Šta je inteligentna obrada dokumenata?
Zasićenost podacima je dostigla svoje granice. Organizacije danas često imaju toliko podataka da je teško razlikovati šta su vredne informacije, a šta bezvredne. Dubinska analiza ogromne količine podataka za sticanje operativnih uvida može da bude skupa i dugotrajna. Tu na snagu stupa inteligentna obrada dokumenata ili IDP.
Inteligentna obrada dokumenata (IDP) je tehnologija za automatizaciju toka posla koja skenira, čita, izdvaja, kategorizuje i organizuje smislene informacije iz velikih tokova podataka u pristupačne formate. Ova tehnologija može da obradi više različitih tipova dokumenata: papirne dokumente, PDF dokumente, Word dokumente, unakrsne tabele i mnoštvo drugih formata. Primarna funkcija IDP-a je izdvajanje vrednih informacija iz velikih skupova podataka bez ljudskog truda.
Postoji nekoliko prednosti automatizovanja obrade dela vaših dokumenta putem IDP-a. Putem veštačke inteligencije, IDP može da eliminiše potrebu za ručnim unosom podataka i radnicima koji rade na obradi. To ne samo da povećava brzinu kojom podaci mogu da se obrade, već smanjuje troškove toga – istovremeno smanjujući mogućnost ljudske greške radi veće efikasnosti.
Moderne organizacije obično imaju velike količine tri tipa podataka: strukturirane, nestrukturirane i polustrukturirane. Strukturirane podatke organizuju i lakše čitaju ljudi koji obrađuju podatke. Sa druge strane, nestrukturirani podaci oduzimaju mnogo vremena za obradu i analizu. Polustrukturirani podaci su kategorija između. Rešenja za inteligentnu obradu dokumenata mogu da automatizuju obradu podataka za strukturirane, nestrukturirane i polustrukturirane podatke.
Na koji način inteligentna obrada dokumenata funkcioniše?
Postoji nekoliko koraka za inteligentnu obradu dokumenata.
Počinje sa inteligentnim prepoznavanjem dokumenata, kada IDP koristi složenu tehnologiju veštačke inteligencije radi opsežnog učenja za skeniranje dokumenata i njihovu klasifikaciju. Ova tehnologija može da se obuči na do 190 jezika i može da čita i tumači dokumente na sličan način na koji bi to radio radnik za obradu podataka.
Nakon klasifikacije podataka, softver za inteligentnu automatizaciju dokumenata počinje da izdvaja podatke koji su vredni za vašu organizaciju. Izdvajanje se postiže putem tehnologije kognitivne veštačke inteligencije koja identifikuje određene delove podataka iz većeg dokumenta. IDP zatim organizuje relevantne podatke i prikazuje ih u lako dostupnom formatu.
Ako vaša organizacija ima velike količine strukturiranih, polustrukturiranih ili nestrukturiranih podataka, inteligentna obrada dokumenata je investicija koju vredi razmotriti kao deo vaše strategije za upravljanje poslovnim procesima.
Prednosti inteligentne obrade dokumenata
Pokazalo se da inteligentna obrada dokumenata poboljšava poslovne procese i povećava efikasnost tima. Evo nekoliko ključnih prednosti automatizacije obrade dokumenata:
- Povećajte preciznost obrade uz inteligentnu obradu dokumenata. Stopa grešaka za ljudsku obradu podataka je mnogo veća nego za IDP.
- Smanjite troškove obrade dokumenata automatizacijom nekih tokova posla. Ručna obrada dokumenta u proseku košta od 6 do 8 dolara po dokumentu. Trošak automatizovane obrade dokumenata po dokumentu je znatno manji od toga.
- Povećajte produktivnost zaposlenih tako što ćete im ponuditi mogućnost da urade posao koji ima veći uticaj. Bez potrebe da besmisleno obrađuju dokumente koji oduzimaju vreme, zaposleni su slobodni da svoju pažnju usmere na druge zadatke.
U čemu je razlika između inteligentne obrade dokumenata i automatizovane obrade dokumenata?
Automatizovana obrada dokumenata je povezana sa IDP tehnologijom, ali se od nje veoma razlikuje. Automatizovana obrada dokumenata se prvenstveno koristi za digitalizaciju papirnih dokumenata. Kreiranje digitalnih kopija papirnih dokumenata omogućava da se oni indeksiraju i da postanu pretraživi unutar baze podataka. Ovo je od kritičnog značaja za organizacije koje se oslanjaju na papirnu dokumentaciju, kao što je DMV, ali im je potrebno da digitalizuju podatke.
Inteligentna obrada dokumenata je softver za upravljanje poslovnim procesima koji može da digitalizuje i indeksira papirne dokumente, ali ide i nekoliko koraka dalje od toga u razdvajanju vrednih informacija i pružanju uvida u podatke u papirnim dokumentima (ili dokumentima bilo kog drugog tipa), umesto da samo omogući kompjuterizovani pristup njima.
Kako odabrati softver za inteligentnu obradu dokumenata?
Postoji nekoliko koraka pri izboru najboljeg softvera za inteligentnu obradu dokumenata za vašu organizaciju.
- Prvi korak pri izboru IDP-a je identifikovanje potreba za obradom podataka vaše organizacije. Imate li više strukturiranih ili nestrukturiranih podataka? U kom formatu se nalazi većina vaših podataka? Koji deo obrade podataka želite da automatizujete?
- Zatim bi trebalo da procenite bi vaši podaci bili idealni za inteligentnu obradu dokumenata. Razmislite o tome koliko je svaki od skupova podataka vremenski zahtevan za obradu i automatizacija kog od njih bi donela najviše koristi vašoj organizaciji. Dokumenti čija ručna obrada najduže traje mogu biti dobri kandidati za IDP.
- Kada identifikujete tokove posla za obradu dokumenata koje želite da automatizujete, spremni ste da izaberete softver za inteligentnu obradu dokumenata. Odluku treba da donesete na osnovu potrebe za automatizacijom i zahteva koje vaša organizacija ima za automatizovanu obradu dokumenata. Evo nekih pitanja koja možete postaviti kako biste doneli informisanu odluku prilikom izbora:
- Koliko brzo rešenje za inteligentnu automatizaciju dokumenata može da se implementira?
- Kako se jednostavno softver može održavati?
- Koji nivo podrške softverska kompanija pruža za svoje usluge inteligentne automatizacije dokumenata?
- Da li tehnologija inteligentnog prepoznavanja dokumenata u softveru može da pročita sve dokumente koje vaša organizacija želi da obradi?
- Da li će se tačnost softvera značajno smanjiti stopu grešaka?
Primeri upotrebe inteligentne obrade dokumenata
IDP se koristi u svim delatnostima. Evo nekih primera inteligentne obrade dokumenata:
- Finansijska odeljenja mogu da automatizuju funkcije za dugovanja, kao što je obrada faktura.
- Odeljenja ljudskih resursa mogu da obrađuju radne biografije, vrše skrining zaposlenih i obrađuju ankete zaposlenih i druge HR podatke uz IDP.
- Vladine agencije upravljaju dozvolama, izdaju e-dokumenta i obrađuju prijave pomoću softvera za inteligentnu obradu dokumenata.
- Osiguravajuće kuće koriste automatizovanu obradu dokumenata za obradu zahteva, otkrivanje prevara, trijažu polisa osiguranja i ubrzavanje obrade dokumenata organizacije.
- Advokatske firme uz IDP mogu da obrađuju, arhiviraju pravne podatke i da upravljaju njima uz veću tačnost nego što je to slučaj sa ručnom obradom dokumenata.
Ovo su samo neki od sektora u kojima se inteligentna obrada dokumenata koristi za ubrzavanje i poboljšanje tokova posla za obradu podataka. Ako radite sa pravim softverom, IDP ima širok spektar primene i prednosti za većinu organizacija.
Pojednostavite obradu dokumenata uz Microsoft Power Automate
Uz korišćenje inteligentne obrade dokumenata u organizaciji moći ćete da prikupljate korisne podatke iz dokumenata uz manje ljudskih grešaka, po nižoj ceni. Dok IDP oslobađa vaše zaposlene od zamorne obrade velikih količina podataka, izdvojiće smislene uvide u podatke za vas u jednostavnim, pristupačnim formatima.
IDP je samo jedna od automatizacija toka posla koje omogućava usluga Power Automate koja eliminiše zadatke koji se ponavljaju i čini rad efikasnijim. Pomoću alatki za prevlačenje i otpuštanje koje zahtevaju malo programiranja, Power Automate može da vam pomogne da kreirate inovativne načine za obavljanje posla.
Najčešća pitanja
Šta je inteligentna obrada dokumenata?
Inteligentna obrada dokumenata (IDP) je tehnologija za automatizaciju toka posla koja skenira, čita, izdvaja i organizuje smislene informacije iz velikih tokova podataka.
Na koji način inteligentna obrada funkcioniše?
Inteligentna obrada dokumenata koristi tehnologiju inteligentnog prepoznavanja dokumenata za klasifikovanje dokumenata, a zatim obrađuje podatke iz njih tehnologijom prepoznavanja obrazaca. Nakon obrade dokumenta, IDP softver izdvaja smislene podatke i sklapa ih u pristupačan format.
Koje su prednosti inteligentne obrade dokumenata?
Pokazalo se da inteligentna obrada dokumenata povećava tačnost, efikasnost i brzinu obrade podataka za organizacije u svim delatnostima.
U čemu je razlika između inteligentne obrade dokumenata i automatizovane obrade dokumenata?
Automatizovana obrada dokumenata se prvenstveno koristi za digitalizaciju papirnih dokumenata. Inteligentna obrada dokumenata u potpunosti obrađuje mnoge različite tipove dokumenata i organizuje relevantne podatke iz njih i na taj način eliminiše potrebu za obradom podataka od strane ljudi.
Kako da implementiram softver za obradu dokumenata?
Implementacija softvera za inteligentnu obradu dokumenta počinje procenom tokova posla za obradu dokumenata da bi se utvrdilo koji od njih mogu da se automatizuju. Kada znate koje dokumente želite da automatizujete, treba da identifikujete tokove posla koji zahtevaju najviši nivo tačnosti i započnete automatizaciju sa njima.
Koji su primeri slučajeva upotrebe za inteligentnu obradu dokumenata?
Inteligentna obrada dokumenata može da se koristi u svim delatnostima, od osiguravajućih kuća do agencija državnih institucija, za ubrzavanje i usavršavanje obrade više različitih tipova podataka.