Kaj so orodja za avtomatizacijo potekov dela?

Definicija programske opreme za avtomatizacijo potekov dela

Programska oprema za avtomatizacijo potekov dela optimizira dolgočasna opravila, ki se običajno izvajajo ročno, s čimer podjetja prihranijo čas, zmanjšajo možnost človeških napak in izboljšajo storilnost na delovnem mestu. Z avtomatizacijo postopkov ekipam omogoči, da se namesto na ponavljajoča se opravila osredotočijo na projekte z večjim vplivom, in ponuja vpogled v poteke dela, da lahko ugotovijo, kje so še možne priložnosti.

Avtomatizacija potekov dela pomaga podjetjem na več načinov optimizirati postopke z:

• Avtomatizacija in sprožanje opravil.
• Izboljšanje učinkovitost in storilnosti.
• Prepoznavanje področij za izboljšanje postopkov.
• Upravljanje potekov dela in spremljanje učinkovitosti delovanja.
• Nastavitev opomnikov.
• Zagotavljanje usklajenosti ekip.
• Zbiranje vpogledov, na podlagi katerih je mogoče ukrepati.
• Optimizirajte uporabe sredstev.

Programska oprema za avtomatizacijo potekov dela se izvaja na virih podatkov in naboru pravil za obdelavo teh podatkov, s čimer posnema človeško pamet. Ta orodja za poteke dela običajno sledijo »stavkom če/potem«, ki delujejo na podlagi pravila »če se zgodi A, izvedi B«. Ta na pravilih temelječ logični sistem oriše dejanja, ki naj sledijo nekemu dogodku, in s tem prihrani čas in denar ter zmanjša možnost človeških napak.

Vrste orodij za avtomatizacijo potekov dela

Od vnosa podatkov do pridobivanja možnih strank in računovodstva: orodja za avtomatizacijo potekov dela so namenjena zmanjšanju manj produktivnega dela in optimiziranju postopkov. S tem se optimizirajo čas in sredstva podjetja, tako da se lahko zaposleni osredotočijo na projekte z večjim vplivom, kjer je pogosto potrebnega več reševanja težav in ustvarjalnega razmišljanja – torej stvari, ki jih ne bo mogla nadomestiti še tako dobra programska oprema za avtomatizacije potekov dela.

Programska oprema za avtomatizacijo potekov dela je nadvse pomemben del upravljanja poslovnih procesov (BPM) in na voljo je več orodij za optimiziranje temeljnih funkcij organizacije in optimiziranje ročnih opravil. Nekatere vrste orodij za avtomatizacijo potekov dela so:

Projektno vodenje

Aplikacije za projektno vodenje so verjetno najbolj znana vrsta orodja za avtomatizacijo potekov dela in pomagajo povezati ljudi, podatke in druga sredstva za optimiziranje postopkov. Te vrste orodij izboljšujejo sodelovanje in pomagajo definirati, upravljati in izboljšati izvajanje dela med več ekipami. Ker sta vidnost projektov visoka in komunikacija odprta, se postopki izvajajo z manj ovirami in učinkoviteje.

Prodaja in trženje

Orodja za poteke dela pri prodaji in trženju poenostavljajo upravljanje podatkov od potencialnih in obstoječih strank. Najboljše aplikacije uporabljajo vgrajeno analitiko za pomoč pri iskanju neučinkovitosti in pospešitev postopkov med različnimi kanali – od e-pošte in sporočil SMS do družabnih omrežij. Ta orodja za avtomatizacijo ne delujejo zgolj z vsakokratnim ponavljanjem opravil – mnoga od njih namreč ustvarjajo poteke dela za pošiljanje osebno prilagojene trženjske vsebine na podlagi vedenja strank.

Storitve za stranke

Orodja za poteke dela pri storitvah za stranke samodejno dodelijo vstopnice posrednikom, pošiljajo samodejne odgovore na pogosta vprašanja in samodejno označijo vstopnice na podlagi poslanih vprašanj. Podjetja lahko z avtomatizacijo potekov dela pri storitvah za stranke hitreje rešijo več zadev strank in tako posrednike razbremenijo, da lahko rešujejo bolj zapletene zadeve.

Finance

Orodja za avtomatizacijo potekov dela v financah pomagajo podjetjem zagotoviti, da so finančni postopki organizirani, v skladu z zakonodajo in dosledni. Te vrste potekov dela lahko pomagajo pri vsakodnevnih postopkih, kot so odobritve proračunov, izstavljanje računov, zahtevki za nakupe in povrnitev stroškov ter računovodski vnosi.

Človeški viri

Orodja za poteke dela pri človeških virih pomagajo avtomatizirati dokumentacijo in omejiti potrebe po administrativnem nadzoru, s čimer se zmanjša možnost napak in zaposlenim zagotovi boljša podpora. Te vrste orodij lahko pomagajo pri upravljanju novozaposlenih, časovnicah, objavah prostih delovnih mest in prošnjah za odsotnost z dela. Tako imajo strokovnjaki za človeške vire več časa, da se osredotočijo na opravila večje vrednosti.

Kakšne so prednosti avtomatizacije potekov dela za organizacijo?

Ne glede na to, ali želite avtomatizirati postopke za finance, trženje ali IT, vas programska oprema za avtomatizacijo potekov dela razbremeni ročnih opravil in podjetjem prihrani veliko časa, virov in denarja. Ta orodja za poteke dela ne pomagajo zgolj pospešiti postopkov za vašo ekipo, temveč zaposlene tudi razbremenijo, da lahko delajo na področjih, ki so zares pomembna in so temelj za sprejemanje odločitev v prihodnosti, ker delujejo kot del večje rešitve za programsko opremo za upravljanje poslovnih procesov.

Prednosti orodij za avtomatizacije potekov dela

1. Manj napak

   Ročen vnos podatkov je dolgočasen in odpira možnost za majhne človeške napake, ki lahko imajo velik vpliv na vašo organizacijo, pa naj gre za knjigovodske napake ali netočne račune. Programska oprema za poteke dela pa po drugi strani uporablja centralizirane sprotne podatke za izvajanje administrativnih opravil, s čimer se zmanjša možnost za napake, ki vas lahko drago stanejo.

2. Optimizirani postopki

   Orodja za avtomatizacijo potekov dela izboljšujejo vidnost postopkov, odpravljajo ozka grla in poskrbijo, da se projekti pomikajo v pravi smeri. Ker se lahko naloge in opravila za nadaljnje delo samodejno dodelijo, je lažje spremljati in upravljati uspešnost, s čimer se zmanjšajo zamude v postopku.

3. Večja storilnost

   Ko so dolgočasna in ročna opravila avtomatizirana, imajo ekipe več časa in sredstev, da se osredotočijo na projekte z večjim vplivom. Številne aplikacije za avtomatizacijo potekov dela izboljšujejo tudi splošno sodelovanje, zato je manj časa izgubljenega za iskanje podatkov, pridobivanje odobritev ali nadaljnje delo z nepotrebno komunikacijo.

4. Boljša komunikacija

   Jasno zasnovani poteki dela in avtomatizirana obvestila zaposlenim pomagajo usklajeno delati in razumeti svoje vloge v projektu. Poenostavljajo tudi medfunkcionalno sodelovanje in izboljša odgovornost za opravila, s čimer se zagotovi, da vsi delajo k istemu cilju.

5. Bolj poglobljeni vpogledi

   Sprotno poročanje z boljšo ponazoritvijo je ena najpomembnejših prednosti avtomatizacije potekov dela. Organizacije lahko s podatkovno analitiko postopkov zajamejo meritve učinkovitosti delovanja, ugotovijo področja, kjer so priložnosti, in sprejemajo odločitve o svojih postopkih na podlagi več podatkov.

Kako izbrati najboljša orodja za avtomatizacijo potekov dela za svoje poslovne potrebe

Pri izbiri najboljšega orodja za avtomatizacijo potekov dela v organizaciji je pomembno, da najprej analizirate trenutne postopke, poiščete ozka grla in razumete, katere ekipe bodo uporabljale orodja. Ko imate boljši vpogled v svoje poslovne potrebe, bodite pozorni na naslednje funkcije pri primerjanju različnih rešitev:

• Uporabniku prijazen vmesnik in preprosto pomikanje.
• UI in strojno učenje za pametno obdelavo podatkov (POP).
• Celovito povezovanje z orodji drugih ponudnikov in aplikacijami, ki jih vsakodnevno uporabljate.
• Prilagodljivi poteki dela.
• Uporabnost na podlagi oblaka.
• Podatkovna analitika in sprotno poročanje.
• Izboljšana varnost in varstvo podatkov.
• Razširljivost za razvijajoče se poslovne potrebe.

Primeri orodij za avtomatizacijo potekov dela v uporabi

Čas, porabljen za preproste postopke, kot je odgovarjanje na e-poštna sporočila, priprava opravil ali kopiranje podatkov iz enega vira v drugega, se lahko hitro nabere. Podjetja pa lahko z nastavitvijo avtomatiziranih potekov dela znatno izboljšajo učinkovitost in dodajo vrednost nazaj v osnovno poslovanje, pa naj gre za trženje in finance ali človeške vire.

Nekaj primerov avtomatizacije potekov dela v praksi:

• Pošiljanje avtomatiziranih sporočil za nadaljnje delo in odgovorov, potem ko stranka izpolni obrazec za stik.
• Pošiljanje e-poštnih zaporedij za pridobivanje možnih strank po sproženem dogodku.
• Samodejno izstavljanje računov strankam za mesečna plačila.
• Priprava pogodb o ravni storitev za zagotavljanje pravočasnih odgovorov za nujne zadeve.
• Povračilo stroškov zaposlenim.
• Pošiljanje opomnikov za roke in odobritve.
• Samodejno dodeljevanje opravil in projektov članom ekipe.
• Uvajanje novozaposlenih.
• Odobritev prošenj za dopust.