Osoba koja drži prezentaciju

Kako da postignete više uz automatizaciju toka posla

Od zaposlenih u korisničkoj podršci do izvršnih direktora, gotovo svi stručnjaci troše preveliki deo radnog dana – do pola radnog dana – na neproduktivne, suvišne, ručne procese koji mogu da se automatizuju. Rutinski, zadaci koji oduzimaju puno vremena čine da zaposleni na svim nivoima budu manje efikasni, ali pametna preduzeća koriste automatizaciju toka posla kako bi se svima pomoglo da rade efikasnije.

Automatizacija toka posla je srž modernog upravljanja poslovanjem, a njegova osnova su kontinuirano unapređivanje tehnologije i brze inovacije. Kako sve više preduzeća počinje da uključuje automatizaciju u svoje poslovne procese i razume njene prednosti, tržište automatizacije toka posla može samo da raste. Tehnologija postaje sve rasprostranjenija i sofisticiranija i sve više preduzeća će koristiti automatizaciju toka posla za kreiranje pojednostavljenih, efikasnih načina rada, prekidanjem mnogih delatnosti i stvaranjem konkurentne prednosti na svojim tržištima.

Šta je automatizacija toka posla?

Ako koristite softver za automatizaciju toka posla koji je odgovarajući za vaše preduzeće, ručne procese kao što su unos podataka, ažuriranje društvenih mreža i odgovori na e-poruke možete zameniti pojednostavljenim, automatizovanim tokovima posla koji štede vreme, smanjuju broj grešaka zbog čega ćete provoditi manje vremena u ispravljanju grešaka i pomoći zaposlenima da se usredsrede na poslove koji će imati veći uticaj i stratešku vrednost.

Pomoću automatizacije toka posla možete da digitaliztujete i optimizujete čak i procese zasnovane na papirologiji poslovni procesi poput naručivanja inventara ili odgovaranja na zahteve za odobrenja. Svuda gde se vaše preduzeće susreće sa ručnim zadacima koji se ponavljaju, možete da koristite automatizaciju toka posla kako biste te procese učinili uspešnijim.

Efikasna automatizacija toka posla u pet jednostavnih koraka

Uz odgovarajući softver, automatizacija ručnih procesa može biti jednostavna i izuzetno korisna. Da biste efikasno eliminisali nedelotvorne ručne zadatke i transformisali način na koji vaše preduzeće funkcioniše, potrebno je da znate koji vas procesi koče, da razumete koje su vaše mogućnosti za automatizaciju i da upravljate implementacijom, obezbedite obuku i merite uspeh.

Koristite ovih pet jednostavnih koraka za automatizaciju tokova posla:

  1. Sami izaberite procese. Identifikujte procese koji su neefikasni, previše komplikovani ili preskupi, a zatim ih rangirajte i odaberite najbolje kandidate za automatizaciju.
  2. Istražite. Kako su druge organizacije automatizovale slične procese? Razmotrite svoje izbore za kreiranje i primenu automatizovanih tokova posla – da li treba da angažujete IT stručnjake ili projektanti amateri u vašoj kompaniji mogu da koriste alatku za automatizaciju radnog mesta sa malo kodiranja kako bi kreirali sopstvene moćne automatizovane tokove posla?
  3. Upravljajte promenama i podstaknite usvajanje. Nakon pokretanja novih tokova posla, važno je da se uverite da su usvojeni u celom preduzeću – što više ljudi koristi automatizovane tokove posla, to će biti efikasniji.
  4. Komunicirajte sa svojim zaposlenima i obučite ih. Uverite se da svi znaju da su implementirani novi alati koji će im olakšati život na poslu. Navedite koja im je dokumentacija potrebna da bi usvajanje bilo lakše i kakva im obuka treba.
  5. Procenite i doradite. Odmah počnite da merite uspeh svojih novih procesa. Praćenjem unapred utvrđenih indikatora ključnih performansi, postaće jasno kakva je efikasnost automatizovanih tokova posla i moći ćete da izvršite odgovarajuća prilagođavanja.

Podstaknite izuzetnost pomoću softvera za automatizaciju toka posla

Sada kada znate šta je automatizacija toka posla, razmislite o tome kako možete da je postignete i koju vrednost će vam to pomoći da generišete. Najlakši način da uvedete automatizaciju toka posla u svoje preduzeće je pomoću softvera za automatizaciju toka posla ili pomoću usluge za automatizaciju toka zasnovane na oblaku.

Daje moć pravim ljudima

Ove tehnologije daju moć razvijanja inovativnih tokova posla ljudima koji najbolje poznaju vaše poslovanje: vašim zaposlenima, koji imaju iskustvo iz prve ruke sa procesima koji se automatizacijom mogu ubrzati i poboljšati. Ne mora da bude teško. U većini preduzeća, skoro svaki zaposleni može da bude projektant amater koji koristi tehnologiju za automatizaciju sa malo kodiranja ili bez kodiranja za kreiranje moćnih tokova posla.

Važno je da potražite rešenje za automatizaciju toka posla koje je intuitivno, jednostavno za korišćenje i fleksibilno. Idealno bi bilo da imate tehnologiju sa unapred napravljenim konektorima koja vam omogućava da u svoje radne tokove uvrstite veliki opseg aplikacija.

Drugi način za optimizaciju poslovnih procesa je korišćenje tehnologije za razvoj aplikacija sa malo kodiranja koja će pomoći inženjerima, običnim poslovnim korisnicima ili rukovodiocima u preduzeću kreirajte aplikacije za mobilne uređaje koje su im potrebne da ostanu povezani, da produktivno rade i da i ispunjavaju mogućnosti, bez potrebe za oslanjanjem na profesionalne programere.

Tokovi posla u oblaku

Imajte na umu da alatke za automatizaciju zasnovane na oblaku nude prednosti u odnosu na lokalnu opciju, kao što su poboljšana skalabilnost i visok stepen bezbednosti. Takođe, softver za automatizaciju toka posla treba da radi zajedno sa postojećim alatima za poslovnu analitiku u vašem preduzeću, što olakšava nadgledanje učinka automatizovanih tokova posla.

Konačno, softver za automatizaciju toka posla sa mogućnostima za mobilne uređaje omogućiće zaposlenima da bezbedno automatizuju tokove posla sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme.

Kako to funkcioniše

Pomoću automatizacije toka posla, korisnici podešavaju okidač za niz radnji. Na primer, kada se zaposli novi zaposleni, može se kreirati automatizovani tok posla koji tom zaposlenom odmah šalje poruku dobrodošlice i vodi ga kroz postupak ispravnog popunjavanja papirologije za nove zaposlene.

Korisnici definišu niz zadataka koji su neophodni za obavljanje uobičajenih poslovnih procesa. Nakon definisanja, automatizovani tok posla izvršiće dodeljene radnje svaki put kada se pojavi navedeni okidač.

Otkrijte bolje načine rada

Podstaknite svakog da koristi kreirana automatizovana rešenja kako bi radni dan bio maksimalno iskorišćen uz uslugu Microsoft Power Automate. Uposlite tokove – ono što se u usluzi Power Automate naziva automatizacija toka posla – kako biste svim zaposlenima pomogli da se oslobode zadataka koji se ponavljaju i oduzimaju puno vremena i kreirajte dinamičan radni prostor sa boljom strategijom.