Šest korakov upravljanja poslovnih procesov

Spodbudite spremembe procesov, ki zagotavljajo stalno vrednost

Nobena dva poslovna procesa nista enaka, vendar so vsi v stanju skoraj nenehnega gibanja. Vodje in ekipe včasih procese prilagajajo sproti, v drugih primerih pa jih popolnoma preoblikujejo. Upravljanje poslovnih procesov (BPM) je način, kako organizacije pomagajo zagotoviti, da je vsaka sprememba poslovnega procesa prava.

Z uspešnimi pobudami za upravljanje poslovnih procesov, lahko vaše podjetje izvede učinkovitejše in bolj prilagodljive postopke. Hitreje in natančneje določite, kje uvesti avtomatizacijo potekov dela in druge inovativne tehnologije. In dosezite stalno izboljševanje poslovnih procesov s spremljanjem in analiziranjem.

Pobude za upravljanje poslovnih procesov, ki spodbujajo koristne spremembe, na splošno zajemajo naslednje korake upravljanja poslovnih procesov: načrtovanje, zasnova, modeliranje, izvajanje, spremljanje in optimiziranje.

Teh šest stopenj upravljanja poslovnih procesov obsega življenjski cikel upravljanja poslovnih procesov. Življenjski cikel upravljanja poslovnih procesov je strukturiran in cikličen pristop, ki temelji na najboljših postopkih, zagotavlja uporaben okvir za posodobitev operativnih, upravljalnih in podpornih procesov.

Prvi korak: načrtujte svojo strategijo

Najprej sodelujte z vodstvom, da ustvarite strategijo upravljanja poslovnih procesov, ki podpira temeljne poslovne cilje organizacije. Podjetja želijo vlagati v projekte z velikim vplivom in majhnim tveganjem, ki zagotavljajo merljive rezultate, dobro usklajene z njihovimi kazalniki KPI.

Oglejte si poslovna področja, kjer se je napredek pri doseganju ciljev podjetja upočasnil ali zastal. Na splošno opredelite, kaj bi bilo treba spremeniti in kako, s kategorizacijo povezanih poslovnih dejavnosti v eno od treh glavnih vrst upravljanja poslovnih procesov:

• Upravljanje poslovnih procesov, osredotočeno na človeka. Proces, osredotočen na človeka, večinoma ni avtomatiziran in temelji na ljudeh. Nekatere odločitve, odobritve in druga procesna opravila so edinstveno namenjeni zaposlenim, strankam in drugim posameznikom. V teh primerih mora upravljanje poslovnih procesov posameznikom zagotoviti dobro zasnovane vmesnike aplikacij ter funkcije za obveščanje in sledenje.
  
  Primeri upravljanja poslovnih procesov, osredotočenega na človeka, vključujejo postopke zaposlovanja, pri katerih kadrovsko osebje sodeluje z vodji pri objavi prostih delovnih mest, izbiri kandidatov, zahtevanju referenc in opravljanju razgovorov s kandidati. Še en primer so postopki pri pritožbah strank, ki jih obravnavajo storitveni zastopniki.
• Upravljanje poslovnih procesov, osredotočeno na dokumente. Procese, ki vključujejo papirne in elektronske dokumente, je treba obravnavati skrbno in v skladu z zahtevami podjetja, panoge in regulativnih organov. Upravljanje poslovnih procesov, osredotočeno na dokumente, pogosto uporablja avtomatizacijo poteka dela za spodbujanje učinkovitosti in natančnosti ob hkratnem zagotavljanju skladnosti.
  
  Primeri upravljanja poslovnih procesov, kjer se uporablja veliko dokumentov, so v pravnih, finančnih, nabavnih in drugih oddelkih, ki pogodbe in sporazume pošiljajo v pregled in potrditev več različnim prejemnikom. Drug primer so zdravstvene organizacije, ki hranijo elektronske zdravstvene kartoteke.
• Upravljanje poslovnih procesov, osredotočeno na integracijo. Ta kategorija se osredotoča na integracijo in avtomatizacijo sistemov, kot so upravljanje virov v podjetjih (ERP) in upravljanje odnosov s strankami (CRM) ter aplikacije sistemov za upravljanje človeških virov (HRMS). Upravljanje poslovnih procesov, osredotočeno na integracijo, omogoča hiter dostop do aplikacij, podatkov in storitev prek priključkov in vmesnikov API, kar izboljša storilnost in zadovoljstvo uporabnikov.
  
  Primeri upravljanja poslovnih procesov, osredotočenega na integracijo, vključujejo trženjske in prodajne ekipe, ki medsebojno povezana orodja za oglaševalske akcije, analiziranje možnih strank in upravljanje poslovnih procesov uporabljajo za skupno rabo podrobnih informacij o potencialnih in obstoječih strankah.

Drugi korak: oblikujte in preslikajte idealne procese

Ko ste jasno opredelili strateške cilje in imate podporo podjetja, analizirajte in preslikajte vsak proces, ki ga žalite izboljšati. Določite ključne procesne dogodke, ročna in avtomatizirana opravila, potrebne za vsakega od njih, posameznike, ki jih izvajajo, časovne okvire in vse uporabljene tehnologije. Poiščite ozka grla in zamude, odvečne in nepotrebne naloge ter področja, za katera so značilni čezmerni stroški in človeške napake, nezadovoljstvo strank ali neskladnost s predpisi.

Nato, ko v celoti razumete obstoječe stanje, uporabite vpoglede za določanje novih poslovnih zahtev za proces. Nato oblikujte in preslikajte idealno želeno stanje. Razmislite o različnih načinih reševanja težav. Opišite tudi meritve za spremljanje izboljšav poslovnih procesov. Zainteresirane skupine v procesu, katerih sodelovanje je ključnega pomena za uspeh projekta, prosite, naj pomagajo pri zbiranju ocenjevalnih podatkov in posredujejo povratne informacije o zasnovah.

Vaše podjetje bo morda že v začetnih stopnjah pobud za upravljanje poslovnih procesov želelo sprejeti metodologijo za izboljšanje poslovnih procesov, s katero bi dodatno strukturiralo pristop in spodbudilo prizadevanja k skupnem cilju. Čeprav imajo metodologije za izboljšanje poslovnih procesov različna načela in pristope, si vse prizadevajo pomagati odpraviti potrato, odstraniti ovire, izboljšati sodelovanje in spodbujati spremembe v kulturi podjetja.

Pogosti načini izboljšanja poslovnih procesov vključujejo naslednje:

• Agilno upravljanje
• Kaizen
• Vitko upravljanje
• Six Sigma
• Celovito upravljanje kakovosti

Izkoristite tudi rudarjenje procesov, preslikave procesov in drugo programsko opremo za upravljanje poslovnih procesov (BPMS) za hitro analiziranje in ponazoritev potekov dela. Podobno lahko pametne rešitve BPMS (iBPMS) pomagajo izboljšati potek dela z zmogljivostmi v oblaku, UI in analiziranjem masovnih podatkov.

Tretji korak: modelirajte in preskusite poteke procesov

V tem koraku preskusite idealno zasnovo. Zgradite prototipni model, ki digitalno predstavlja vse procesne dejavnosti, poslovna pravila in tokove podatkov. Nato z modelom izvedite simulacije z uporabo različnih kombinacij spremenljivk, kot so čas, stroški in viri. Na podlagi rezultatov nadaljujte prilagajanje in preskušanje modela s spreminjanjem obstoječih potekov dela ali ustvarjanjem novih za optimalne poslovne rezultate.

Simulacijsko modeliranje ponuja stroškovno učinkovit način analiziranja, kako se proces izvaja v različnih pogojih. Orodja za BPMS, ki avtomatizirajo modeliranje, preskušanje in analiziranje, lahko znatno poenostavijo ta korak. Prav tako lahko podjetju pomagajo hitreje ugotoviti, kako izboljšati zasnovo, preden uvedejo spremembe v delovno okolje.

Četrti korak: uvedite izboljšave

Pripravljeni ste začeti redno uporabo optimiziranega procesa. Začnite z rešitvijo, ki dokazuje koncept, v kateri proces preskuša majhna skupina. Nato njihove povratne informacije uporabite za ustrezno razvijanje procesa. Izkoristite vnaprej vgrajene predloge in priključke za BPMS in razvijte intuitivne uporabniške vmesnike za na novoavtomatizirane in integrirane procese.

Preden proces formalno zaženete z večjo organizacijo, pripravite načrte in vire za upravljanje projektov in sprememb. Prehod pri ekipah izvedite ustrezno, da boste lahko zgladili morebitne začetne težave, se izognili prekinitvam poslovanja in spodbujali sprejem. Prav tako dokončajte meritve in uporabite orodja za poslovno obveščanje (BI) za izdelavo nadzornih plošč ter pripravo poročil, ki zagotavljajo sprotne ali skoraj sprotne vpoglede.

V okviru načrta za upravljanje sprememb posodobite delovne vloge in odgovornosti ter organizirajte usposabljanja z zaposlenimi. Stranke in dobavitelje, na katere to vpliva, ustrezno obvestite in jih ponudite podporo.

Peti korak: spremljajte in sleditve meritve uspešnosti

V tej fazi življenjskega cikla BPM določite potencialna področja za nadaljnje spremembe s spremljanjem podatkov za generiranje meritev uspešnosti. Glede na svoje cilje se lahko poglobite v različne vidike učinkovitosti novih procesov, kot so naslednji:

• Potek dela deluje znotraj procesa.
• Proces deluje znotraj večje organizacije.
• Proces deluje s tehničnega vidika.

Prav tako se z zainteresiranimi skupinami pogovorite, da boste pridobili več informacij o prihrankih časa in stroškov (tako uresničenih kot potencialnih) ter odkrili ozka grla.

Z orodji za poslovno obveščanje generirajte in ponazorite meritve ter poročajte o njih, pri čemer primerjajte statistične podatke z merili uspešnosti v panogi in ocenite, kako dosegajo kazalnike KPI vaše organizacije. Rešitve BPMS spet izkoristite za pomoč pri zbiranju podatkov in simulacijskem modeliranju. Čim bolj redno spremljajte uspešnost, da zagotovite, da bo pobuda za BPM še naprej izpolnjevala cilje in podpirala širše poslovne cilje organizacije.

Šesti korak: optimizirajte na podlagi svežih vpogledov

Vaša prizadevanja za spremljanje in sledenje so dala vrsto uporabnih vpogledov. Zdaj je čas, da te podatke uporabite za dodatna izboljšanja poslovnih procesov. S stalnimi iteracijami in inovacijami še naprej optimizirajte proces in njegove poteke dela, da dosežete nove operativne učinkovitosti. Pogosto boste odkrili dodatne priložnosti za avtomatizacijo, standardizacijo in integracijo.

Prizadevanja za ustvarjanje večje poslovne vrednosti se nikoli ne končajo, prav tako ne dejavnosti spremljanja in optimizacije procesov. Poslovne strategije, tržni pogoji in regulativne zahteve se stalno spreminjajo, zato bodite pripravljeni, da se odzovete in prilagodite svoje procese.

Če okoliščine zahtevajo znatne posodobitve, znova začnite življenjski cikel upravljanja poslovnih procesov. Vaše podjetje je zdaj že usvojilo stopnje upravljanja poslovnih procesov. Vodje in zainteresirane skupine lahko sodelujejo pri pripravi strategij za nove pobude.