6 prednosti avtomatizacije poslovnih procesov

Kaj je avtomatizacija poslovnih procesov?

Ko vaše podjetje še naprej obdeluje velike količine podatkov in se vsakodnevno loteva številnih opravil, lahko za člane ekipe postane vse težje zmanjševati območje napak in zamude ter izboljšati neučinkovite sisteme. Z avtomatizacijo poslovnih procesov lahko zgradite, upravljate in optimizirate poteke dela, ki izboljšujejo organizacijsko učinkovitost in storilnost.

Avtomatizacija poslovnih procesov (BPA) je avtomatizacija dnevnih, ponovljivih poslovnih procesov, ki se običajno izvajajo ročno. BPA lahko zajema vse od večstopenjskih potekov dela do preprostih odgovorov strankam in ponuja možnost, da hitro in učinkovito izvedete ponavljajoča se opravila ter preidete na brezpapirne procese. To pomeni avtomatiziranje delovnih mest, kjer se čezmerna količina neobdelanih podatkov in dokumentacije, kot so razvoj izdelkov, prodaja, človeški viri in drugo. Dodajanje programske opreme za upravljanje poslovnih procesov (BPMS) vam pomaga upravljati vse nove poteke dela, ustvarjene z avtomatizacijo poslovnih procesov.

Prednosti uvedbe rešitve BPA

Ko enkrat razumete, katere procese lahko avtomatizirate in katerih ne, pa tudi, kako zgraditi dinamičen potek dela za svojo ekipo, lahko izkoristite to, kar ponuja programska oprema za avtomatizacijo poslovnih procesov. Tu je šest največjih prednosti, ki jih lahko avtomatizacija poslovnih procesov ponudi organizaciji:

1. Večja učinkovitost in storilnost Ko dodate novo rešitev za avtomatizacijo, ki odpravlja možnosti napak, je vaše podjetje takoj bolj racionalizirano in je možnost napak manjša. Z odstranjevanjem okornih in napornih ročnih postopkov, ki jih vsakodnevno izvaja vaša ekipa, odpravite ozka grla in pospešite poslovne procese na visoki ravni med poslovnimi enotami, člani ekipe in vsemi v organizaciji.
2. Skrajšanje časa in zmanjšanj stroškov Avtomatizacija podjetju pomaga znižati stroške in povečati donosnost, zlasti med ekipami, ki svoje delo izvajajo z ročnimi postopki s papirnimi dokumenti. Ker avtomatizacija procesov pospeši interne postopke, lahko prihranite čas in denar pri virih, potrebnih za dokončanje teh procesov, ter zaposlene, ki so prej opravljali ročne naloge, preusmerite v pomembnejše zadeve.
3. Preprosto upravljanje podatkov in dokumentov Pri uporabi ročnih postopkov lahko pride do zmede pri pisni dokumentaciji, preglednicah in drugih dokumentih, pa naj bodo natisnjene ali posredovane med e-poštnimi sporočili. Poleg tega je pri premikanju ali preračunavanju podatkov med različnimi viri več možnosti za človeške napake, pa tudi časovno potratno je. Avtomatizacija procesov pomeni, da so vsi vaši dokumenti in podatki na enem mestu, kar poenostavlja upravljanje dokumentov, tako da sta njihova organizacija in iskanje enostavna.
4. Vidnost in preglednost Svoji ekipi vam ne bo treba zagotavljati dodatne podpore, saj rešitve za avtomatizacijo pomagajo zagotoviti upoštevanje najboljših praks in uveljavitev predpisanih postopkov upravljanja. Z zbiranjem podatkov, poročanjem in analitičnimi možnostmi si lahko ogledate nadzorne plošče s podatki, ki ponujajo vpoglede v to, na čem vsi trenutno delajo, in preglednost, tako da boste lahko sprejemali utemeljene odločitve.
5. Standardizacija in skladnost procesov Postopki avtomatizacije imajo stroge smernice o tem, kdo lahko spreminja ali posodablja dokumente, vendar jih člani vaše ekipe morda ne upoštevajo vedno. Če imate vpeljano avtomatizacijo poslovnih procesov, vam ne bo treba skrbeti, ali ste spregledali kakšen korak, ker je proces že vgrajen v sistem. Sestavite lahko učinkovito digitalno avtomatizacijo potekov dela , ki zagotavlja, da se pravi podatki ob pravem času usmerijo pravi osebi. To tudi pomeni, da bodo lahko podjetja brez težav spremljala, kdo uporablja katere podatke: z evidentiranjem imen, datumov in podrobnosti o dodelitvi. Dokumentiranje teh podatkov vam tudi pomaga ustvariti revizijske sledi in dokazati skladnost s predpisi.
6. Večje zadovoljstvo zaposlenih in strank Z dodajanjem avtomatizirane rešitve svojim procesom boste zaposlenim omogočili, da velik delež vsakodnevnih odgovornosti opravijo zlahka in brez napak, zato bo vaša ekipa zadovoljnejša. Avtomatizacija zagotavlja okolje brez trenja, v katerem lahko zaposleni uspevajo. Odobritve vodilnih so hitrejše, kar pomeni, da se lahko zaposleni osredotočijo na pomembnejše projekte, ki spodbujajo poslovne odločitve in omogočajo inovativne pristope. Dodatna prednost je, da bodo srečnejše tudi stranke. Ker bodo prejemale natančnejše in doslednejše podatke, bodo bolj zadovoljne s končnim izdelkom ali rezultati.