Kako da postignete više uz automatizaciju toka posla

Šta je automatizacija toka posla?

Kad god u poslu naiđete na ručne zadatke koji se ponavljaju, možete da koristite automatizaciju toka posla. Automatizacija toka posla je postupak korišćenja logike zasnovane na pravilima u cilju eliminisanja ručnih procesa potrebnih za dovršavanje zadataka. Pored digitalizacije i optimizacije poslovnih procesa zasnovanih na upotrebi papira, pojednostavljivanjem tokova posla možete da uštedite vreme potrebno za dovršavanje zadataka, smanjite broj grešaka i pomognete zaposlenima da se fokusiraju na posao koji je više strateški orijentisan i ima veću važnost.

Automatizacija toka posla je srž modernog upravljanja poslovanjem. Kako sve više preduzeća počinje da uključuje automatizaciju u svoje poslovne procese i shvata njene prednosti, tržište automatizacije toka posla samo će nastaviti da raste. Budući da tehnologija postaje sve sofisticiranija, sve više preduzeća će koristiti automatizaciju toka posla za kreiranje pojednostavljenih, efikasnih načina rada, što će dovesti do promena u mnogim delatnostima i omogućiti stvaranje konkurentne prednosti na tržištima.

Efikasna automatizacija toka posla u pet jednostavnih koraka

Uz odgovarajući softver, automatizacija ručnih procesa može biti jednostavna i izuzetno korisna. Da biste efikasno eliminisali nedelotvorne ručne zadatke i transformisali način na koji vaše preduzeće funkcioniše, potrebno je da znate koji vas procesi koče.

Koristite ovih pet jednostavnih koraka za automatizaciju tokova posla:

1. Izaberite svoje procese. Identifikujte neefikasne, preterano komplikovane ili preskupe procedure. Rangirajte ih i odaberite glavne kandidate za automatizaciju.
2. Informišite se. Kako su druge organizacije automatizovale slične procese? Razmotrite svoje opcije vezane za pravljenje i primenu automatizovanih tokova posla – da li ćete angažovati IT stručnjake ili projektanti amateri iz vašeg preduzeća mogu da koriste alatke za automatizaciju radnog mesta koje zahtevaju malo programiranja kako bi pravili sopstvene moćne automatizovane tokove posla?
3. Upravljajte promenama i podstaknite usvajanje. Nakon pokretanja novih tokova posla, važno je da se uverite da ih zaposleni u čitavom preduzeću usvajaju – što više ljudi koristi automatizovane tokove posla, to će biti efikasniji.
4. Komunicirajte sa zaposlenima i obučavajte ih. Pobrinite se da svi znaju da postoje nove alatke koje će im olakšati rad. Obezbedite im dokumentaciju i obuku uz koje će usvajanje biti lakše.
5. Procenjujte i usavršavajte. Odmah počnite da merite uspeh novih procesa. Praćenjem unapred određenih indikatora ključnih performansi (KPI-jeva), delotvornost novih automatizovanih tokova posla postaće jasna i moći ćete da izvršite odgovarajuća prilagođavanja.

Podstaknite izuzetnost pomoću softvera za automatizaciju toka posla

Sada kada znate šta je automatizacija toka posla, razmislite o tome kako možete da je postignete i koju vrednost ćete na taj način ostvariti. Najlakši način da uvedete automatizaciju toka posla u svoje preduzeće jeste pomoću softvera za automatizaciju toka posla ili pomoću usluge za automatizaciju toka zasnovane na oblaku.

Dajte moć pravim ljudima

Ove tehnologije daju sposobnost razvijanja inovativnih tokova posla ljudima koji najbolje poznaju vaše poslovanje: vašim zaposlenima, koji imaju iskustvo iz prve ruke sa procesima koji se mogu ubrzati i poboljšati automatizacijom. To ne mora da bude teško. U većini preduzeća, skoro svaki zaposleni može pomoću tehnologije za automatizaciju sa malo programiranja ili bez programiranja da kreira moćne tokove posla.

Važno je da potražite rešenje za automatizaciju toka posla koje je intuitivno, jednostavno za korišćenje i fleksibilno. Idealno bi bilo da imate tehnologiju sa unapred napravljenim konektorima koja vam omogućava da u svoje radne tokove uvrstite veliki broj aplikacija. Drugi način optimizacije poslovnih procesa jeste korišćenje tehnologije za razvoj aplikacija sa malo programiranja koja će pomoći inženjerima, običnim poslovnim korisnicima ili rukovodiocima u preduzeću da kreiraju aplikacije za mobilne uređaje koje su im potrebne kako bi ostali povezani, produktivno radili i ispunjavali mogućnosti za poslovanje, bez potrebe za oslanjanjem na profesionalne programere.

Tokovi posla u oblaku

Imajte na umu da alatke za automatizaciju zasnovane na oblaku nude prednosti u odnosu na lokaciju verziju takvih alatki, na primer, poboljšanu skalabilnost i visok stepen bezbednosti. Takođe, softver za automatizaciju toka posla treba da radi zajedno sa postojećim alatima za poslovnu analitiku u vašem preduzeću, što olakšava nadgledanje učinka automatizovanih tokova posla.

Konačno, softver za automatizaciju toka posla sa mogućnostima za mobilne uređaje omogućiće zaposlenima da bezbedno automatizuju tokove posla sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme.

Kako to funkcioniše

Pomoću automatizacije toka posla korisnici podešavaju aktivator niza radnji. Na primer, kada se zaposli novi radnik, može se kreirati automatizovani tok posla koji tom zaposlenom odmah šalje poruku dobrodošlice i vodi ga kroz postupak ispravnog popunjavanja papirologije za nove zaposlene.

Korisnici definišu niz zadataka koji su neophodni za obavljanje uobičajenih poslovnih procesa. Nakon definisanja, automatizovani tok posla izvršiće dodeljene radnje svaki put kada se pojavi navedeni aktivator.