Шта је интелигентна обрада докумената?
Засићеност подацима је достигла своје границе. Организације данас често имају толико података да је тешко разликовати шта су вредне информације, а шта безвредне. Дубинска анализа огромне количине података за стицање оперативних увида може да буде скупа и дуготрајна. Ту на снагу ступа интелигентна обрада докумената или IDP.
Интелигентна обрада докумената (IDP) је технологија за аутоматизацију тока посла која скенира, чита, издваја, категоризује и организује смислене информације из великих токова података у приступачне формате. Ова технологија може да обради више различитих типова докумената: папирне документе, PDF документе, Word документе, унакрсне табеле и мноштво других формата. Примарна функција IDP-а је издвајање вредних информација из великих скупова података без људског труда.
Постоји неколико предности аутоматизовања обраде дела ваших документа путем IDP-а. Путем вештачке интелигенције, IDP може да елиминише потребу за ручним уносом података и радницима који раде на обради. То не само да повећава брзину којом подаци могу да се обраде, већ смањује трошкове тога – истовремено смањујући могућност људске грешке ради веће ефикасности.
Модерне организације обично имају велике количине три типа података: структуриране, неструктуриране и полуструктуриране. Структуриране податке организују и лакше читају људи који обрађују податке. Са друге стране, неструктурирани подаци одузимају много времена за обраду и анализу. Полуструктурирани подаци су категорија између. Решења за интелигентну обраду докумената могу да аутоматизују обраду података за структуриране, неструктуриране и полуструктуриране податке.
На који начин интелигентна обрада докумената функционише?
Постоји неколико корака за интелигентну обраду докумената.
Почиње са интелигентним препознавањем докумената, када IDP користи сложену технологију вештачке интелигенције ради опсежног учења за скенирање докумената и њихову класификацију. Ова технологија може да се обучи на до 190 језика и може да чита и тумачи документе на сличан начин на који би то радио радник за обраду података.
Након класификације података, софтвер за интелигентну аутоматизацију докумената почиње да издваја податке који су вредни за вашу организацију. Издвајање се постиже путем технологије когнитивне вештачке интелигенције која идентификује одређене делове података из већег документа. IDP затим организује релевантне податке и приказује их у лако доступном формату.
Ако ваша организација има велике количине структурираних, полуструктурираних или неструктурираних података, интелигентна обрада докумената је инвестиција коју вреди размотрити као део ваше стратегије за управљање пословним процесима.
Предности интелигентне обраде докумената
Показало се да интелигентна обрада докумената побољшава пословне процесе и повећава ефикасност тима. Ево неколико кључних предности аутоматизације обраде докумената:
- Повећајте прецизност обраде уз интелигентну обраду докумената. Стопа грешака за људску обраду података је много већа него за IDP.
- Смањите трошкове обраде докумената аутоматизацијом неких токова посла. Ручна обрада документа у просеку кошта од 6 до 8 долара по документу. Трошак аутоматизоване обраде докумената по документу је знатно мањи од тога.
- Повећајте продуктивност запослених тако што ћете им понудити могућност да ураде посао који има већи утицај. Без потребе да бесмислено обрађују документе који одузимају време, запослени су слободни да своју пажњу усмере на друге задатке.
У чему је разлика између интелигентне обраде докумената и аутоматизоване обраде докумената?
Аутоматизована обрада докумената је повезана са IDP технологијом, али се од ње веома разликује. Аутоматизована обрада докумената се првенствено користи за дигитализацију папирних докумената. Креирање дигиталних копија папирних докумената омогућава да се они индексирају и да постану претраживи унутар базе података. Ово је од критичног значаја за организације које се ослањају на папирну документацију, као што је DMV, али им је потребно да дигитализују податке.
Интелигентна обрада докумената је софтвер за управљање пословним процесима који може да дигитализује и индексира папирне документе, али иде и неколико корака даље од тога у раздвајању вредних информација и пружању увида у податке у папирним документима (или документима било ког другог типа), уместо да само омогући компјутеризовани приступ њима.
Како одабрати софтвер за интелигентну обраду докумената?
Постоји неколико корака при избору најбољег софтвера за интелигентну обраду докумената за вашу организацију.
- Први корак при избору IDP-а је идентификовање потреба за обрадом података ваше организације. Имате ли више структурираних или неструктурираних података? У ком формату се налази већина ваших података? Који део обраде података желите да аутоматизујете?
- Затим би требало да процените би ваши подаци били идеални за интелигентну обраду докумената. Размислите о томе колико је сваки од скупова података временски захтеван за обраду и аутоматизација ког од њих би донела највише користи вашој организацији. Документи чија ручна обрада најдуже траје могу бити добри кандидати за IDP.
- Када идентификујете токове посла за обраду докумената које желите да аутоматизујете, спремни сте да изаберете софтвер за интелигентну обраду докумената. Одлуку треба да донесете на основу потребе за аутоматизацијом и захтева које ваша организација има за аутоматизовану обраду докумената. Ево неких питања која можете поставити како бисте донели информисану одлуку приликом избора:
- Колико брзо решење за интелигентну аутоматизацију докумената може да се имплементира?
- Како се једноставно софтвер може одржавати?
- Који ниво подршке софтверска компанија пружа за своје услуге интелигентне аутоматизације докумената?
- Да ли технологија интелигентног препознавања докумената у софтверу може да прочита све документе које ваша организација жели да обради?
- Да ли ће се тачност софтвера значајно смањити стопу грешака?
Примери употребе интелигентне обраде докумената
IDP се користи у свим делатностима. Ево неких примера интелигентне обраде докумената:
- Финансијска одељења могу да аутоматизују функције за дуговања, као што је обрада фактура.
- Одељења људских ресурса могу да обрађују радне биографије, врше скрининг запослених и обрађују анкете запослених и друге HR податке уз IDP.
- Владине агенције управљају дозволама, издају е-документа и обрађују пријаве помоћу софтвера за интелигентну обраду докумената.
- Осигуравајуће куће користе аутоматизовану обраду докумената за обраду захтева, откривање превара, тријажу полиса осигурања и убрзавање обраде докумената организације.
- Адвокатске фирме уз IDP могу да обрађују, архивирају правне податке и да управљају њима уз већу тачност него што је то случај са ручном обрадом докумената.
Ово су само неки од сектора у којима се интелигентна обрада докумената користи за убрзавање и побољшање токова посла за обраду података. Ако радите са правим софтвером, IDP има широк спектар примене и предности за већину организација.
Поједноставите обраду докумената уз Microsoft Power Automate
Уз коришћење интелигентне обраде докумената у организацији моћи ћете да прикупљате корисне податке из докумената уз мање људских грешака, по нижој цени. Док IDP ослобађа ваше запослене од заморне обраде великих количина података, издвојиће смислене увиде у податке за вас у једноставним, приступачним форматима.
IDP је само једна од аутоматизација тока посла које омогућава услуга Power Automate која елиминише задатке који се понављају и чини рад ефикаснијим. Помоћу алатки за превлачење и отпуштање које захтевају мало програмирања, Power Automate може да вам помогне да креирате иновативне начине за обављање посла.
Најчешћа питања
Шта је интелигентна обрада докумената?
Интелигентна обрада докумената (IDP) је технологија за аутоматизацију тока посла која скенира, чита, издваја и организује смислене информације из великих токова података.
На који начин интелигентна обрада функционише?
Интелигентна обрада докумената користи технологију интелигентног препознавања докумената за класификовање докумената, а затим обрађује податке из њих технологијом препознавања образаца. Након обраде документа, IDP софтвер издваја смислене податке и склапа их у приступачан формат.
Које су предности интелигентне обраде докумената?
Показало се да интелигентна обрада докумената повећава тачност, ефикасност и брзину обраде података за организације у свим делатностима.
У чему је разлика између интелигентне обраде докумената и аутоматизоване обраде докумената?
Аутоматизована обрада докумената се првенствено користи за дигитализацију папирних докумената. Интелигентна обрада докумената у потпуности обрађује многе различите типове докумената и организује релевантне податке из њих и на тај начин елиминише потребу за обрадом података од стране људи.
Како да имплементирам софтвер за обраду докумената?
Имплементација софтвера за интелигентну обраду документа почиње проценом токова посла за обраду докумената да би се утврдило који од њих могу да се аутоматизују. Када знате које документе желите да аутоматизујете, треба да идентификујете токове посла који захтевају највиши ниво тачности и започнете аутоматизацију са њима.
Који су примери случајева употребе за интелигентну обраду докумената?
Интелигентна обрада докумената може да се користи у свим делатностима, од осигуравајућих кућа до агенција државних институција, за убрзавање и усавршавање обраде више различитих типова података.