Шта су то алатке за аутоматизацију токова посла?

Дефиниција софтвера за аутоматизацију токова посла

Софтвер за аутоматизацију токова посла поједностављује традиционално ручне и досадне послове и помаже предузећима да уштеде време, смање ризик од људске грешке и повећају продуктивност на радном месту. Аутоматизујући процесе, софтвер омогућава тимовима да се усредсреде на пројекте са већим утицајем уместо на понављајуће задатке – и пружа видљивост у токове посла ради лакшег препознавања области могућности за пословање.

Аутоматизација токова посла помаже предузећима да прецизирају процесе на неколико начина:

• Аутоматизација и покретање задатака.
• Побољшање ефикасности и продуктивности.
• Идентификовање области за обраду побољшања.
• Управљање токовима посла и надгледање перформанси.
• Подешавање подсетника.
• Одржавање синхронизације тимова.
• Прикупљање оперативних увида.
• Оптимизовање коришћења ресурса.

Софтвер за аутоматизацију токова посла се покреће на изворима података и скупу правила која рукују тим подацима, имитирајући људску интелигенцију. Те алатке за токове посла обични прате „ако/онда изразе“, спроводећи правило „ако се деси А, онда уради Б“. Тај систем логике засноване на правилима описује радње које треба да прате догађај, што штеди време и новац, а успут смањује ризик од људских грешака.

Врсте алатки за аутоматизацију токова посла

Од уноса података до старања о потенцијалним клијентима и рачуноводства, алатке за аутоматизацију токова посла су осмишљене да смање прекомерни посао и оптимизују процесе. То доприноси повећању времена и ресурса у предузећу и омогућава запосленима да се усредсреде на утицајније пројекте који често изискују више решавања проблема и креативног размишљања – нешто што чак и најбољи софтвер за аутоматизацију токова посла не може да замени.

Софтвер за аутоматизацију токова посла је кључни део управљање пословним процесима (BPM) и постоји неколико алатки за оптимизовање основних функција у организацији и поједностављивање ручних задатака. Неке врсте алатки за аутоматизацију токова посла обухватају:

Управљање пројектима

Можда најпрепознатљивија врста алатке за аутоматизацију токова посла, апликације за управљање пројектима помажу у повезивању људи, података и других елемената ради оптимизовања процеса. Те врсте алатки побољшавају сарадњу и помажу у дефинисању, управљању и побољшавању радног учинка више тимова. Одржавајући високу видљивост и отворену комуникацију у пројектима, процеси се извршавају све лакше и ефикасније.

Продаја и маркетинг

Алатке за токове посла у продаји и маркетингу опакшавају управљање подацима од потенцијалних и редовних клијената. Најбоље апликације користе уграђену аналитику да лакше пронађу неефикасности и убрзају процесе у више канала, од е-поште и SMS порука до друштвених медија. Ове алатке за аутоматизацију не само да понављају исти задатак сваки пут; заправо, многе од њих креирају токове посла за слање прилагођеног маркетиншког садржаја заснованог на понашању клијената.

Корисничка служба

Алатке за токове посла у корисничкој служби помажу у аутоматском додељивању тикета агентима, шаљу аутоматске одговоре на уобичајена питања и аутоматски означавају тикете на основу постављеног питања. Уз аутоматизацију токова посла за корисничку службу, предузећа могу брже да реше више проблема клијената, ослобађајући агенте да се баве компликованијим проблемима.

Финансије

Алатке за аутоматизацију токова посла у финансијама помажу предузећима да одржавају организоване, усаглашене и конзистентне финансијске процесе. Ове врсте токова посла могу да помогну у свакодневним пословима као што су одобравања буџета, фактурисање, захтеви за куповину и трошкове и рачуноводствене евиденције.

Људски ресурси

Алатке за токове посла у људским ресурсима помажу у аутоматизацији документације и смањењу потребе за административним надзором, умањујући ризик од грешке и пружајући бољу подршку запосленима. Ове врсте алатки могу помоћи у управљању новозапосленима, распоредима времена, објављивањима послова и захтевима за одсуство – што професионалцима у одељењу за људске ресурсе даје више времена да се усредсреде на вредне задатке.

Како аутоматизација токова посла доприноси вашој организацији?

Без обзира на то да ли тражите начин да аутоматизујете процесе у финансијама, маркетингу или IT одељењу, софтвер за аутоматизацију токова посла ублажава терет ручних задатака и штеди предузећу значајно време, ресурсе и новац. Ове алатке за токове посла не само да убрзавају процесе за тим, него и помажу да се ослободи време за најважнији рад и усмерава будуће одлучивање – радећи као део већег софтвер за управљање пословним процесима решења.

Предности алатки за аутоматизацију токова посла

1. Мање грешака

   Ручни унос података је заморан и ствара могућност за мале људске грешке које могу да имају велик утицај на организацију, од нетачности у књижењу до нетачних фактура. Софтвер за токове посла, с друге стране, користи централизоване податке у реалном времену за извршавање административних задатака, смањујући ризик од скупих грешака.

2. Поједностављени процеси

   Алатке за аутоматизацију токова посла повећавају видљивост процеса, смањују уска грла и одржавају ток пројеката у правом смеру. Пошто задаци и пратеће активности могу да се доделе аутоматски, праћење перформанси и управљање њима је лакше, чиме се смањују кашњења у процесу.

3. Побољшана продуктивност

   Када се заморни и ручни послови аутоматизују, тимови имају више времена и ресурса да се усредсреде на пројекте са већим утицајем. Многе апликације за аутоматизацију токова посла побољшавају и укупну сарадњу – тако да се мање времена губи на праћење информација, тражење дозвола или вођење непрекидне комуникације.

4. Боља комуникација

   Јасно осмишљени токови посла и аутоматска обавештења помажу запосленима да остану усаглашени и разумеју своју улогу у пројекту. Тако се такође олакшава међуфункционална сарадња и повећава поузданост у обављању задатака, чиме се обезбеђује да свако тежи ка истом циљу.

5. Опсежнији увиди

   Извештавање у реалном времену са бољом визуелизацијом је кључна предност аутоматизације токова посла. Коришћење аналитике података у процесима значи да организације могу да прикупљају показатеље учинка, идентификују области разних могућности и доносе утемељеније одлуке о свом раду.

Како да одаберете најбоље алатке за аутоматизацију токова посла за ваше пословне потребе

Када бирате најбољу алатку за аутоматизацију токова посла за своју организацију, важно је да најпре проанализирате текуће процесе, одредите уска грла и разумете који тимови ће користити алате. Када стекнете боље разумевање пословних потреба, погледајте следеће функције док поредите различита решења:

• Интерфејс прилагођен кориснику и једноставна навигација.
• Вештачка интелигенција и машинско учење за интелигентну обраду докумената (IDP).
• Беспрекорна интеграција са независним алаткама и апликацијама које користите свакодневно.
• Прилагодљиви токови посла.
• Оперативност заснована на облаку.
• Аналитика података и извештавање у реалном времену.
• Побољшана безбедност и заштита података.
• Скалабилност за развој пословних потреба.

Примери алатки за аутоматизацију токова посла у примени

Време проведено на једноставним поступцима као што је одговарање на е-пошту, креирање задатака или копирање података са једног извора на други може брзо да се накупи. Али подешавањем аутоматизованих токова посла, предузећа могу драстично да повећају ефикасност и врате вредност у основне операције, од маркетинга и финансија до људских ресурса.

Неки примери алатки за аутоматизацију токова посла у примени обухватају:

• Слање аутоматских праћења и одговора када клијент попуни образац за контакт.
• Слање секвенци е-порука за старање о потенцијалним клијентима након покренутог догађаја.
• Аутоматско фактурисање клијентима за месечна плаћања.
• Креирање SLA ставки да би се обезбедили благовремени одговори на хитна питања.
• Надокнада трошкова запосленима.
• Слање подсетника о роковима и одобрења.
• Аутоматско додељивање задатака и пројеката члановима тима.
• Припрема нових запослених.
• Одобравање захтева за одмор.