Ce sunt instrumentele de automatizare a fluxurilor de lucru?

Definiția software-ului de automatizare a fluxurilor de lucru

Software-ul de automatizare a fluxurilor de lucru eficientizează activitățile care sunt în mod tradițional manuale și plictisitoare, pentru a ajuta companiile să economisească timp, să reducă riscul erorii umane și să sporească productivitatea la locul de muncă. Prin automatizarea proceselor, permite echipelor să se concentreze pe proiectele cu impact mai mare, în locul activităților repetitive, și oferă vizibilitate asupra fluxurilor de lucru pentru a ajuta la identificarea zonelor de oportunitate.

Automatizarea fluxurilor de lucru ajută companiile să-și rafineze procesele în mai multe moduri, prin:

• Automatizarea și declanșarea activităților.
• Îmbunătățirea eficienței și productivității.
• Identificarea domeniilor pentru îmbunătățiri ale proceselor.
• Gestionarea fluxurilor de lucru și monitorizarea performanței.
• Configurarea de mementouri.
• Menținerea sincronizării echipelor.
• Colectarea detaliilor pe baza cărora se poate acționa.
• Optimizarea utilizării resurselor.

Software-ul de automatizare a fluxurilor de lucru rulează pe surse de date și pe un set de reguli pentru manipularea acelor date, mimând inteligența umană. Aceste instrumente pentru fluxurile de lucru respectă de obicei „instrucțiuni de tip dacă/atunci”, după regula „dacă se întâmplă A, atunci fă B” Acest sistem logic bazat pe reguli subliniază acțiunile care trebuie să urmeze după un eveniment, ceea ce economisește timp și bani, reducând, în plus, riscul de greșeli umane.

Tipuri de instrumente de automatizare a fluxurilor de lucru

De la introducerea datelor la cultivarea clienților potențiali și contabilizare, instrumentele de automatizare a fluxurilor de lucru sunt proiectate pentru a reduce aglomerația și a optimiza procesele. Acest lucru ajută la maximizarea timpului și resurselor firmei, permițând angajaților să se concentreze pe proiecte cu impact mai mare, care necesită adesea mai multe resurse de rezolvare a problemelor și de gândire creativă, ceva ce nici chiar cel mai bun software de automatizare a fluxurilor de lucru nu este capabil să înlocuiască.

Software-ul de automatizare a fluxurilor de lucru este o componentă cheie a gestionarea proceselor de business (BPM) și există câteva instrumente de optimizare a funcțiilor de bază din organizația dvs. și de eficientizare a activităților manuale. Unele tipuri de instrumente de automatizare a fluxurilor de lucru includ:

Managementul proiectelor

Poate cel mai cunoscut tip de instrument de automatizare a fluxurilor de lucru, aplicațiile de management de proiecte ajută la conectarea oamenilor, datelor și altor resurse pentru optimizarea proceselor. Aceste tipuri de instrumente îmbunătățesc colaborarea și ajută la definirea, gestionarea și îmbunătățirea livrării lucrărilor în cadrul mai multor echipe. Menținând vizibilitatea și proiectelor ridicată și comunicarea deschisă, procesele se derulează, în final, mai simplu și mai eficient.

Vânzări și marketing

Instrumentele pentru fluxurile de lucru de vânzări și marketing simplifică gestionarea datelor de la clienți prospectați și clienți. Cele mai bune aplicații utilizează analize încorporate pentru a ajuta la găsirea ineficiențelor și accelerarea proceselor pe mai multe canale, de la e-mailuri și SMS la social media. Aceste instrumente de automatizare nu doar repetă aceeași activitate de fiecare dată, ci, de fapt, multe creează fluxuri de lucru pentru trimiterea de conținut de marketing particularizat, pe baza comportamentului clienților.

Servicii pentru relații cu clienții

Instrumentele pentru fluxuri de lucru de servicii pentru relații cu clienții ajută la atribuirea automată a tichetelor către agenți, la trimiterea de răspunsuri automate la întrebări comune și la etichetarea automată a tichetelor pe baza întrebării trimise. Cu automatizarea fluxurilor de lucru de servicii pentru relații cu clienții, companiile pot rezolva mai rapid mai multe probleme ale clienților, eliberând agenții prezenți pentru a se ocupa de probleme mai complicate.

Finanțe

Instrumentele de automatizare a fluxurilor de lucru de finanțe ajută firmele să-și păstreze procesele financiare organizate, conforme și consecvente. Aceste tipuri de fluxuri de lucru pot ajuta la operațiunile zilnice, cum ar fi aprobările de bugete, facturarea, cererile de achiziții și de cheltuieli și înregistrările contabile.

Resurse umane

Instrumentele pentru fluxuri de lucru din domeniul resurselor umane ajută la automatizarea documentației și la reducerea supravegherii administrative, reducând riscul de erori și oferind asistență mai bună angajaților. Aceste tipuri de instrumente pot ajuta la gestionarea noilor angajări, fișe de pontaj, postări de slujbe și cereri de ore libere, oferind profesioniștilor în resurse umane mai mult timp să se concentreze pe activități cu valoare ridicată.

Cum beneficiază organizația dvs. de automatizarea fluxurilor de lucru?

Fie că doriți să automatizați procese din domeniul finanțelor, marketingului sau IT-ului, software-ul de automatizare a fluxurilor de lucru ușurează sarcina activităților manuale și economisește un timp semnificativ în companie, resurse și bani. Aceste instrumente pentru fluxuri de lucru nu doar accelerează procesele pentru echipa dvs., ci ajută la eliberarea timpului pentru activitățile care contează cel mai mult și îndrumă luarea deciziilor viitoare, lucrând astfel ca parte dintr-o soluție software de gestionare a proceselor de business mai mare.

Beneficiile instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru

1. Mai puține erori

   Introducerea manuală a datelor este plictisitoare și lasă loc de mici greșeli umane, care pot avea un impact mare asupra organizației dvs., de la imprecizii contabile la facturi incorecte. Software-ul pentru fluxuri de lucru, pe de altă parte, utilizează date centralizate, în timp real, pentru derularea activităților administrative, reducând riscul de erori costisitoare.

2. Procese eficientizate

   Instrumentele de automatizare a fluxurilor de lucru cresc vizibilitatea proceselor, reducând blocajele și menținând proiectele pe traiectoria corectă. Întrucât atribuirile și activitățile de urmărire pot fi atribuite automatic, performanța este mai ușor de urmărit și de gestionat, lucru care reduce la minimum întârzierile din proces.

3. Productivitate îmbunătățită

   Când activitățile plicticoase și manuale sunt automatizate, echipele au mai mult timp și mai multe resurse să se concentreze pe proiecte de mai mare impact. Majoritatea aplicațiilor de automatizare a fluxurilor de lucru îmbunătățesc și colaborarea generală, deci se pierde mai puțin timp cu găsirea informațiilor, solicitarea aprobărilor sau urmărirea unor comunicări de tip du-te- vino.

4. Comunicare mai bună

   Fluxurile de lucru proiectate clar și notificările automatizate ajută angajații să rămână pe aceeași lungime de undă și să-și înțeleagă rolurile dintr-un proiect. De asemenea, simplifică colaborarea interfuncțională și îmbunătățește responsabilitatea pentru activități, garantând faptul că toți lucrează în vederea aceluiași scop.

5. Detalii mai aprofundate

   Raportarea în timp real cu vizualizare mai bună este un beneficiu cheie al automatizării fluxurilor de lucru. Utilizarea analizelor de date asupra proceselor înseamnă că organizațiile pot să capteze metrici de performanță, să identifice zonele de oportunități și să ia decizii mai informate, legate de operațiunile lor.

Cum alegeți cele mai bune instrumente de automatizare a fluxurilor de lucru pentru nevoile dvs. de business

Când alegeți cel mai bun instrument de automatizare a fluxurilor de lucru pentru organizația dvs., este important ca mai întâi să vă analizați procesele actuale, să indicați blocajele și să înțelegeți ce echipe vor folosi instrumentele. După ce aveți o imagine mai bună asupra nevoilor dvs. de business, căutați următoarele caracteristici când comparați diferitele soluții:

• O interfață intuitivă și navigare simplă.
• Inteligență artificială și învățare programată pentru procesarea inteligentă a documentelor (IDP).
• Integrări simple cu instrumente și aplicații de la terțe părți, pe care le folosiți zilnic.
• Fluxuri de lucru particularizabile.
• Operabilitate în cloud.
• Analize de date și raportare în timp real.
• Securitate îmbunătățită și protecția datelor.
• Scalabilitate pentru nevoi de business în curs de evoluție.

Exemple concrete de instrumente de automatizare a fluxurilor de lucru

Timpul petrecut cu procese simple, precum răspunsul la e-mailuri, crearea activităților sau copierea datelor dintr-o sursă în alta se poate acumula rapid. Dar, configurând fluxuri de lucru automatizate, companiile pot crește drastic eficiența și pot crea valoare adăugată în operațiunile de bază, de la marketing și finanțe la resurse umane.

Exemple concrete de instrumente de automatizare a fluxurilor de lucru sunt:

• Trimiterea de mesaje de urmărire automatizate și de răspunsuri după ce un client completează un formular de contact.
• Trimiterea de secvențe de e-mailuri de cultivare a clienților potențiali după un eveniment declanșat.
• Facturarea automată a clienților pentru plăți lunare.
• Crearea de SLA-uri pentru garantarea răspunsurilor prompte la probleme urgente.
• Rambursarea cheltuielilor angajaților.
• Trimiterea de mementouri pentru termene limită și aprobări.
• Atribuirea automată a activităților și proiectelor către membrii echipei.
• Înscrierea noilor angajați.
• Aprobarea cererilor de concedii.