Šta je upravljanje poslovnim procesima?

Otključajte prednosti BPM-a

Pre nego što započnete sa izradom BPM strategije, važno je da razumete zašto su efikasni poslovni procesi važni, kao i različite vrste poslovnih procesa, ko je za njih odgovoran unutar kompanije i u rešavanju kojih problema BPM može da vam pomogne.

Upoznajte poslovne procese

Poslovni proces je serija zadataka koji se ponavljaju koji se rade određenim redosledom radi postizanja rutinskog cilja. Poslovni procesi mogu trajati nekoliko minuta ili nedelja i uključuju aktivnosti jednostavne poput zahteva za odmor zaposlenih ili složene kao logistika lanca snabdevanja. Učinkoviti, efikasni procesi pomoći će u poboljšanju produktivnosti zaposlenih, angažovanja klijenata i svih ostalih aspekata vašeg poslovanja. Neefikasni, nefunkcionalni procesi dovode do frustriranih zaposlenih, nepotrebnih troškova, nezadovoljnih klijenata i na kraju, gubitka prihoda.

Poslovne procese možete podeliti u tri glavne kategorije:

• Operativni procesi pokrivaju osnovnu delatnost i određene tokove vrednosti kao što su porudžbine klijenata, kreiranje naloga i optimizacija proizvodnje.
• Procesi upravljanja obuhvataju stvari poput korporativnog upravljanja, budžeta i procesa rada ljudskih resursa.
• Procesi podrške podržavaju veće procese u oblastima poput računovodstva, zapošljavanja i tehničke podrške.

Automatizacijom svih tipova poslovnih procesa možete da poboljšate efikasnost, smanjite rizik i održite bolji strateški fokus preduzeća.

Izgradite svoj BPM tim

Zaposleni koji su odgovorni za bilo koji poslovni proces nazivaju se vlasnicima poslovnih procesa. Pošto upravljaju procesom od početka do kraja, razumeju kako on utiče i kako na njega utiču procesi koji dolaze pre i posle njega. Davanje vlasništva nad diskretnim poslovnim procesima ključnim zaposlenima koji rade sa drugim odeljenjima može da podstakne više razumevanja i dovede do boljeg BPM-a u vašoj organizaciji.

Na primer, uspešan BPM tim u velikoj kompaniji mogao bi da obuhvati sve ove uloge:

• Šampion poslovnih procesa. Šampion razume dalekosežne koristi i saopštava organizaciji vrednost BPM-a.
• Vlasnik procesa. Osoba ili tim sa poslovnim izazovima koje treba ispuniti, radnim tokovima koje treba pojednostaviti ili mogućnostima za poslovanje koje treba iskoristiti mogu pružiti ključnu perspektivu i doprinos – presudne za privlačenje korisnika i uspešnost BPM-a.
• Direktor poslovnog procesa. Direktor vodi napore za BPM širom organizacije.
• Konsultant za poslovni proces. Konsultant koristi tehničke veštine i razumevanje BPM-a da bi savetovao direktora poslovnog procesa.
• Menadžer projekta. Menadžer projekta pomaže u izradi i primeni projektnog plana i upravlja komunikacijama, ključnim tačkama, rezultatima i rokovima tima.
• Analitičar poslovanja. Analitičar tačno određuje neophodna poboljšanja procesa.
• Arhitekta rešenja. Arhitekta rešenja pruža tehničku podršku, posebno kada je u pitanju interoperabilnost sa postojećim aplikacijama koje podržavaju vašu delatnost.
• Uticajne osobe. Često lideri među saradnicima, uticajne osobe rano usvajaju i zagovaraju nove ideje, prakse i alatke i pomažu u preciziranju poboljšanja poslovnih procesa i zalažu se za promene.
• Grupa za podršku BPM-u. Ovu grupu čine ključni IT stručnjaci, službenici za korporativno planiranje i drugo rukovodstvo koje pomažu u institucionalizaciji BPM standarda, metoda, upravljanja i tehnologije.

Pravljenje strategije upravljanja poslovnim procesom

Ako se vaše preduzeće bori sa operativnim, menadžerskim i procesima podrške koji su glomazni, suvišni, predugi, prespori ili preskupi, kreiranje sveobuhvatne strategije BPM-a vam može pomoći. Sledeće najbolje prakse pomoći će vam da pokrenete BPM inicijativu i procenite svoj uspeh:

• Zatražite podršku od menadžmenta. Ovo je presudno ako su vam potrebni resursi za podršku planovima za poboljšanje poslovnih procesa.
• Analizirajte i mapirajte određeni proces. Koristite dijagrame tokova, mapiranje misli ili softver za istraživanje procesa za nalaženje uskih grla, duplirani napor i nepotrebna odlaganja. Dobijte povratne informacije od ljudi koji su najviše uključeni u proces da biste razumeli šta možete poboljšati – prihvatanje promena počinje od njih.
• Redizajnirajte proces. Zatražite doprinos zainteresovanih strana i uverite se da svi razumeju vrednost pojednostavljenja procesa. Uključite svoje lekcije naučene iz mapiranja i analize uma. Razmotrite analizu uticaja za kritične ili složene tokove posla.
• Okupite resurse i primenite promene. Prikupite resurse koji su vam potrebni za izgradnju efikasne BPM platforme, kao što su softver za upravljanje projektima, alatke za automatizaciju toka posla i kontrolne table u realnom vremenu. Izaberite resurse koji se poklapaju sa poslovnom vrednošću koju želite da stvorite i upravljajte promenom pomoću određenih rezultata i rokova. Prvo pokrenite mali pilot projekat, u kom možete da radite na rešavanju problema, izgradite entuzijazam za poboljšane prakse i podstaknete usvajanje.
• Pratite i optimizujte. Pratite kako vaši novi procesi funkcionišu tako što ćete se obratiti zainteresovanim stranama. Budite spremni da dodate poboljšanja ako je potrebno.

Pravljenje vrednosti BPM-a

Ako sledite gorenavedene najbolje prakse, izgradite jak BPM tim i razumete kako možete poboljšati procese da biste stvorili veću vrednost, upravljanje poslovnim procesima može doneti opipljive koristi, uključujući:

• Povećana produktivnost. Efikasniji procesi stvaraju efikasnije zaposlene, a pokazatelje učinka možete da procenite pomoću softvera za analitiku na radnom mestu.
• Brže do koristi. Poboljšanje IT procesa može uticati na to koliko brzo se softverske aplikacije razvijaju i primenjuju u vašem poslovanju.
• Poboljšan kvalitet. Pored ubrzanja razvoja, poboljšanja u testiranju mogu brzo rešiti sve probleme u vezi sa performansama ili bezbednošću, poboljšavajući kvalitet proizvoda ili usluge.
• Povećano zadovoljstvo klijenata. Popravljanje procesa korisničkog servisa vašeg poslovanja može pomoći u privlačenju klijenata i povećanju lojalnosti.
• Poboljšana iskustva u radu zaposlenih. Efikasni poslovni procesi predstavljaju osnov zadovoljstva na radnom mestu, povećavajući moral i potencijalno smanjujući stopu napuštanja radnog mesta.