Affärsprocesstyrningens sex steg

Genomför processförändring som levererar löpande värde

Inga affärsprocesser liknar varandra, men alla har nästan ett konstant flöde. Ledare och grupper justerar ibland processerna i farten, andra gånger definierar de om dem helt och hållet. Affärsprocesshantering (BPM) hjälper till med hur organisationer ser till att alla affärsprocessändringar är de rätta.

Genom effektiva BPM-initiativ kan företaget implementera mer effektiva och flexibla processer. Ta snabbare och mer exakt reda på var arbetsflödesautomatisering och annan innovativ teknik bör distribueras. Och även uppnå kontinuerlig förbättring av affärsprocessen genom övervakning och analys.

BPM-initiativ som driver meningsfulla förändringar omfattar i allmänhet följande steg i affärsprocesshanteringen: planering, utformning, modellering, implementering, övervakning och optimering.

Dessa sex steg i affärsprocesshanteringen är BPM-livscykeln. BPM-livscykeln är en strukturerad och cyklisk metod som baseras på bästa praxis och är ett praktiskt ramverk för att modernisera drift-, hanterings- och supportprocesser.

Steg ett: Planera strategin

Samarbeta först med ledningen för att skapa en affärsprocesshanteringsstrategi som stöder företagets viktiga affärsmål. Företag vill investera i lågriskprojekt med stor genomslagskraft som levererar mätbara resultat i linje med nyckeltalen.

Titta närmare på affärsområdena där utvecklingen att uppnå företagets mål går långsammare eller stannat upp. Definiera grovt vad som behöver ändras och hur genom att kategorisera associerade affärsaktiviteter till en av de tre huvudtyperna av affärsprocesshantering:

• Människocentrerad BPM. En människocentrerad process saknar i stort automatisering och handlar om personer. Vissa beslut, godkännanden och andra processuppgifter utförs unikt av anställda medarbetare, kunder och andra personer. I dessa fall bör BPM förse personer med välutformade programgränssnitt samt aviserings- och spårningsfunktioner.
  
  Exempel på människocentrerad BPM är exempelvis anställningsprocesser där personalavdelningen arbetar med chefer för att annonsera lediga platser, fråga efter referenser och intervjua kandidater. En annan instans är processer för kundklagomål som hanteras av kundtjänstrepresentanter.
• Dokumentcentrerad BPM. Processer som innefattar pappers- och elektroniska dokument måste hanteras med försiktighet och enligt företagets, branschens och myndigheternas krav. Dokumentcentrerad BPM använder ofta arbetsflödesautomatisering för att öka effektivitet och precision med bibehållen efterlevnad.
  
  Dokumentintensiva exempel på BPM finns på juridiska avdelningar, ekonomi- och inköpsavdelningar samt andra avdelningar som dirigerar kontrakt och avtal till flera personer för granskning och godkännande. Ett annat exempel är vårdorganisationer som använder elektroniska journaler.
• Integrationscentrerad BPM. Den här kategorin fokuserar på att integrera och automatisera system som hanterar företagsresurser (ERP), kundrelationer (CRM) och HRMS-program (Human Resource Management System). Integrationscentrerad BPM ger alla snabb åtkomst till program, data och tjänster genom anslutningsprogram och API:er, vilket gör användarna mer produktiva och nöjda.
  
  Integrationscentrerade BPM-exempel omfattar marknadsföring och försäljningsteam som använder sammanlänkade kampanjer, leadanalys och CRM-verktyg för att dela detaljerad information om potentiella och befintliga kunder.

Steg två: Utforma och mappa optimala processer

När du har definierat de strategiska målen tydligt och har företagets stöd, måste du analysera och mappa varje process avsedd för förbättring. Identifiera viktiga processhändelser, de manuella och automatiska uppgifterna som krävs för var och en, personerna som utför dem, tidslinjer och tekniken som används. Sök efter flaskhalsar och förseningar, redundanta och onödiga uppgifter samt områden som kännetecknas av för höga kostnader och mänskliga misstag, missnöjda kunder eller bristande efterlevnad.

När du känner till den aktuella situationen använder du sedan insikterna till att skapa nya verksamhetskrav för processen. Utforma och mappa sedan en optimal situation. Brainstorma olika sätt att lösa problem. Skissa måtten som spårar affärsprocessens förbättring. Be processens intressenter, vars deltagande är av största betydelse för projektets resultat, att samla in utvärderingsdata och ge synpunkter på utformningen.

Företaget vill kanske införa en metod för förbättring av affärsprocessen tidigt i BPM-insatserna för att ytterligare strukturera metoder och skapa ett gemensamt syfte. Trots att affärsprocessförbättringsmetoder har olika principer och tekniker försöker alla eliminera slöseri, ta bort hinder, förbättra samarbete och driva kulturell förändring.

Vanliga metoder för att förbättra affärsprocessen inkluderar:

• Agil hantering
• Kaizen
• Lean management
• Sex sigma
• TQM

Dra även nytta av processutvinning, processmappning och andra programvara för affärsprocesshantering för att snabbt analysera och visualisera arbetsflöden. På samma sätt kan intelligenta BPMS-lösningar (iBPMS) förbättra arbetsflödena med funktioner för molnet, AI och stordataanalys.

Steg tre: Modell- och testprocessflöden

Det här steget testar den perfekta designen. Bygg en prototypmodell som representerar alla processaktiviteter, affärsregler och dataflöden digitalt. Kör sedan simuleringar mot modellen med olika variabelkombinationer, till exempel tid, kostnader och resurser. Fortsätt sedan grundat på resultaten justera och testa modellen, ändra befintliga arbetsflöden eller skapa nya för att uppnå optimala affärsresultat.

Simuleringsmodeller är ett kostnadseffektivt sätt att analysera hur en process presterar under olika förhållanden. BPMS-verktyg som automatiserar modellering, testning och analys kan avsevärt förenkla det här steget. De kan även hjälpa företaget att snabbt få reda på hur en design måste förbättras innan förändringar i arbetsmiljön implementeras.

Steg fyra: Implementera förbättringar

Du är redo att lanserade den optimerade processen. Börja med en konceptlösning där en liten grupp testar processen. Använd sedan deras synpunkter till att utveckla processen. Dra nytta av fördefinierade BPMS-mallar och anslutningsprogram för att utveckla intuitiva användargränssnitt för nyligen automatiserade och integrerade processer.

Innan du startar processen i den större organisationen måste du upprätta planer och resurser för projekt- och ändringshantering. Överför team på lämpligt sätt för att rätta till de första problemen, undvika driftavbrott och främja införande. Slutför även mätningarna och använd business intelligence-verktyg (BI) för att skapa instrumentpaneler och generera rapporter som ger insikter i realtid eller nära realtid.

Uppdatera jobbrollerna och ansvarsområdena som en del av ändringshanteringsplanen och utbilda medarbetarna. Meddela berörda kunder och leverantörer och erbjud support.

Steg fem: Övervaka och spåra prestandavärden

I den här fasen av BPM-livscykeln identifierar du potentiella områden för ytterligare ändringar genom att övervaka data som genererar prestandamåtten. Beroende på målen kan du undersöka den nya processeffektivitetens olika aspekter närmare, till exempel hur väl:

• Ett arbetsflöde pågår i en process.
• En process pågår inom den större organisationen.
• En process fungerar i en teknisk synvinkel.

Tala även med intressenter för mer information om tids- och kostnadsbesparingar, både uppnådda och potentiella, och upptäck flaskhalsar.

Använd BI-verktyg när du vill generera, visualisera och rapportera mätvärden, jämföra statistik med branschens riktmärken och utvärdera hur de står sig mot organisationens KPI:er. Det går återigen att använda BPMS-lösningar för att underlätta datainsamling och simuleringsmodellering. Övervaka prestanda så regelbundet som möjligt för att säkerställa att BPM-insatsen fortsätter uppfylla sitt syfte och stödja organisationens övergripande affärsmål.

Steg sex: Optimera grundat på nya insikter

Övervakningen och spårningen har genererat en mängd användbara insikter. Det är nu dags att använda den här informationen för att intensifiera arbetet med att förbättra affärsprocessen. Genom kontinuerlig iteration och innovation fortsätter du att förfina processen och arbetsflödena för att effektivisera driften ytterligare. Du får ofta fler möjligheter till automation, standardisering och integration.

Strävan att skapa ett större affärsvärde upphör aldrig och inte heller processövervakning och optimering av aktiviteter. Affärsstrategier, marknadsförhållanden och myndighetskrav fortsätter ändras och processerna måste anpassas därefter.

Starta BPM-livscykeln på nytt om det finns omständigheter som kräver viktiga uppdateringar. Nu har företaget antagit affärsprocesshanteringens faser som sin egna. Ledare och processintressenter kan samlas för att skapa en strategi för nya initiativ.