6 prednosti automatizacije poslovnih procesa

Šta je automatizacija poslovnih procesa?

Kako vaše preduzeće nastavlja da obrađuje velike količine podataka i svakodnevno rešava mnoge zadatke, članovima tima može biti sve teže da smanje margine grešaka i kašnjenja, kao i da unaprede neefikasne sisteme. Automatizacija poslovnog procesa vam omogućava da gradite, kontrolišete i optimizujete tokove posla koji povećavaju efektivnost i produktivnost organizacije.

Automatizacija poslovnih procesa je automatizacija svakodnevnih poslovnih procesa koji se ponavljaju i koji se obično obavljaju ručno. Od tokova posla sa više nivoa do jednostavnih odgovora klijentu, BPA nudi mogućnost da brzo i efikasno dovršite poslove koji se ponavljaju i da ih pretvorite u procese bez papirologije. To podrazumeva automatizaciju poslova tokom kojih se koristi prevelika količina neobrađenih podataka i dokumentacije poput razvoja proizvoda, prodaje, ljudskih resursa i još mnogo toga. Korišćenje softvera za upravljanje poslovnim procesima (BPMS) pomaže u upravljanju svim novim tokovima posla kreiranim pomoću automatizacije poslovnih procesa.

Prednosti implementacije BPA rešenja

Kada shvatite koji procesi mogu, a koji ne mogu da se automatizuju, kao i to kako da napravite dinamičan tok posla za svoj tim, možete da iskoristite sve što softver za automatizaciju poslovnih procesa nudi. U nastavku navodimo šest najvažnijih pogodnosti koje vaša organizacija može da dobite automatizacijom poslovnih procesa:

1. Poboljšana efikasnost i produktivnost. Kada dodate novo rešenje za automatizaciju koje eliminiše mogućnost grešaka, vaše poslovanje se momentalno pojednostavljuje jer se pravi manje grešaka. Uklanjanjem glomaznih i mukotrpnih ručnih postupaka koje vaš tim svakodnevno obavlja, uklanjate zadatke koji koče tok posla i ubrzavate obavljanje većeg broja poslovnih procesa na visokom nivou između poslovnih jedinica, članova tima i svih članova vaše organizacije.
2. Ušteda vremena i smanjenje troškova. Automatizacija omogućava vašem preduzeću da smanji troškove i poveća profitabilnost, posebno kod timova koji svoje obaveze izvršavaju uz korišćenje ručnih procesa sa papirologijom. Budući da automatizacija procesa ubrzava vaše unutrašnje poslovanje, lako ćete uštedeti vreme i novac na resursima potrebnim za dovršavanje tih procesa, a one zaposlene kojima su prethodno dodeljivani ručni zadaci možete preusmeriti na važnije zadatke.
3. Jednostavno upravljanje podacima i dokumentima. Kada koristite ručne procese, zaposleni lako mogu da izgube evidenciju o pisanoj komunikaciji, tabelama i drugim dokumentima, bilo da su ono odštampani ili razmenjeni putem e-pošte. Uz to, premeštanje informacija ili izračunavanja iz jednog izvora podataka u drugi predstavlja veću mogućnost za ljudske greške, kao i više utrošenog vremena. Automatizacija procesa znači da su svi vaši dokumenti i podaci smešteni na jednom mestu, što pojednostavljuje upravljanje dokumentima tako da njihova organizacija i pronalaženje budu jednostavni.
4. Vidljivost i transparentnost. Nećete morati da pružate dodatnu podršku svom timu jer rešenja za automatizaciju obezbeđuju poštovanje najboljih praksi i sprovođenje sistema upravljanja. Putem prikupljanja podataka, izveštavanja i analitičkih mogućnosti moći ćete da pregledate kontrolne table sa podacima uz koju će ono na čemu svi trenutno rade biti vidljivo i transparentno, što vam omogućava da donosite utemeljenije odluke.
5. Standardizacija i usaglašenost procesa. Automatizovani procesi podrazumevaju stroge smernice o tome ko može da unosi promene ili ažurira dokumente, ali članovi vašeg tima ih možda neće uvek slediti. Kada je se primenjuje BPA, ne morate da brinete o propuštenim koracima jer je proces već ugrađen u sistem. Možete da kreirate efikasnu digitalnu automatizaciju tokova posla koja osigurava da prave informacije stignu do prave osobe u pravo vreme. To takođe znači da će preduzeća moći da prate ko koristi koje podatke – pomoću evidentiranja imena, datuma i detalja o dodeljivanju, bez napora. Dokumentovanje tih informacija vam takođe omogućava da vodite dnevnik nadzora i pokažete usaglašenost.
6. Veće zadovoljstvo zaposlenih i klijenata. Ako dodate automatizovano rešenje u proces, vaš tim će biti mnogo zadovoljniji jer ćete zaposlenima omogućiti da obavljaju veliki broj svakodnevnih obaveza bez grešaka. Automatizacija omogućava okruženje bez poteškoća u kojem zaposleni mogu da napreduju Odobrenja menadžera su brža, što znači da zaposleni mogu da se usredsrede na važnije projekte koji motivišu i unose inovacije u poslovne odluke. Kao dodatak, imaćete i srećnije klijente. Vaši klijenti će biti zadovoljniji krajnjim proizvodom ili rezultatima jer će dobijati preciznije i doslednije podatke.