Kaj je pametna obdelava dokumentov?
Podatki so dosegli točko nasičenosti. Današnje organizacije imajo pogosto toliko podatkov, da je težko razbrati, kaj so dragoceni podatki in kaj le šum. Rudarjenje ogromnih količin podatkov za pridobivanje vpogledov, na podlagi katerih bi lahko ukrepali, je lahko drago in časovno potratno. Tu nastopi pametna obdelava dokumentov.
Pametna obdelava dokumentov (IDP) je tehnologija za avtomatizacijo potekov dela, ki iz velikih tokov podatkov optično prebere in izvleče pomembne podatke ter jih kategorizira in organizira v dostopne oblike. Tehnologija lahko obdeluje številne različne vrste dokumentov: papirnate, v obliki PDF, dokumente program Word, preglednice in množico drugih oblik zapisa. Glavna funkcija pametne obdelave dokumentov je pridobivanje dragocenih podatkov iz velikih naborov podatkov brez človeškega vnosa.
Avtomatizacija nekaterih obdelav dokumentov s pametno obdelavo dokumentov ima več prednosti. Pametna obdelava dokumentov lahko z umetno inteligenco odpravi potrebo po delavcih za ročni vnos in obdelavo podatkov. To ne poveča zgolj hitrosti obdelave podatkov, temveč zniža tudi stroške te obdelave, hkrati pa omeji število človeških napak, kar zagotavlja večjo učinkovitost.
Sodobne organizacije imajo običajno velike količine treh vrst podatkov: strukturiranih, nestrukturiranih in polstrukturiranih. Strukturirani podatki so organizirani in jih človeški obdelovalci podatkov lažje preberejo. Obdelava in analiza nestrukturiranih podatkov pa je po drugi strani zelo zamudna. Nekje vmes so delno strukturirani podatki. Rešitve za pametno obdelavo dokumentov lahko avtomatizirajo obdelavo podatkov za strukturirane, nestrukturirane in polstrukturirane podatke.
Kako deluje pametna obdelava dokumentov?
Pametna obdelava dokumentov obsega več korakov.
Začne se s pametnim prepoznavanjem dokumentov, pri katerem pametna obdelava dokumentov uporablja zapleteno tehnologijo umetne inteligence poglobljenega učenja za optično branje dokumentov in njihovo razvrščanje. To tehnologijo je mogoče usposobiti za do 190 jezikov ter lahko bere in tolmači dokumente, podobno kot bi jih zaposleni, ki obdeluje podatke.
Ko so podatki razvrščeni, programska oprema za pametno avtomatizacijo dokumentov začne postopek izvlečenja podatkov, ki imajo vrednost za vašo organizacijo. Izvlečenje poteka s kognitivnimi tehnologijami umetne inteligence, ki prepoznajo določene dele podatkov iz večjega dokumenta. Pametna obdelava dokumentov nato organizira ustrezne podatke in jih predstavi v lahko dostopni obliki.
Če ima vaša organizacija velike količine strukturiranih, polstrukturiranih ali nestrukturiranih podatkov, je pametna obdelava dokumentov naložba, o kateri je vredno razmisliti kot del strategije upravljanja poslovnih procesov.
Prednosti pametne obdelave dokumentov
Dokazano je, da pametna obdelava dokumentov izboljšuje poslovne procese in povečuje učinkovitost ekip. Tukaj je nekaj najpomembnejših prednosti avtomatizacije obdelave dokumentov:
- Izboljšajte natančnost obdelave s pametno obdelavo dokumentov. Število napak pri človeških obdelovalcih podatkov je veliko večje kot pri IDP.
- Zmanjšajte stroške obdelave dokumentov z avtomatizacijo nekaterih potekov dela. Ročna obdelava dokumentov v povprečju stane 6–8 dolarjev na dokument. Stroški avtomatske obdelave dokumentov na dokument so znatno manjši od tega.
- Povečanje storilnosti zaposlenih: ponudite jim priložnost za učinkovitejše delo. Če se zaposlenim ni treba ukvarjati z dolgočasno in časovno potratno obdelavo dokumentov, lahko svojo pozornost osredotočijo na kaj drugega.
Kakšna je razlika med pametno obdelavo dokumentov in avtomatizirano obdelavo dokumentov?
Avtomatizirana obdelava dokumentov je sorodna, vendar zelo različna tehnologija od IDP. Avtomatizirana obdelava dokumentov se uporablja predvsem za digitalizacijo papirnih dokumentov. Ustvarjanje digitalnih kopij papirnih dokumentov omogoča njihovo indeksiranje in iskanje po zbirki podatkov. To je ključnega pomena za organizacije, kot je urad Department of Motor Vehicles v ZDA, ki se zanašajo na papirno dokumentacijo, vendar potrebujejo digitalizirane podatke.
Pametna obdelava dokumentov je programska oprema za upravljanje poslovnih procesov, ki digitalizira in indeksira papirnate dokumente, vendar gre tudi nekaj korakov dlje od tega, saj omogoča ločevanje dragocenih podatkov in pridobivanje vpogledov iz podatkov v papirnih dokumentih (ali kateri koli drugi vrsti), zgolj računalniškega dostopa do njih.
Kako izbrati pametno programsko opremo za obdelavo dokumentov
Izbiro najboljše programske opreme za pametno obdelavo dokumentov za svojo organizacijo sestavlja nekaj korakov.
- Prvi korak pri izbiri pametne obdelave dokumentov je prepoznavanje potreb vaše organizacije po obdelavi podatkov. Ali imate več strukturiranih ali nestrukturiranih podatkov? V kateri obliki je večina vaših podatkov? Kakšen delež obdelave podatkov želite avtomatizirati?
- Nato morate oceniti, kateri vaši podatki bi bili najprimernejši za pametno obdelavo dokumentov. Razmislite, kako dolgotrajna je obdelava vsakega od naborov podatkov, s katerimi delate, in avtomatizacija katerih bi najbolj koristila vaši organizaciji. Dokumenti, katerih ročna obdelava traja najdlje, so lahko dobri kandidati za pametno obdelavo dokumentov.
- Ko določite poteke dela za obdelavo dokumentov, ki jih želite avtomatizirati, je na vrsti odločitev glede programske opreme za pametno obdelavo dokumentov. Odločitev sprejmite glede na povpraševanje po avtomatizacije in zahteve, ki jih ima vaša organizacija za avtomatizirano obdelavo dokumentov. Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih lahko postavite, pri sprejemanju odločitve:
- Kako hitro je mogoče uvesti pametno rešitev za avtomatizacijo dokumentov?
- Kako preprosto je vzdrževanje programske opreme?
- Kakšno raven podpore ponuja podjetje za programsko opremo za svoje storitve pametne avtomatizacije dokumentov?
- Ali lahko tehnologija pametnega prepoznavanja dokumentov v programski opremi prebere vse dokumente, ki jih želi vaša organizacija obdelati?
- Ali bo natančnost programske opreme bistveno zmanjšala število napak?
Primeri uporabe za pametno obdelavo dokumentov
Pametna obdelavo dokumentov se uporablja v različnih panogah. Tukaj je nekaj primerov njene uporabe:
- Finančni oddelki lahko avtomatizirajo funkcije za obveznosti, kot je obdelava računov.
- Oddelki za človeške vire lahko s pametno obdelavo dokumentov obdelujejo življenjepise, filtrirajo primerne zaposlene ter obdelujejo ankete zaposlenih in druge kadrovske podatke.
- Agencije v javni upravi lahko s programsko opremo za pametno obdelavo dokumentov upravljajo dovoljenja, izdajajo e-dokumente in obdelujejo vloge.
- Zavarovalnice uporabljajo avtomatizirano obdelavo dokumentov za obdelavo škod, odkrivanje goljufij, triažo zavarovalnih polic in pospešitev obdelave dokumentov v organizaciji.
- Odvetniške pisarne lahko s pametno obdelavo dokumentov pravne podatke obdelujejo, arhivirajo in upravljajo z večjo natančnostjo kot pri ročni obdelava dokumentov.
To je le nekaj panog, kjer se pametna obdelava dokumentov uporablja za pospešitev in izboljšanje potekov dela pri obdelavi podatkov. Če delate s pravo programsko opremo, ima pametna obdelava dokumentov široko paleto uporab in prednosti za večino organizacij.
Poenostavite obdelavo dokumentov s storitvijo Microsoft Power Automate
Z uporabo pametne obdelave dokumentov boste lahko v organizaciji zbirali uporabne podatke iz dokumentov z manj človeškimi napakami in z manj stroški. Ker pametna obdelava dokumentov vaše zaposlene razbremeni dolgočasne obdelave velikih količin podatkov, boste z njo pridobili koristne vpoglede v podatke, in sicer v oblikah, ki so preprosti za uporabo in dostopni.
Pametna obdelava dokumentov je le ena od avtomatizacij potekov dela, ki jih omogoča Power Automate, in odpravlja ponavljajoča se opravila, zato je delo učinkovitejše. Z orodji, ki zahtevajo malo programiranja in delujejo s pristopom »povleci in spusti«, vam lahko Power Automate pomaga ustvariti inovativne načine, da naredite, kar je treba.
Pogosta vprašanja
Kaj je pametna obdelava dokumentov?
Pametna obdelava dokumentov (IDP) je tehnologija za avtomatizacijo poteka dela, ki pregleda, prebere, izvleče in organizira koristne podatke iz velikih tokov podatkov.
Kako deluje pametna obdelava dokumentov?
Pametna obdelava dokumentov uporablja tehnologijo pametnega prepoznavanja dokumentov za njihovo razvrščanje, nato pa podatke v njih obdela s tehnologijo prepoznavanja vzorcev. Ko je dokument obdelan, programska oprema IDP izvleče koristne podatke in jih sestavi v dostopno obliko.
Kakšne so prednosti pametne obdelave dokumentov?
Pametna obdelava dokumentov dokazano izboljša natančnost, učinkovitost in hitrost obdelave podatkov za organizacije v različnih panogah.
Kakšna je razlika med pametno obdelavo dokumentov in avtomatizirano obdelavo dokumentov?
Avtomatizirana obdelava dokumentov se uporablja predvsem za digitalizacijo papirnih dokumentov. Pametna obdelava dokumentov v celoti obdela veliko različnih vrst dokumentov in organizira ustrezne podatke v njih, pri čemer odpravlja potrebo po ročni obdelavi podatkov.
Kako uvedem programsko opremo za pametno obdelavo dokumentov?
Uvedba pametne dokumentne programske opreme se začne z oceno potekov dela obdelave dokumentov, da ugotovite, katere je mogoče avtomatizirati. Ko poznate dokumente, ki jih želite avtomatizirati, morate ugotoviti, kateri poteki dela zahtevajo največjo stopnjo natančnosti, in avtomatizacijo začeti z njimi.
Kakšni so nekateri primeri uporabe pametne obdelave dokumentov?
Pametno obdelavo dokumentov je mogoče v različnih panogah, od zavarovalnic do javne uprave, uporabiti za pospešitev in izboljšanje obdelave številnih različnih vrst podatkov.