En person talar i telefon och tittar på en bärbar dator

6 fördelar med automatisering av affärsprocesser

När ditt företag varje dag bearbetar stora mängder data och hanterar många uppgifter kan det vara svårt att minska antalet fel, förseningar och ineffektiva affärssystem. Med intuitiva programvaror som automatisering av affärsprocesser kan ditt företag få konkurrensfördelar på både kort och lång sikt genom att automatisera den dagliga driften.

Vad är automatisering av affärsprocesser?

Automatisering av affärsprocesser (BPA, Business Process Automation) är en automatisering av dagliga, repeterbara affärsprocesser som vanligtvis utförs manuellt. Med BPA kan du utföra repetitiva arbetsuppgifter och snabbt och effektivt gå över till papperslösa processer, oavsett om det gäller enkla kundåtgärder eller arbetsflöden med flera nivåer. Jobb där man hanterar stora mängder rådata och dokumentation, till exempel produktutveckling, försäljning och HR, automatiseras. Genom att lägga till programvara för affärsprocesshantering kan du hantera alla de nya arbetsflöden som skapas med den nya automatiseringen av affärsprocesser och göra organisationen ännu mer effektiv.

Fördelarna med att implementera en BPA-lösning

När du förstår vilka processer som kan automatiseras och hur du skapar ett dynamiskt arbetsflöde för ditt team kan du dra nytta av automatiseringsprogramvaran. De viktigaste fördelarna med att automatisera affärsprocesserna är följande:

1. Förbättrad effektivitet och produktivitet

När du lägger till en ny automatiseringslösning som eliminerar möjligheterna till misstag blir verksamheten omedelbart mer effektiv. Genom avlägsna de krångliga manuella processer som utförs dagligen slipper du flaskhalsar och kan använda fler affärsprocesser på hög nivå mellan affärsenheter, team och alla medarbetare i organisationen.

2. Kortare tid och lägre kostnader

Automatiseringen bidrar till att minska företagets kostnader och öka lönsamheten, i synnerhet när det gäller områden där man använder manuella pappersprocesser. Eftersom automatiseringen gör att den interna verksamheten går snabbare är det enkelt att spara tid och pengar på de resurser som tidigare behövdes för de här processerna. De här medarbetarna kan nu ägna sig åt viktigare uppgifter.

3. Enkel hantering av data och dokument

När du använder manuella processer är det enkelt att förlora kontrollen över skriftlig kommunikation, kalkylblad och andra dokument, oavsett om de skrivs ut eller skickas som e-postmeddelanden. Och om du måste flytta information eller beräkna mellan olika datakällor finns det större risk för mänskliga misstag och att det tar längre tid. Processautomatisering betyder att alla dokument och alla data finns på en enda plats, vilket effektiviserar dokumenthanteringen så att det blir enkelt att ordna och hämta dokument.

4. Synlighet och transparens

Du behöver inte ge ditt team ytterligare support, eftersom automatiseringslösningar garanterar att regelverken följs och att styrningen genomdrivs. Med funktionerna för datainsamling, rapportering och analys kan du visa instrumentpaneler där du ser vad alla arbetar med för tillfället, så att du kan fatta mer välinformerade beslut.

5. Processtandardisering och efterlevnad

Automatiseringsprocesser har strikta riktlinjer för vem som kan göra ändringar och uppdatera dokument, men det kan hända att dina teammedlemmar inte följer dem. Med BPA behöver du inte oroa dig för att missa steg i processen, eftersom processen redan är inbyggd i systemet. Du kan skapa effektiv digital arbetsflödesautomatisering som säkerställer att rätt information dirigeras till rätt person i rätt tid. Det betyder också att företagen kan hålla koll på vem som använder vilka data, genom att information om namn, datum och tilldelning loggas. Eftersom den här informationen dokumenteras underlättas redovisningsspårningen och det blir enklare att uppvisa efterlevnad.

6. Förbättrad medarbetar- och kundnöjdhet

Eftersom medarbetarna kan få stora delar av sitt dagliga arbete utfört utan fel blir det enklare för dem att acceptera en automatiserad lösning. Automatiseringen bidrar till en problemfri miljö där medarbetarna kan växa. Godkännandena går snabbare, vilket betyder att medarbetarna kan fokusera på viktigare projekt som motiverar och förnyar affärsbesluten. Och som extra bonus får du nöjdare kunder. Eftersom kunderna får mer exakta och enhetliga data blir de nöjdare med slutprodukten och slutresultaten.

Börja effektivisera med Microsoft Power Automate

Genom att använda en ny processautomatisering kan du göra ditt arbete kostnadseffektivt, effektivt och mindre felbenäget. BPA är ett holistiskt sätt att optimera affärsprocesserna, och om du lägger till programvara som exempelvis ett verktyg för robotstyrd processautomation (RPA) kan det hjälpa dig automatisera de regelbaserade processer som vanligtvis krävs i början av en process.

Nyckeln till att balansera fördelarna med BPA och RPA är att hitta en lösning som alla enkelt kan anpassa utan att det stör de nuvarande affärsstrategierna. Power Automate bygger skalbara, tidsbesparande arbetsflödesautomatiseringar som kan hantera alla enskilda jobb, så att du kan slutföra ett stort antal omständliga uppgifter på kort tid.