Что такое инструменты для автоматизации рабочих процессов?

Определение программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов оптимизирует задачи, которые обычно выполняются вручную Это позволяет компании экономить время, снижать риск ошибок персонала и повышать эффективность работы. Благодаря автоматизации процессов команда сможет сосредоточиться на более приоритетных задачах и контролировать рабочие процессы, чтобы искать точки роста.

Автоматизация рабочих процессов помогает компаниям совершенствовать рабочие процессы, а именно:

• Автоматизирует и запускает задачи.
• Повышает продуктивность и эффективность работы.
• Определяет возможности улучшения процессов.
• Управляет рабочими процессами и отслеживает их эффективность.
• Устанавливает напоминания.
• Позволяет командам работать синхронно.
• Собирает практическую аналитику.
• Оптимизирует использование ресурсов.

Чтобы имитировать человеческий интеллект во время обработки данных, ПО для автоматизации процессов использует источники данных и наборы правил. Обычно эти инструменты руководствуются инструкциями типа "если/то" ("Если случится А, нужно сделать Б"). Логика на основе правил определяет, что должно произойти после определенного события. Такой подход экономит время и деньги, а также сокращает риск человеческих ошибок.

Виды инструментов для автоматизации рабочих процессов

Инструменты для автоматизации рабочих процессов созданы, чтобы сокращать нагрузку и оптимизировать выполнение задач — от ввода данных до проработки потенциальных клиентов и отчетности. Благодаря этому компания максимально эффективно использует время и ресурсы, а сотрудники могут сконцентрироваться на более приоритетных задачах, которые требуют творческого подхода, — тех, с которыми не справится даже самое лучшее программное обеспечение.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов — основной элемент системы управления бизнес-процессами (BPM). Оно предлагает несколько инструментов, которые оптимизируют основные задачи организации и упрощают работу, выполняемую вручную. Ниже описаны несколько видов таких инструментов.

Управление проектами

Программы для управления проектами — одни из самых популярных инструментов для автоматизации рабочих процессов. Они объединяют кадровые ресурсы, данные и т. д. для оптимизации процессов. Эти инструменты повышают качество совместной работы и дают возможность оценивать, контролировать и улучшать выполнение задач разными командами. Благодаря исчерпывающей информации о проекте и свободной коммуникации процессы работают быстрее и эффективнее.

Продажи и маркетинг

Инструменты для маркетинговых процессов и продаж упрощают управление данными о потенциальных и существующих клиентах. Лучшие программы такого типа используют встроенные возможности аналитики, чтобы находить проявления неэффективности и ускорять процессы в разных каналах — от электронной почты и SMS до социальных сетей. Большинство таких инструментов автоматизации не просто выполняют повторяющиеся задачи, а создают рабочие процессы для отправки персонального маркетингового контента с учетом поведения клиентов.

Обслуживание клиентов

Инструменты для обслуживания клиентов автоматически назначают задачи агентам, отвечают на часто задаваемые вопросы и присваивают метки запросам в зависимости от их темы. Автоматизировав обслуживание, компания будет быстрее работать с клиентами и освобождать время агентов для более сложных задач.

Финансы

Инструменты для автоматизации финансовых процессов организовывают бухгалтерию компании, обеспечивают ее единообразность и соответствие требованиям. Они упрощают ежедневные операции, например одобрение бюджетов, выставление счетов, запросы на покупки и расходы, ведение отчетности.

Управление персоналом

Инструменты для рабочих процессов, связанных с управлением персоналом, помогают автоматизировать документацию, послаблять административный контроль, снижать риск ошибок и поддерживать сотрудников. Они также полезны для управления новыми сотрудниками, заполнения табелей учета рабочего времени, публикации вакансий и работы с запросами на выходные. Благодаря автоматизации этих процессов сотрудники отдела кадров смогут сконцентрироваться на более важных задачах.

Какие преимущества предоставляет организациям система автоматизации процессов?

Независимо от того, какие процессы вы хотите автоматизировать — финансовые, маркетинговые или ИТ, — ПО для автоматизации избавит вас от задач, выполняемых вручную, и сохранит время, ресурсы и деньги компании. Такие инструменты не только ускоряют работу команд, но и освобождают время для приоритетных задач, от которых зависит принятие важных решений. Решение ПО для управления бизнес-процессами работает как большой слаженный механизм.

Преимущества инструментов для автоматизации рабочих процессов

1. Меньше ошибок

   Ввод данных вручную — это монотонный процесс, который может привести к небольшим ошибкам с серьезными последствиями: от неточной бухгалтерии до неправильных счетов. А программное обеспечение сокращает риск возникновения таких ошибок, ведь выполняет административные задачи, используя данные в реальном времени.

2. Оптимизация процессов

   Инструменты для автоматизации работы позволяют контролировать процессы, снижают количество узких мест и обеспечивают правильное развитие проектов. Благодаря автоматизации назначения задач упрощается отслеживание эффективности и управление ею, что, в свою очередь, минимизирует задержки.

3. Повышенная эффективность

   Если вы автоматизируете монотонные задачи, выполняемые вручную, сотрудники смогут направить свое время и силы на работу над более приоритетными задачами. Большинство программ для автоматизации рабочих процессов повышают качество совместной работы, ведь команде не приходится тратить время на поиск информации, получение разрешений и последующее общение.

4. Качественная коммуникация

   Четко выстроенные процессы и автоматизированные уведомления позволяют сотрудникам слаженно работать над проектом и понимать свои обязанности. Они также упрощают сотрудничество между разными командами и помогают вести отчетность о выполнении задач, чтобы каждый сотрудник вносил свой вклад в достижение общей цели.

5. Глубокая аналитика

   Отчеты в реальном времени с улучшенными возможностями автоматизации — одно из основных преимуществ автоматизации рабочих процессов. Внедрив в процессы аналитику данных, компания сможет отслеживать показатели эффективности, находить точки роста и принимать более взвешенные решения.

Как выбрать лучшие инструменты для автоматизации рабочих процессов вашей компании

Прежде чем приступить к выбору инструмента для автоматизации рабочих процессов, проанализируйте текущие процессы в своей организации, определите узкие места и выясните, какие команды будут использовать эти инструменты. Поняв потребности своей компании, сравните разные решения, обращая внимание на такие особенности:

• Удобный интерфейс и простая навигация.
• ИИ и машинное обучения для интеллектуальной обработки документов (IDP).
• Простая интеграция со сторонними инструментами и программами, которые вы используете каждый день.
• Настраиваемые процессы.
• Совместимость с облаком.
• Аналитика данных и отчетность в реальном времени.
• Усиленная безопасность и защита данных.
• Масштабируемость в соответствии с ростом потребностей компании.

Примеры использования инструментов для автоматизации рабочих процессов

Такие простые действия, как ответы на электронные письма, создание задач и копирование данных могут занимать много времени. Однако автоматизировав рабочие процессы, компания может значительно повысить эффективность своей основной деятельности — от маркетинга и бухгалтерии до управления персоналом.

Вы можете автоматизировать такие рабочие процессы:

• Отправка автоматических сопроводительных писем и ответов клиентам, которые заполнили контактную форму.
• Отправка электронных писем для проработки потенциальных клиентов после определенного события.
• Автоматическое выставление ежемесячных счетов.
• Создание соглашений об уровне обслуживания для своевременного ответа на срочные обращения.
• Возмещение расходов сотрудников.
• Отправка напоминаний о сроках и одобрениях.
• Автоматическое назначение задач и проектов членам команды.
• Адаптация новых сотрудников.
• Одобрение запросов на отпуск.