent dokumentbearbetning kan användas inom alla branscher, från försäkringsbolag till myndigheter, för att göra bearbetningen av olika typer av data snabbare och bättre.