Kaj je upravljanje poslovnih procesov?
Upravljanje poslovnih procesov (BPM) se nanaša na prizadevanja vašega podjetja za analiziranje, pospešitev in optimiziranje procesov, in sicer pogosto z uporabo avtomatizacije potekov dela za poenostavitev ročnih procesov.
Odklenite prednosti BPM
Preden začnete graditi strategijo za BPM, je pomembno razumeti, zakaj so pomembni učinkoviti poslovni procesi, različne vrste poslovnih procesov, kdo v podjetju je odgovoren zanje in katere težave vam lahko BPM pomaga rešiti.
Spoznajte svoje poslovne procese
Poslovni proces je vrsta ponovljivih nalog, ki se izvajajo zaporedoma za doseganje rutinskega cilja. Poslovni procesi lahko trajajo nekaj minut ali tednov in vključujejo dejavnosti, ki so lahko preproste kot zahteve za počitnice zaposlenih ali zapletene kot logistika dobavne verige. Učinkoviti in uspešni procesi pomagajo izboljšati storilnost zaposlenih, interakcije s strankami in vse druge vidike vašega poslovanja. Neučinkoviti in nefunkcionalni procesi imajo za posledico frustrirane zaposlene, nepotrebne stroške, nezadovoljne stranke in posledično izgubljene prihodke.
Poslovne procese lahko razdelimo v tri glavne kategorije:
- Operativni procesi zajemajo osnovno dejavnost in določene vrednostne tokove, kot so naročila strank, ustvarjanje računov in optimizacija proizvodnje.
- Upravljanje procesov vključujejo stvari, kot so korporativno upravljanje, proračuni in poteki dela pri upravljanju človeških virov.
- Podporni procesi so temelj večjih procesov na področjih, kot so računovodstvo, zaposlovanje in tehnična podpora.
Z avtomatizacijo vseh vrst poslovnih procesov lahko izboljšate učinkovitost, zmanjšate tveganje in poskrbite, da bo podjetje bolj strateško osredotočeno.
Sestavite svojo ekipo za BPM
Zaposlene, odgovorne za kateri koli poslovni proces, imenujemo lastnike poslovnih procesov. Ker proces vodijo od konca do konca, razumejo, kako vpliva na druge procese, ki so pred njim ali po njem, in kako ti vplivajo nanj. Imenovanje ključnih posameznikov, ki sodelujejo z drugimi oddelki, za lastnike posameznih poslovnih procesov lahko spodbudi več razumevanja in vodi do boljšega BPM v organizaciji.
Uspešna ekipa za BPM v velikem podjetju bi lahko na primer vključevala vse te vloge:
- Prvak poslovnih procesov Prvak razume daljnosežne koristi in organizaciji sporoča vrednost BPM.
- Lastnik procesa Oseba ali ekipa s poslovnimi izzivi, ki jih je treba izpolniti, poteki dela, ki jih je treba optimizirati, ali priložnostmi, ki jih je treba izkoristiti, lahko zagotovi pomemben vpogled in prispevek, kar je nadvse pomembno, da se pritegne uporabnike in zagotovi uspeh BPM.
- Direktor poslovnih procesov Direktor vodi prizadevanja za BPM v celotni organizaciji.
- Svetovalec za poslovne procese Svetovalec s pomočjo tehničnih znanj in poznavanja BPM svetuje direktorju poslovnih procesov.
- Projektni vodja Projektni vodja pomaga pri izdelavi in izvajanju projektnega načrta ter upravlja ekipno komunikacijo, mejnike, končne rezultate in roke.
- Poslovni analitik Analitik natančno določi potrebne izboljšave procesa.
- Arhitekt rešitev Arhitekt rešitev zagotavlja tehnično podporo, zlasti ko gre za medsebojno združljivost z obstoječimi poslovnimi aplikacijami.
- Vplivneži Vplivneži so pogosto vodilni med sebi enakimi in so med prvimi, ki sprejmejo nove zamisli, prakse in orodja ter pomagajo optimizirati izboljšave poslovnih procesov in zagovarjajo spremembe.
- Skupina za podporo BPM V tej skupini so ključni strokovnjaki za IT, vodje korporativnega načrtovanja in drugi vodilni, ki pomagajo uveljaviti standarde, pristope, upravljanje in tehnologijo za BPM.
Ne sprijaznite se z izgubljanjem priložnosti
Za BPM je običajno odgovorno vodstvo podjetja, saj gre navsezadnje za poslovne procese. Toda s prihodom zelo dovršene programske opreme za upravljanje poslovnih procesov ima vse večjo vlogo oddelek za IT. Morda boste našli optimalno ravnovesje med tehnologijo in poslovnimi zahtevami, če oddelku za IT dovolite, da uvede samopostrežno platformo za avtomatizacijo potekov dela, pri kateri je potrebno zelo malo programiranja, ki jo lahko zaposleni v podjetju uporabijo za optimizacijo procesov in reševanje težav, ki jih najbolje razumejo.
Avtomatiziranje, avtomatiziranje, avtomatiziranje
Avtomatizacija je srce BPM. S tehnologijo, ki je zdaj na voljo, morajo uspešna podjetja najti sleherno priložnost za avtomatizacijo ponavljajočih se, dolgotrajnih ročnih postopkov. Z avtomatizacijo potekov dela lahko poenostavite poslovne procese, kot so vnos podatkov, posodobitve v družabnih omrežjih, inventure, poročila in še več. Zaposlene lahko rešite ponavljajočih se in rutinskih postopkov, izboljšate storilnost, zmanjšate stroške in število človeških napak.
Ustvarjanje okolja, v katerem lahko razvijajo tudi manj izkušeni
Nekatere poslovne procese lahko optimizirate tudi z razvijanje mobilnih aplikacij , ki zaposlenim pomagajo, da so bolje povezani in učinkovitejši, spremenijo način dela in sproti generirajo poslovne vpoglede. S pravo platformo za razvoj aplikacij lahko inženirji, strokovnjaki za IT in navadni poslovni uporabniki oblikujejo okolje, v katerem lahko nešolani razvijalci ustvarjajo lastne poslovne rešitve skoraj brez programiranja, pri čemer se jim ni treba zanašati ali čakati na vodstvo podjetja in profesionalne razvijalce.
Izkoriščanje vsake priložnosti na najboljši možen način
Neučinkoviti ročni postopki, dodatni stroški in izgubljene priložnosti niso več nekaj neizogibnega. S pravimi ljudmi v pravih vlogah, dobrim razumevanjem procesov v podjetju in dobrimi orodji za avtomatizacijo lahko vaše podjetje uporablja BPM za:
- Odpravite okorne postopke spletnega plačevanja, ki odvračajo kupce in zaradi njih izgubljate prodajo.
- Avtomatizirajte ročne postopke, ki trajajo predolgo, stanejo preveč in ovirajo zaposlene.
- Odpravite ovire v finančnih postopkih, ki povzročajo zamude pri plačilih.
- Zmanjšajte neučinkovito podvajanje virov.
- Skrajšajte ali standardizirajte dolgotrajne ali neredne postopke, ki vplivajo na roke.
- Optimizirajte neučinkovito uvajanje strank, ki spodkopava odnose.
Razvijte strategijo upravljanja poslovnih procesov
Če ima vaše podjetje težave z operativnimi, vodstvenimi in podpornimi procesi, ki so okorni, odvečni, predolgi, prepočasni ali predragi, vam lahko pomaga oblikovanje celovite strategije za BPM. Najboljše prakse v nadaljevanju vam bodo v pomoč pri zagonu pobud za BPM in ocenjevanje uspeha:
- Zagotovite si podporo vodstva. To je izjemno pomembno, če potrebujete sredstva za podporo načrtom za izboljšanje poslovnih procesov.
- Analizirajte in opredelite posamezen proces. Uporabite diagrame poteka, miselno preslikavo ali programsko opremo za rudarjenje procesov, da poiščete ozka grla, podvojeno delo in nepotrebne zamude. Pridobite povratne informacije od tistih, ki so najbolj vpleteni v proces, da boste razumeli, kaj lahko izboljšate – spodbuda za spremembe se začne z njimi.
- Preoblikujte proces. Pridobite sodelovanje zainteresiranih skupin in poskrbite, da bodo vsi razumeli vrednost optimizacije postopkov. Vključite to, kar ste se naučili z miselnimi preslikavami in analiziranjem. Razmislite o analiziranju vpliva za najpomembnejše ali zapletene poteke dela.
- Zberite vire in izvedite spremembe. Zberite vire, ki jih potrebujete za izgradnjo učinkovite platforme za BPM, kot so programska oprema za projektno vodenje, orodja za avtomatizacijo potekov dela in sprotne nadzorne plošče. Izberite vire, ki se ujemajo s poslovno vrednostjo, ki jo želite ustvariti, in upravljajte spremembe s točno določenimi rezultati in roki. Če najprej izpeljete majhen preskusni projekt, lahko odpravite napake ter spodbudite navdušenje za izboljšane postopke in uvajanje.
- Spremljajte in optimizirajte. Spremljajte, kako delujejo novi procesi, s preverjanjem pri zainteresiranih skupinah. Po potrebi bodite pripravljeni dodati izboljšave.
Ustvarite vrednost BPM.
Če upoštevate najboljše prakse, opisane zgoraj, sestavite kakovostno ekipo za BPM in razumete, kako lahko izboljšate procese, da ustvarite večjo vrednost, lahko upravljanje poslovnih procesov zagotovi oprijemljive koristi, med drugim tudi naslednje:
- Večja storilnost. Učinkovitejši procesi ustvarjajo učinkovitejše zaposlene in meritve uspešnosti lahko ocenite z uporabo programske opreme za analitiko na delovnem mestu.
- Hitreje do prednosti. Izboljšanje procesov IT lahko vpliva na to, kako hitro se v podjetju razvija in uvaja programska oprema.
- Večja kakovost. Poleg pospeševanja razvoja lahko izboljšave pri testiranju hitro rešijo morebitne težave glede učinkovitosti delovanja ali varnosti in izboljšajo kakovost izdelka ali storitve.
- Večje zadovoljstvo strank. Izboljšanje postopkov za storitve za stranke v podjetju vam lahko pomaga pritegniti stranke in spodbuditi njihovo zvestobo.
- Boljše delovne izkušnje zaposlenih. Učinkoviti poslovni procesi so temelj zadovoljstva na delovnem mestu, dobro počutje in celo manjši obrat zaposlenih.
Začnite poslovne procese optimizirati že zdaj
Vsako podjetje si prizadeva zagotoviti, da bi poslovalo bolje, hitreje in pametneje. Kombinacija celovite strategije za BPM s pravilno programsko opremo za avtomatizacijo potekov dela lahko vašemu podjetju pomaga doseči te cilje.
Microsoft Power Automate je rešitev za optimizacijo potekov dela, ki je preprosta za uporabo in lahko zaposlenim omogoči optimizacijo vsakodnevnih neučinkovitosti, kar lahko vpliva na poslovanje celotnega podjetja.