Šta su to alatke za automatizaciju tokova posla?

Definicija softvera za automatizaciju tokova posla

Softver za automatizaciju tokova posla pojednostavljuje tradicionalno ručne i dosadne poslove i pomaže preduzećima da uštede vreme, smanje rizik od ljudske greške i povećaju produktivnost na radnom mestu. Automatizujući procese, softver omogućava timovima da se usredsrede na projekte sa većim uticajem umesto na ponavljajuće zadatke – i pruža vidljivost u tokove posla radi lakšeg prepoznavanja oblasti mogućnosti za poslovanje.

Automatizacija tokova posla pomaže preduzećima da preciziraju procese na nekoliko načina:

• Automatizacija i pokretanje zadataka.
• Poboljšanje efikasnosti i produktivnosti.
• Identifikovanje oblasti za obradu poboljšanja.
• Upravljanje tokovima posla i nadgledanje performansi.
• Podešavanje podsetnika.
• Održavanje sinhronizacije timova.
• Prikupljanje operativnih uvida.
• Optimizovanje korišćenja resursa.

Softver za automatizaciju tokova posla se pokreće na izvorima podataka i skupu pravila koja rukuju tim podacima, imitirajući ljudsku inteligenciju. Te alatke za tokove posla obični prate „ako/onda izraze“, sprovodeći pravilo „ako se desi A, onda uradi B“. Taj sistem logike zasnovane na pravilima opisuje radnje koje treba da prate događaj, što štedi vreme i novac, a usput smanjuje rizik od ljudskih grešaka.

Vrste alatki za automatizaciju tokova posla

Od unosa podataka do staranja o potencijalnim klijentima i računovodstva, alatke za automatizaciju tokova posla su osmišljene da smanje prekomerni posao i optimizuju procese. To doprinosi povećanju vremena i resursa u preduzeću i omogućava zaposlenima da se usredsrede na uticajnije projekte koji često iziskuju više rešavanja problema i kreativnog razmišljanja – nešto što čak i najbolji softver za automatizaciju tokova posla ne može da zameni.

Softver za automatizaciju toka posla je ključni deo upravljanje poslovnim procesima (BPM) i postoji nekoliko alatki za optimizaciju osnovnih funkcija u vašoj organizaciji i pojednostavljenje ručnih zadataka. Neki tipovi alatki za automatizaciju toka posla uključuju:

Upravljanje projektima

Možda najprepoznatljivija vrsta alatke za automatizaciju tokova posla, aplikacije za upravljanje projektima pomažu u povezivanju ljudi, podataka i drugih elemenata radi optimizovanja procesa. Te vrste alatki poboljšavaju saradnju i pomažu u definisanju, upravljanju i poboljšavanju radnog učinka više timova. Održavajući visoku vidljivost i otvorenu komunikaciju u projektima, procesi se izvršavaju sve lakše i efikasnije.

Prodaja i marketing

Alatke za tokove posla u prodaji i marketingu olakšavaju upravljanje podacima od potencijalnih i redovnih klijenata. Najbolje aplikacije koriste ugrađenu analitiku da lakše pronađu neefikasnosti i ubrzaju procese u više kanala, od e-pošte i SMS poruka do društvenih medija. Ove alatke za automatizaciju ne samo da ponavljaju isti zadatak svaki put; zapravo, mnoge od njih kreiraju tokove posla za slanje prilagođenog marketinškog sadržaja zasnovanog na ponašanju klijenata.

Korisnička služba

Alatke za tokove posla u korisničkoj službi pomažu u automatskom dodeljivanju tiketa agentima, šalju automatske odgovore na uobičajena pitanja i automatski označavaju tikete na osnovu postavljenog pitanja. Uz automatizaciju tokova posla za korisničku službu, preduzeća mogu brže da reše više problema klijenata, oslobađajući agente da se bave komplikovanijim problemima.

Finansije

Alatke za automatizaciju tokova posla u finansijama pomažu preduzećima da održavaju organizovane, usaglašene i konzistentne finansijske procese. Ove vrste tokova posla mogu da pomognu u svakodnevnim poslovima kao što su odobravanja budžeta, fakturisanje, zahtevi za kupovinu i troškove i računovodstvene evidencije.

Ljudski resursi

Alatke za tokove posla u ljudskim resursima pomažu u automatizaciji dokumentacije i smanjenju potrebe za administrativnim nadzorom, umanjujući rizik od greške i pružajući bolju podršku zaposlenima. Ove vrste alatki mogu pomoći u upravljanju novozaposlenima, rasporedima vremena, objavljivanjima poslova i zahtevima za odsustvo – što profesionalcima u odeljenju za ljudske resurse daje više vremena da se usredsrede na vredne zadatke.

Kako automatizacija tokova posla doprinosi vašoj organizaciji?

Bez obzira na to da li tražite način da automatizujete procese u finansijama, marketingu ili IT odeljenju, softver za automatizaciju tokova posla ublažava teret ručnih zadataka i štedi preduzeću značajno vreme, resurse i novac. Ove alatke za tokove posla ne samo da ubrzavaju procese za tim, nego i pomažu da se oslobodi vreme za najvažniji rad i usmerava buduće odlučivanje – radeći kao deo većeg softver za upravljanje poslovnim procesima rešenja.

Prednosti alatki za automatizaciju tokova posla

1. Manje grešaka

   Ručni unos podataka je zamoran i stvara mogućnost za male ljudske greške koje mogu da imaju velik uticaj na organizaciju, od netačnosti u knjiženju do netačnih faktura. Softver za tokove posla, s druge strane, koristi centralizovane podatke u realnom vremenu za izvršavanje administrativnih zadataka, smanjujući rizik od skupih grešaka.

2. Pojednostavljeni procesi

   Alatke za automatizaciju tokova posla povećavaju vidljivost procesa, smanjuju uska grla i održavaju tok projekata u pravom smeru. Pošto zadaci i prateće aktivnosti mogu da se dodele automatski, praćenje performansi i upravljanje njima je lakše, čime se smanjuju kašnjenja u procesu.

3. Poboljšana produktivnost

   Kada se zamorni i ručni poslovi automatizuju, timovi imaju više vremena i resursa da se usredsrede na projekte sa većim uticajem. Mnoge aplikacije za automatizaciju tokova posla poboljšavaju i ukupnu saradnju – tako da se manje vremena gubi na praćenje informacija, traženje dozvola ili vođenje neprekidne komunikacije.

4. Bolja komunikacija

   Jasno osmišljeni tokovi posla i automatska obaveštenja pomažu zaposlenima da ostanu usaglašeni i razumeju svoju ulogu u projektu. Tako se takođe olakšava međufunkcionalna saradnja i povećava pouzdanost u obavljanju zadataka, čime se obezbeđuje da svako teži ka istom cilju.

5. Opsežniji uvidi

   Izveštavanje u realnom vremenu sa boljom vizuelizacijom je ključna prednost automatizacije tokova posla. Korišćenje analitike podataka u procesima znači da organizacije mogu da prikupljaju pokazatelje učinka, identifikuju oblasti raznih mogućnosti i donose utemeljenije odluke o svom radu.

Kako da odaberete najbolje alatke za automatizaciju tokova posla za vaše poslovne potrebe

Kada birate najbolju alatku za automatizaciju tokova posla za svoju organizaciju, važno je da najpre proanalizirate tekuće procese, odredite uska grla i razumete koji timovi će koristiti alate. Kada steknete bolje razumevanje poslovnih potreba, pogledajte sledeće funkcije dok poredite različita rešenja:

• Interfejs prilagođen korisniku i jednostavna navigacija.
• Veštačka inteligencija i mašinsko učenje za inteligentnu obradu dokumenata (IDP).
• Besprekorna integracija sa nezavisnim alatkama i aplikacijama koje koristite svakodnevno.
• Prilagodljivi tokovi posla.
• Operativnost zasnovana na oblaku.
• Analitika podataka i izveštavanje u realnom vremenu.
• Poboljšana bezbednost i zaštita podataka.
• Skalabilnost za razvoj poslovnih potreba.

Primeri alatki za automatizaciju tokova posla u primeni

Vreme provedeno na jednostavnim postupcima kao što je odgovaranje na e-poštu, kreiranje zadataka ili kopiranje podataka sa jednog izvora na drugi može brzo da se nakupi. Ali podešavanjem automatizovanih tokova posla, preduzeća mogu drastično da povećaju efikasnost i vrate vrednost u osnovne operacije, od marketinga i finansija do ljudskih resursa.

Neki primeri alatki za automatizaciju tokova posla u primeni obuhvataju:

• Slanje automatskih praćenja i odgovora kada klijent popuni obrazac za kontakt.
• Slanje sekvenci e-poruka za staranje o potencijalnim klijentima nakon pokrenutog događaja.
• Automatsko fakturisanje klijentima za mesečna plaćanja.
• Kreiranje SLA stavki da bi se obezbedili blagovremeni odgovori na hitna pitanja.
• Nadoknada troškova zaposlenima.
• Slanje podsetnika o rokovima i odobrenja.
• Automatsko dodeljivanje zadataka i projekata članovima tima.
• Priprema novih zaposlenih.
• Odobravanje zahteva za odmor.