Čo sú to aplikácie na spracovanie dokumentov?

Aplikácie na spracovanie dokumentov používajú strojové učenie a umelú inteligenciu na extrahovanie údajov z dokumentov a formulárov. Preberajú údaje, ako sú napríklad informácie z faktúr, príjmových dokladov a dodacích listov v e-mailovej alebo papierovej forme, digitalizujú a ukladajú ich v štruktúrovanom databázovom formáte. Tieto údaje sa potom importujú do cieľového systému, ako je napríklad riešenie plánovania podnikových zdrojov (ERP) alebo spravovania vzťahov so zákazníkmi (CRM). Efektívne postupy, ktoré poskytujú aplikácie na spracovanie dokumentov, môžu mať veľký vplyv na to, ako firmy šetria peniaze, zvyšujú produktivitu a oslobodzujú zamestnancov od opakujúcich sa úloh s nízkou hodnotou a náchylnosťou k chybám.

Nájdenie riešenia na digitalizáciu veľkých objemov papierových dokumentov je výzvou, ktorej bude v určitom okamihu čeliť mnoho firiem. Aplikácie na spracovanie dokumentov prinášajú v tejto oblasti skvelé efektívne postupy nielen tým, že eliminujú prácnu úlohu manuálneho zadávania údajov, ale aj tým, že poskytujú firmám prehľad o tom, ako môžu zo svojich údajov vyťažiť viac.

Zhromažďovanie

Údaje zo zdrojov, ako sú papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily a elektronické formuláre, sa skenujú a digitalizujú.

Predbežné spracovanie

Kvalita a presnosť naskenovaných údajov sa vylepšuje pomocou funkcií, ako sú napríklad korekcia skreslených uhlov, zníženie šumu elimináciou akýchkoľvek škvŕn alebo značiek na pozadí a orezanie neželaných vonkajších oblastí z obrázkov.

Klasifikácia

Dokumenty sa rozdeľujú do rôznych kategórií na základe ich formátu, obsahu a typu, čo pomáha zlepšovať extrahovanie a archiváciu údajov.

Extrahovanie

Rozhodujúci krok v procese, v ktorom OCR extrahuje údaje z dokumentov a definuje, aké typy je potrebné preložiť (napr. mená, čísla, dátumy, rukou písaný text).

Overenie

RPA kontroluje a overuje všetky údaje pred ich presunutím do príslušných systémov, databáz a pracovných postupov. Akékoľvek nepresnosti sú v tejto fáze označené na manuálnu kontrolu a opravu.

Integrácia

Po vykonaní všetkých ostatných procesov sa údaje odošlú do príslušných databáz a úložísk prostredníctvom aplikačných programovacích rozhraní.

Čo je to analýza dokumentov s využitím hĺbkového učenia?

Dokumentácia s využitím hĺbkového učenia sa integruje so spracovaním dokumentov tým, že využíva schopnosti neurónových sietí rozpoznávať vzory v údajoch, najmä na účely analýzy dokumentov a rozloženia, identifikácie textu a vyhľadávanie dokumentov. Podobne ako sa učí ľudský mozog, aj neurónové siete zhromažďujú informácie v mnohých vrstvách tým, že získavajú čoraz viac informácií a znalostí, pričom sa stávajú čoraz inteligentnejšími.

Analýza dokumentov s využitím hĺbkového učenia využíva svoju schopnosť zapojiť umelú inteligenciu podobnú ľudskej prostredníctvom rôznych algoritmov neurónových sietí, najmä konvolučných a rekurentných. Konvolučné neurónové siete filtrujú obrázky s cieľom zistiť každý prvok v nich, zatiaľ čo rekurentné neurónové siete sú schopné zapamätať si údajové body, čo formuje ich schopnosť predpovedať budúce výsledky.

Výhody automatizovaného spracovania dokumentov

Automatizované spracovanie dokumentov zlepšuje firemné procesy a zvyšuje efektívnosť tímov poskytovaním rýchlosti, presnosti a škálovateľnosti. Môže to mať ďalekosiahly vplyv na to, ako odvetvia, ako napríklad právne odvetvie, realitné odvetvie, odvetvie zdravotnej starostlivosti a bankovníctvo, zlepšujú svoje procesy a výsledky.

Medzi hlavné výhody automatizovaného spracovania dokumentov patria:

Rýchle vyhľadávanie:

Po digitalizovaní dokumentov sú tieto dostupné prakticky kedykoľvek a kdekoľvek pre kohokoľvek s oprávnením na ich prezeranie.

Vylepšené zabezpečenie a súkromie

Firmy môžu zašifrovať svoje súbory a priradiť im úrovne zabezpečenia s cieľom chrániť svoje údaje pred nepovolenými používateľmi.

Úspora času a nákladov:

Vďaka eliminácii časovo náročného a nákladného procesu spravovania papierových súborov majú zamestnanci viac času venovať sa dôležitým firemným cieľom a pracovať produktívnejšie.

Znížené riziko ľudských chýb:

Automatizácia dokumentov výrazne zlepšuje presnosť a kvalitu dokumentov vďaka tomu, že nevyžaduje manuálne zadávanie údajov.

Lepšia spolupráca:

Zamestnanci v rôznych tímoch naprieč oddeleniami môžu zdieľať dokumenty a spoločne na nich pracovať, pričom budú mať neustály prehľad o ich stave v reálnom čase.

Štandardizované šablóny:

Automatizácia dokumentov umožňuje štandardizáciu šablón a štruktúr, ktorú je možné priebežne aplikovať na pracovné postupy.

Ako zvoliť softvérové riešenie spracovania dokumentov

Voľba riešenia spracovania dokumentov závisí od faktorov špecifických pre vaše potreby. Jedným z najdôležitejších rozhodnutí, ktoré treba zvážiť, je to, či chcete prevádzkovať svoje riešenie v cloude alebo lokálne na svojom pracovisku. Cloudové systémy hosťuje poskytovateľ za poplatok a automaticky sa v nich ukladajú všetky vaše údaje, vďaka čomu je všetko dostupné online. Lokálne riešenie znamená, že budete používať svoje vlastné servery a úložisko a sami vykonávať údržbu a zálohovanie.

Medzi ďalšie dôležité aspekty voľby riešenia spracovania dokumentov patria:

Vyhľadávanie:

Je dobrým pravidlom mať širokú škálu možností vyhľadávania vrátane názvu a typu súboru, obsahu a dátumov úprav. Je tiež dobré mať možnosť priraďovať metaúdaje a značky na organizovanie všetkých vašich súborov.

Priamočiara štruktúra súborov:

Je dôležité, aby bola štruktúra súborov ľahko použiteľná a logická pre všetkých používateľov.

Zabezpečenie:

Systém by mal umožňovať obmedzenie prístupu k citlivým dokumentom a nastavenie povolení podľa používateľov.

Jednoduchosť:

Všetci zamestnanci by mali byť schopní jednoducho používať systém bez zmätkov a narušenia svojich každodenných úloh.

Integrácia:

Uistite sa, že systém môžete používať s programami, ktoré už používate, ako je napríklad váš e-mailový klient a softvér na spravovanie vzťahov so zákazníkmi.