Osoba koja radi za laptopom

Šta je upravljanje poslovnim procesima?

Poslovni proces je serija zadataka koji se ponavljaju koji se rade određenim redosledom radi postizanja rutinskog cilja. Poslovni procesi mogu trajati nekoliko minuta ili nedelja i uključuju aktivnosti jednostavne poput zahteva za odmor zaposlenih ili složene kao logistika lanca snabdevanja. Učinkoviti, efikasni procesi pomoći će u poboljšanju produktivnosti zaposlenih, angažovanja klijenata i svih ostalih aspekata vašeg poslovanja. Neefikasni, nefunkcionalni procesi dovode do frustriranih zaposlenih, nepotrebnih troškova, nezadovoljnih klijenata i na kraju, gubitka prihoda.

Upravljanje poslovnim procesima (BPM) odnosi se na dugoročne napore vaše kompanije da analizira, ubrzava i optimizuje ove procese, često koristeći automatizacija toka posla da pojednostavi ručne procese i postigne određene poslovne ciljeve. Automatizacijom svih vrsta rutinskih poslovnih zadataka – od upravljanja datotekama do ažuriranja unakrsnih tabela – možete poboljšati efikasnost, smanjiti rizik i zadržati svoje poslovanje strateški fokusiranijim.

Otključajte prednosti BPM-a

Pre nego što započnete sa izradom BPM strategije, važno je da razumete različite vrste poslovnih procesa, ko je za njih odgovoran unutar kompanije i u rešavanju kojih problema BPM može da vam pomogne.

Prvo, poslovne procese možete podeliti u tri glavne kategorije:

  • Operativni procesi pokrivaju osnovnu delatnost i određene tokove vrednosti kao što su porudžbine klijenata, kreiranje naloga i optimizacija proizvodnje.

  • Procesi upravljanja uključuju stvari poput korporativnog upravljanja, budžeta i procesa rada ljudskih resursa.

  • Procesi podrške podržavaju veće procese u oblastima poput računovodstva, zapošljavanja i tehničke podrške.

Izgradite svoj BPM tim

Zaposleni koji su odgovorni za bilo koji poslovni proces nazivaju se vlasnicima poslovnih procesa. Pošto upravljaju procesom od početka do kraja, razumeju kako on utiče i kako na njega utiču procesi koji dolaze pre i posle njega. Davanje vlasništva nad diskretnim poslovnim procesima ključnim zaposlenima koji rade sa drugim odeljenjima može da podstakne više razumevanja i dovede do boljeg upravljanja poslovnim procesima u vašoj organizaciji.

Na primer, uspešan BPM tim u velikoj kompaniji mogao bi da obuhvati sve ove uloge:

  • Šampion u poslovnom procesu. Šampion razume dalekosežne koristi i saopštava organizaciji vrednost BPM-a.

  • Vlasnik procesa. Osoba ili tim sa poslovnim izazovima koje treba ispuniti, radnim tokovima koje treba pojednostaviti ili mogućnostima za poslovanje koje treba iskoristiti mogu pružiti ključnu perspektivu i doprinos – presudne za privlačenje korisnika i uspešnost BPM-a.

  • Direktor poslovnog procesa. Direktor vodi napore za BPM širom organizacije.

  • Konsultant za poslovni proces. Konsultant koristi tehničke veštine i razumevanje BPM-a da bi savetovao direktora poslovnog procesa.

  • Menadžer projekta. Menadžer projekta pomaže u izradi i primeni projektnog plana i upravlja komunikacijama, ključnim tačkama, rezultatima i rokovima tima.

  • Analitičar poslovanja. Analitičar tačno određuje neophodna poboljšanja procesa.

  • Arhitekta rešenja. Arhitekta rešenja pruža tehničku podršku, posebno kada je u pitanju interoperabilnost sa postojećim aplikacijama koje podržavaju vašu delatnost.

  • Uticajne osobe. Često lideri među saradnicima, uticajne osobe rano usvajaju i zagovaraju nove ideje, prakse i alatke i pomažu u preciziranju poboljšanja poslovnih procesa i zalažu se za promene.

  • Grupa za podršku BPM-u. Ovu grupu čine ključni IT stručnjaci, službenici za korporativno planiranje i drugo rukovodstvo koje pomažu u institucionalizaciji BPM standarda, metoda, upravljanja i tehnologije.

Ne živite sa izgubljenim mogućnostima za poslovanje

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizaciju, automatizaciju, automatizaciju

Automatizacija je srž BPM-a. Zahvaljujući tehnologiji koja je sada dostupna, uspešna preduzeća moraju pronaći svaku priliku da automatizuju ponavljajuće, dugotrajne, ručne procese. Pomoću automatizacije toka posla možete pojednostaviti poslovne procese kao što su unos podataka, ažuriranja društvenih medija, zalihe, izveštaji i još mnogo toga. Možete osloboditi svoje zaposlene ponavljajućih i rutinskih procesa, povećati produktivnost, sniziti troškove i smanjiti ljudske greške.

Kreiranje kulture razvoja građana

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Maksimalno iskorišćavanje svake mogućnosti za poslovanje

Ne morate da prihvatate neefikasne ručne procese, dodatne troškove i izgubljene mogućnosti za poslovanje. Sa pravim ljudima u pravim ulogama, dobrim razumevanjem vaših procesa i dobrim alatkama za automatizaciju, vaše preduzeće može da koristi BPM za:

  • Ublažite nezgrapne procese plaćanja na mreži koji obeshrabruju klijente i smanjuju prodaju.
  • Automatizujte ručne procese koji predugo traju, koštaju previše i frustriraju zaposlene.
  • Otklonite prepreke u finansijskim procesima koje odlažu plaćanja.
  • Smanjite dupliranje koje troši resurse.
  • Skratite ili standardizujte dugotrajne ili nestalne procese koji utiču na rokove.
  • Pojednostavite neefikasno uvođenje klijenta koje podriva odnose.

Pravljenje strategije upravljanja poslovnim procesom

Ako se vaše preduzeće bori sa operativnim, menadžerskim i procesima podrške koji su glomazni, suvišni, predugi, prespori ili preskupi, kreiranje sveobuhvatne strategije BPM-a vam može pomoći. Sledeće najbolje prakse pomoći će vam da pokrenete BPM inicijativu i procenite svoj uspeh:

  • Zatražite podršku od menadžmenta. Ovo je presudno ako su vam potrebni resursi za podršku planovima za poboljšanje poslovnih procesa.

  • Analizirajte i mapirajte određeni proces. Koristite dijagrame tokova, mapiranje misli ili softver za istraživanje procesa za nalaženje uskih grla, duplirani napor i nepotrebna odlaganja . Dobijte povratne informacije od ljudi koji su najviše uključeni u proces da biste razumeli šta možete poboljšati – prihvatanje promena počinje od njih.

  • Redizajnirajte proces. Zatražite doprinos zainteresovanih strana i uverite se da svi razumeju vrednost pojednostavljenja procesa. Uključite svoje lekcije naučene iz mapiranja i analize uma. Razmotrite analizu uticaja za kritične ili složene tokove posla.

  • Okupite resurse i primenite promene. Prikupite resurse koji su vam potrebni za izgradnju efikasne BPM platforme, kao što su softver za upravljanje projektima, alatke za automatizaciju toka posla i kontrolne table u realnom vremenu. Izaberite resurse koji se poklapaju sa poslovnom vrednošću koju želite da stvorite i upravljajte promenom pomoću određenih rezultata i rokova. Prvo pokrenite mali pilot projekat, u kom možete da radite na rešavanju problema, izgradite entuzijazam za poboljšane prakse i podstaknete usvajanje.

  • Pratite i optimizujte. Pratite kako vaši novi procesi funkcionišu tako što ćete se obratiti zainteresovanim stranama. Budite spremni da dodate poboljšanja ako je potrebno.

Pravljenje vrednosti BPM-a

Ako sledite gorenavedene najbolje prakse, izgradite jak BPM tim i razumete kako možete poboljšati procese da biste stvorili veću vrednost, upravljanje poslovnim procesima može doneti opipljive koristi, uključujući:

  • Povećana produktivnost. Efikasniji procesi stvaraju efikasnije zaposlene, a pokazatelje učinka možete da procenite pomoću softvera za analitiku na radnom mestu.

  • Brže vreme do koristi. Poboljšanje IT procesa može uticati na to koliko brzo se softverske aplikacije razvijaju i primenjuju u vašem poslovanju.

  • Poboljšan kvalitet. Pored ubrzanja razvoja, poboljšanja u testiranju mogu brzo rešiti sve probleme u vezi sa performansama ili bezbednošću, poboljšavajući kvalitet proizvoda ili usluge.

  • Povećano zadovoljstvo klijenata. Popravljanje procesa korisničkog servisa vašeg poslovanja može pomoći u privlačenju klijenata i povećanju lojalnosti.

  • Poboljšana iskustva u radu zaposlenih. Efikasni poslovni procesi predstavljaju osnov zadovoljstva na radnom mestu, povećavajući moral i potencijalno smanjujući stopu napuštanja radnog mesta.

Trenutno započinjanje sa optimizacijom poslovnih procesa

Svako preduzeće teži da stvari radi bolje, brže i pametnije. Kombinovanjem sveobuhvatne strategije BPM-a sa pravim softverom za automatizaciju toka posla možete pomoći preduzeću da postigne ove ciljeve.

Microsoft Power Automate je jednostavno rešenje za optimizaciju toka posla koje može osnažiti vaše zaposlene da povećaju efikasnost svakodnevnih neefikasnosti i tako uticati na celu kompaniju.