Čo sú to nástroje na automatizáciu pracovných postupov?

Definícia softvéru na automatizáciu pracovných postupov

Softvér na automatizáciu pracovných postupov zjednodušuje tradične manuálne a zdĺhavé úlohy, čím pomáha firmám šetriť čas, znižovať riziko ľudských chýb a zvyšovať produktivitu na pracovisku. Automatizáciou procesov umožňuje tímom sústrediť sa na projekty s vyšším dopadom namiesto na opakujúce sa úlohy – a poskytuje prehľad o pracovných postupoch s cieľom uľahčiť identifikáciu oblastí príležitostí.

Automatizácia pracovných postupov pomáha firmám vylepšiť ich procesy niekoľkými nasledujúcimi spôsobmi:

• Automatizácia a spúšťanie úloh.
• Zlepšenie efektívnosti a produktivity.
• Identifikácia oblastí zlepšovania procesov.
• Spravovanie pracovných postupov a monitorovanie výkonnosti.
• Nastavenie pripomienok.
• Udržiavanie tímov v synchronizácii.
• Zhromažďovanie prehľadov, na základe ktorých je možné príslušne konať.
• Optimalizácia využívania zdrojov.

Softvér na automatizáciu pracovných postupov využíva zdroje údajov a súbor pravidiel na manipuláciu s týmito údajmi, pričom napodobňuje ľudskú inteligenciu. Tieto nástroje na automatizáciu pracovných postupov sa zvyčajne riadia príkazmi typu „ak/potom“ a pracujú na základe pravidla „ak sa stane A, potom urob B“. Tento logický systém založený na pravidlách stanovuje činnosti, ktoré by mali nasledovať po určitej udalosti – čo šetrí čas a peniaze a zároveň znižuje riziko ľudských chýb.

Typy nástrojov na automatizáciu pracovných postupov

Nástroje na automatizáciu pracovných postupov sú navrhnuté od zadávania údajov až po starostlivosť o potenciálnych zákazníkov a účtovníctvo tak, aby znižovali zdĺhavú prácu a optimalizovali procesy. Pomáha to maximalizovať čas a zdroje spoločnosti, čo umožňuje zamestnancom sústrediť sa na projekty s väčším dopadom, ktoré si často vyžadujú viac riešenia problémov a kreatívnejšie myslenie – niečo, čo ani ten najlepší softvér na automatizáciu pracovných postupov nebude schopný nahradiť.

Softvér na automatizáciu pracovných postupov je kľúčovou súčasťou spravovania firemných procesov (BPM) a existuje niekoľko nástrojov na optimalizáciu základných funkcií vo vašej organizácii a zefektívnenie manuálnych úloh. Medzi typy nástrojov na automatizáciu pracovných postupov patria:

Spravovanie projektov

Aplikácie na spravovanie projektov, pravdepodobne najznámejší typ nástroja na automatizáciu pracovných postupov, pomáhajú spájať ľudí, údaje a ďalšie aktíva na účely optimalizácie procesov. Tieto typy nástrojov zlepšujú spoluprácu a pomáhajú definovať, spravovať a zlepšovať vykonávanie prác naprieč viacerými tímami. Vďaka udržiavaniu vysokej viditeľnosti projektu a otvorenej komunikácie procesy v konečnom dôsledku bežia plynulejšie a efektívnejšie.

Predaj a marketing

Nástroje na automatizáciu pracovných postupov v oblasti predaja a marketingu uľahčujú spravovanie údajov od záujemcov a zákazníkov. Najlepšie aplikácie využívajú vstavané analytické nástroje na ľahšie vyhľadávanie neefektívností a zrýchľovanie procesov naprieč viacerými kanálmi – od e-mailov a SMS správ až po sociálne médiá. Tieto automatizačné nástroje nielenže zakaždým opakujú rovnakú úlohu, ale v skutočnosti mnohé vytvárajú pracovné postupy na odosielanie prispôsobeného marketingového obsahu na základe správania zákazníkov.

Služby pre zákazníkov

Nástroje na automatizáciu pracovných postupov v oblasti služieb pre zákazníkov pomáhajú automaticky prideľovať žiadosti agentom, odosielať automatické odpovede na časté otázky a automaticky označovať žiadosti na základe zadanej otázky. Vďaka automatizácii pracovných postupov v oblasti služieb pre zákazníkov môžu firmy rýchlejšie vyriešiť viac problémov zákazníkov, čím sa agenti z radov ich pracovníkov uvoľnia na riešenie komplikovanejších problémov.

Financie

Nástroje na automatizáciu pracovných postupov v oblasti financií pomáhajú spoločnostiam udržiavať finančné procesy organizované, v súlade s predpismi a konzistentné. Tieto typy pracovných postupov môžu pomáhať s každodennými činnosťami, ako sú napríklad schvaľovania rozpočtov, fakturácia, žiadosti o nákup a výdavky a účtovné položky.

Ľudské zdroje

Nástroje na automatizáciu pracovných postupov v oblasti ľudských zdrojov pomáhajú automatizovať dokumentovanie a obmedzovať administratívny dohľad, čím znižujú riziko chýb a poskytujú zamestnancom lepšiu podporu. Tieto typy nástrojov môžu pomáhať so spravovaním náborov nových zamestnancov, s pracovnými výkazmi, pracovnými ponukami a žiadosťami o pracovné voľno tým, že poskytujú personalistom viac času sústrediť sa na dôležité úlohy.

Aký prínos má automatizácia pracovných postupov pre vašu organizáciu?

Či už hľadáte automatizáciu procesov v oblasti financií, marketingu alebo IT, softvér na automatizáciu pracovných postupov znižuje zaťaženie manuálnymi úlohami a šetrí firmám veľa času, zdrojov a peňazí. Tieto nástroje na automatizáciu pracovných postupov nielen zrýchľujú procesy pre váš tím, ale tiež pomáhajú získať viac času na prácu, na ktorej záleží najviac, a usmerňujú budúce rozhodovanie tým, že fungujú ako súčasť väčšieho riešenia softvéru na spravovanie firemných procesov.

Výhody nástrojov na automatizáciu pracovných

1. Menej chýb

   Manuálne zadávanie údajov je únavné a otvára priestor pre malé ľudské chyby, ktoré môžu mať veľký vplyv na vašu organizáciu – od nepresností vo vedení účtovníctva až po nesprávne faktúry. Na druhej strane softvér na automatizáciu pracovných postupov využíva centralizované údaje získavané v reálnom čase na vykonávanie administratívnych úloh, čím sa znižuje riziko nákladných chýb.

2. Efektívne procesy

   Nástroje na automatizáciu pracovných postupov zvyšujú viditeľnosť procesov, redukujú neefektívne postupy a udržujú projekty v pohybe tým správnym smerom. Keďže priradené činnosti a následné úlohy možno priraďovať automaticky, je možné ľahšie sledovať a spravovať výkonnosť, čo minimalizuje oneskorenia v danom procese.

3. Lepšia produktivita

   Keď sú únavné a manuálne úlohy automatizované, tímy majú viac času a zdrojov, aby sa mohli sústrediť na projekty s väčším dopadom. Mnoho aplikácií na automatizáciu pracovných postupov tiež zlepšuje celkovú spoluprácu, takže sa stráca menej času sledovaním informácií, žiadosťami o schválenia alebo následnou opakovanou komunikáciou.

4. Lepšia komunikácia

   Jasne navrhnuté pracovné postupy a automatické oznámenia pomáhajú zamestnancom mať dokonalý prehľad a porozumieť ich úlohám v projekte. Taktiež uľahčuje spoluprácu medzi oddeleniami a zlepšuje priraďovanie zodpovedností za úlohy, čím zabezpečuje, že všetci pracujú na dosiahnutí rovnakého cieľa.

5. Podrobnejšie prehľady

   Vykazovanie v reálnom čase s lepšou vizualizáciou je kľúčovou výhodou automatizácie pracovných postupov. Používanie analýzy údajov o procesoch znamená, že organizácie môžu zisťovať výkonnostné metriky, identifikovať oblasti príležitostí a prijímať informovanejšie rozhodnutia o svojich prevádzkových činnostiach.

Ako zvoliť najlepšie nástroje na automatizáciu pracovných postupov pre potreby vašej firmy

Pri voľbe toho najlepšieho nástroja na automatizáciu pracovných postupov pre vašu organizáciu je dôležité najprv analyzovať vaše aktuálne procesy, určiť neefektívne postupy a pochopiť, ktoré tímy budú tieto nástroje používať. Keď lepšie pochopíte potreby svojej firmy, pri porovnávaní rôznych riešení hľadajte nasledujúce funkcie:

• Používateľsky prívetivé rozhranie a jednoduchá navigácia.
• Umelá inteligencia a strojové učenie umožňujúce inteligentné spracovanie dokumentov (IDP).
• Bezproblémová integrácia s nástrojmi tretích strán a aplikáciami, ktoré používate každý deň.
• Prispôsobiteľné pracovné postupy.
• Cloudová prevádzka.
• Analyzovanie a vykazovanie údajov v reálnom čase.
• Vylepšené zabezpečenie a ochrana údajov.
• Škálovateľnosť podľa vyvíjajúcich sa firemných potrieb.

Príklady nástrojov na automatizáciu pracovných postupov používaných v praxi

Čas strávený jednoduchými procesmi, ako je napríklad odpovedanie na e-maily, vytváranie úloh alebo kopírovanie údajov z jedného zdroja do druhého, sa môže rýchlo akumulovať. Nastavením automatizovaných pracovných postupov však môžu firmy drasticky zvýšiť efektívnosť a opäť pridať hodnotu základným prevádzkovým činnostiam – od marketingu a financií až po ľudské zdroje.

Medzi príklady nástrojov na automatizáciu pracovných postupov používaných v praxi patria:

• Odosielanie automatických následných komunikácií a odpovedí po tom, ako zákazník vyplní kontaktný formulár.
• Odosielanie sérií e-mailov v rámci starostlivosti o potenciálnych zákazníkov po nejakej udalosti aktivovanej definovanou podmienkou.
• Automatická fakturácia mesačných platieb zákazníkom.
• Vytváranie zmlúv o úrovni služieb (SLA) na zabezpečenie včasných odpovedí na naliehavé problémy.
• Preplácanie nákladov zamestnancov.
• Odosielanie pripomienok termínov a schválení.
• Automatické prideľovanie úloh a projektov členom tímu.
• Prijímanie nových zamestnancov.
• Schvaľovanie žiadostí o dovolenku.