Kaj je BPMS?

Programska oprema za upravljanje poslovnih procesov (BPMS) podjetju pomaga opredeliti, uvesti in upravljati avtomatizirane poslovne procese, tako da zamudne ročne postopke spreminja v poenostavljene poteke dela v poslovnih aplikacijah.

Z dodajanjem funkcij za oblak, umetno inteligenco in analitiko masovnih podatkov postane BPMS pametni BPMS (iBPMS), ki dodatno avtomatizira procese, pospeši razvoj potekov dela in izboljša organizacijo poslovnih procesov.

BPMS omogoča uporabo avtomatizacije poslovnih procesov za optimiziranje vrste različnih opravil, s čimer se zagotovi, da se upoštevajo postopki za dejavnosti, kot so pregled in odobritev dokumentov, upravljanje dokumentov, uvajanje novih kadrov in upravljanje zahtev zaposlenih.

Z avtomatizacijo sproženih obvestil, kot so e-poštna opozorila o opravilih, opomniki za plačila in zahvalna pisma, BPMS izboljša poteke dela po celotnem podjetju. BPMS je mogoče uporabiti celo za organiziranje trženjskih akcij po e-pošti, kar vam pomaga ob pravem času zagotoviti pravo sporočilo ali odgovor.

Rešitvi BPMS in iBPMS poenostavljata pripravo avtomatizacije potekov dela za vrsto različnih poslovnih aplikacij, standardizirata procese in zagotavljata:

Večja učinkovitost

Uvajanje programske opreme za upravljanje poslovnih procesov pomeni, da bodo zaposleni po celotnem podjetju porabili manj časa za ponavljajoče se ročne postopke, tako da se bodo lahko osredotočili na učinkovito delo in izboljšanje storilnosti.

Večja okretnost

Ker BPMS podjetjem omogoča, da dokumentirajo, standardizirajo in avtomatizirajo poslovne procese, poenostavlja spodbujanje sprememb in odzivanje nanje s hitrim in doslednim uvajanjem novih postopkov po celotni organizaciji.

Optimizirano sodelovanje

BPMS ekipam omogoča samodejno usmerjanje opravil in nalog ter zagotavlja, da se novi ali posodobljeni postopki sproti uvajajo, tako da so vsi vedno na tekočem z vsem.

Izboljšana skladnost s predpisi

Podjetja, ki uporabljajo BPMS za vgradnjo pravil v svoje procese, lahko zagotovijo skladnost z obstoječimi predpisi in se z čim manj motnjami hitro prilagodijo spremembam zakonodaje.

Boljše interakcije s strankami in podpora

Ker BPMS zagotavlja dosledno uporabo poslovnih procesov, lahko podjetja vzpostavijo, uveljavijo in nadzirajo ključne vidike interakcij s strankami. Stranke in podjetja so tako na boljšem zaradi večjega osebnega prilagajanja, samodejnega ustvarjanja vstopnic, enotnih sproženih odzivov in doslednega vodenja možnih strank ali primerov.

Skoraj vsakdo v podjetju lahko s sodobno rešitvijo BPMS oblikuje in uvede avtomatizacije, ki mu pomagajo v krajšem času narediti več.

Še nekaj let nazaj je bila avtomatizacija poslovnih procesov že sama po sebi zapleten postopek. Razvijalci so morali veliko časa posvetiti zainteresiranim skupinam na področju poslovanja, da so posamezna opravila preslikali na postopke. Šele potem so lahko na novo napisali programsko kodo za vsak avtomatiziran postopek. Poznejše spremembe postopka so pomenile več preslikav, več kodiranja in več časa, porabljenega za posodobitve.

Današnje najboljše platforme za BPMS poenostavljajo pobude za avtomatizacijo postopkov z zmanjšanjem ali odpravljanjem potrebo po podpori za razvijalce in IT. Ti sistemi organizacijam omogočajo izvajanje zelo zapletenih postopkov, ekipam in posameznikom pa omogočajo enostavno pripravo in izvajanje avtomatiziranih postopkov.

Kratek odgovor na vprašanje »Kdo uporablja BPMS?« je torej vsak, ki ga potrebuje.

1. Ugotovite in oblikujte postopek, ki ga želite avtomatizirati.

   Preučite poslovno utemeljitev za postopek in preučite morebitno obstoječo dokumentacijo ali modele postopkov, ki ga opredeljujejo.

2. Modelirajte logiko ali korake v poteku poslovnega procesa.

   Opredelite stopnje in korake poslovnega procesa v BPMS in z uporabo vgrajenih orodij za modeliranje na platformi preizkusite različne poslovne scenarije.

3. Namesto pisanja kode sestavite avtomatizacijo z uporabo orodij za načrtovanje, ki delujejo po načelu »pokaži in klikni«.

   Ustvarite poteke procesov in uporabniške vmesnike za poslovni proces z uporabo knjižnice vnaprej izdelanih predlog in povezovalnikov rešitve BPMS.

4. Zaženite svojo avtomatizacijo in jo delite s svojo ekipo ali celotnim podjetjem.

   Izberite, kako in komu distribuirati avtomatizacijo, nato pa spremljajte, kako deluje v praksi.

Če je vaš cilj poenostavitev upravljanja poslovnih procesov, je pametno ustvariti ožji izbor rešitev BPMS, ki resnično poenostavljajo učenje in uporabo avtomatizacije. Današnje najboljše avtomatizacijske platforme izpopolnjujejo to merilo in še mnoga druga. Pred začetkom iskanja se prepričajte, da boste lahko odgovorili na naslednja vprašanja:

Na katere procese se boste osredotočili?

Odločite se, ali potrebujete rešitev za avtomatizacijo bolj rutinskih opravil, kot je obdelava računov, ali tako, ki lahko podpira avtomatizacijo zapletenih dolgotrajnih procesov, kot sta upravljanje proračuna ali spremljanje uspešnosti.

Kdo jo bo uporabljal?

Rešitev BPMS je ključni sestavni del učinkovitega digitalnega preoblikovanja, zato mora biti usmerjena v uporabnost za vse v podjetju. Današnje najboljše rešitve BPMS z malo programiranja vključujejo funkcije robotske avtomatizacije postopkov (RPA), ki poenostavljajo uvajanje v celotni organizaciji.

Kako boste uvedli BPMS?

Pomembna odločitev, ki jo boste morali sprejeti, je, ali bo rešitev BPMS v oblaku ali na mestu uporabe.

Glavne prednosti platforme BPMS v obliki programske opreme kot storitve (SaaS) v oblaku so me drugim poenostavljeno uvajanje, ker aplikacija deluje že prvi dan, razširljivost, ker morate nadgraditi le naročnino, ne infrastrukture, in predvidljiva cena s sprotnim plačevanjem.

Prednosti platforme BPMS na mestu uporabe sta predvsem nadzor (ker je znotraj vaše infrastrukture) in varnost, ker vaši podatki ostanejo v vaših sistemih, s čimer se omeji izpostavljenost.

Kdo bo podpiral vašo rešitev BPMS?

Uvajanje in vzdrževanje rešitve BPMS na mestu uporabe zahteva znatno naložbo v infrastrukturo in osebje za IT. S platformo BPMS v obliki programske opreme kot storitve (SaaS), za katero ni potrebno skoraj nič programiranja, se zahteve za IT močno zmanjšajo.

Kaj si lahko privoščite?

Čeprav so stroški vedno pomembni, ne pozabite upoštevati pričakovane donosnosti naložbe. Bolj ko je orodje zmogljivo, večjo vrednost bo verjetno prineslo vašemu podjetju.