Шта су апликације за обраду докумената?

Апликације за обраду докумената користи машинско учење и вештачку интелигенцију (AI) за издвајање података из докумената и образаца. Узимају податке, као што су информације из фактура, пријемница и налога за испоруку у формату е-поруке или папирном формату, дигитализују их и складиште у структурираном формату базе података. Ти подаци се затим увозе у циљни систем, као што су систем за планирање ресурса предузећа (ERP) или решење за управљање односима са клијентима (CRM). Ефикасност коју пружају апликације за обраду докумената може имати велики утицај на начин на који предузећа штеде новац, повећавају продуктивност и ослобађају запослене од задатака који се понављају и имају малу вредност и велику могућност грешке.

Проналажење решења за дигитализацију великог обима папирних докумената представља изазов са којим ће се многа предузећа у неком тренутку суочити. Апликације за обраду докумената пружају велику ефикасност у овој области, не само тако што елиминишу напорне задатке ручног уноса података, већ и тако што пружају увиде предузећима како да на бољи начин искористе своје податке.

Сакупљање

Подаци из извора као што су папирни документи, PDF документи, е-поруке и електронски обрасци се скенирају и дигитализују.

Прелиминарна обрада

Квалитет и тачност скенираних података побољшавају се функцијама као што су исправљање искривљених углова, смањивање бескорисних делова елиминисањем свих позадинских мрља или ознака и изрезивање нежељених спољних области са слика.

Класификација

Документи се раздвајају у различите категорије на основу формата, садржаја и типа, што помаже да се побољша издвајање и архивирање података.

Издвајање

Кључни корак у процесу у којем OCR издваја податке из докумената и дефинише које типове треба превести (нпр. имена, бројеви, датуми, текст написан руком).

Провера ваљаности

RPA проверава и верификује све податке пре него што их премести у релевантне системе, базе података и радне токове. Све неправилности се у овој фази означавају ради ручног прегледа и исправљања.

Интеграција

Када се сви други процеси изврше, подаци се шаљу у релевантне базе података и спремишта путем интерфејса за програмирање апликација.

Шта је анализа докумената ради опсежног учења?

Документација за опсежно учење се интегрише са обрадом докумената ослањајући се на могућности неуронских мрежа да препознају обрасце у подацима, посебно за анализу докумената и распореда, идентификацију текста и преузимање докумената. Слично начину на који људски мозак учи, неуронске мреже прикупљају информације о многим слојевима тако што добијају све више информација и знања и на тај начин постају све паметније и паметније током даљег развоја.

Анализа докумената ради опсежног учења користи своју могућност да напаја вештачку интелигенцију налик људској путем различитих алгоритама неуронске мреже који су углавном конволуцијски и рекурентни. Конволуцијске неуронске мреже филтрирају слике како би откриле сваки елемент унутар њих, док су рекурентне неуронске мреже у стању да памте тачке података, чиме се обликује њихова способност да предвиде будуће исходе.

Предности аутоматске обраде докумената

Аутоматизована обрада докумената побољшава пословне процесе и повећава ефикасност тима тако што пружа брзину, тачност и скалабилност. То може да има далекосежан утицај на то како делатности као што су право, некретнине, здравство и банкарство побољшавају своје процесе и крајње резултате.

Кључне предности аутоматизоване обраде докумената обухватају:

Брзо преузимање:

Када се документи дигитализују, доступни су да их свако ко је овлашћен прегледа практично било где и у било ком тренутку.

Побољшану безбедност и приватност

Предузећа могу да шифрују своје датотеке и додељују нивое безбедности како би заштитила своје податке од корисника којима нису намењени.

Уштеду времена и трошкова:

Елиминисањем дуготрајног и скупог процеса руковања папирним датотекама, запослени имају више времена да се посвете циљевима од критичног значаја за пословање и буду продуктивнији.

Смањење ризика од људске грешке:

Без потребе за ручним уносом података, аутоматизација документа у великој мери побољшава тачност и квалитет докумената.

Повећан ниво сарадње:

Запослени у различитим тимовима у свим одељењима могу да деле документе и раде на њима заједно док истовремено знају статус у реалном времену.

Стандардизоване предлошке:

Аутоматизација документа омогућава стандардизацију предложака и структура који се могу применити на токове посла на свакодневном нивоу.

Како одабрати софтверско решење за обраду докумената?

Избор решења за обраду документа зависи од фактора који су специфични за ваше потребе. Једна од најважнијих одлука коју треба узети у обзир је да ли желите да се ваше решење извршава у облаку или на локално на вашој локацији. Системе засноване на облаку хостује добављач уз накнаду и аутоматски чува све ваше податке, чинећи да све буде доступно на мрежи. Локално решење значи да ћете користити сопствене сервере и простор за складиштење, самостално вршити одржавање и правити сопствене резервне копије.

Остала важна разматрања при избору решења за обраду докумената укључују:

Претрагу:

Добра је пракса да постоји велики избор опција претраге, укључујући назив датотеке и тип, садржај и датуме измене. Такође је добро када можете да доделите метаподатке и ознаке у циљу организовања свих датотека.

Једноставну структуру датотека:

Важно је да структура датотека буде једноставна за коришћење и логична за све кориснике.

Безбедност:

Систем би требало да вам омогући да ограничите приступ осетљивим документима и подесите дозволе по кориснику.

Једноставност:

Сви запослени би требало да могу лако да користе систем без забуна и без ометања свакодневних задатака.

Интеграција:

Постарајте се да систем можете да користите са програмима које већ користите, као што су клијент за е-пошту и софтвер за односе са клијентима.