Quais são as ferramentas de automatização dos fluxos de trabalho?

Definição de software de automatização de fluxos de trabalho

O software de automatização de fluxos de trabalho agiliza tarefas tradicionalmente manuais e aborrecidas para ajudar as empresas a poupar tempo, a reduzir o risco de erro humano e a melhorar a produtividade no local de trabalho. Ao automatizar processos, permite que as equipas se foquem em projetos com impacto mais elevado em vez de se dedicarem a tarefas repetitivas, dando-lhes visibilidade relativamente aos fluxos de trabalho e ajudando a identificar áreas de oportunidade.

Automatização de fluxos de trabalho ajuda as empresas e refinar os seus processos de várias formas pela:

• Tarefas de automatização e acionamento.
• Melhorar a eficiência e a produtividade.
• Identificar as áreas para melhorias de processos.
• Gerir fluxos de trabalho e monitorizar o desempenho.
• Definição de lembrete.
• Manutenção das equipas sincronizadas.
• Recolher informações acionáveis.
• Otimizar a utilização de recursos.

O software de automatização de fluxos de trabalho é executado em origens de dados e num conjunto de regras para manipular esses dados, imitando a inteligência humana. Estas ferramentas de fluxos de trabalho seguem normalmente as "instruções if/then", funcionando como a regra "se A acontece, então faz B." Este sistema lógico baseado em regas destaca as ações que devem seguir um evento, que poupa tempo e dinheiro e reduz o risco de erros humanos.

Tipos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho

Desde a entrada de dados até à fomentação de oportunidades potenciais e gestão contabilística, as ferramentas de automatização de fluxos de trabalho foram concebidas para reduzir o trabalho moroso e otimizar processos. Isto ajuda a maximizar o tempo e recursos da empresa, permitindo que os colaboradores se foquem em projetos de impacto mais elevado que exigem frequentemente mais resolução de problemas e pensamento criativo, algo que até mesmo o melhor software de automatização de fluxos de trabalho não é capaz de substituir.

O software de automatização de fluxos de trabalho é uma peça chave do gestão de processos de negócio (BPM) e há várias ferramentas para otimizar funções nucleares na sua organização e agilizar tarefas manuais. Alguns tipos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho incluem:

Gestão de projetos

Talvez a ferramenta mais conhecida de automatização de processos, as aplicações de gestão de projetos ajudam a ligar as pessoas, dados e outros ativos para otimizar processos. Estes tipos de ferramentas melhoram a colaboração e ajudam a definir, gerir e melhor a entrega de trabalho em várias equipas. Mantendo os projetos com alta visibilidade e comunicação aberta, os processos são executados de forma mais suave e eficiente.

Vendas e marketing

As ferramentas de fluxos de trabalho de vendas e marketing criam dados a partir de perspetivas e os clientes mais fáceis de gerir. As melhores aplicações usam análise incorporada para ajudar a encontra ineficiências e a acelerar processos em vários canais, desde e-mails e SMS às redes sociais. Estas ferramentas de automatização não repetem apenas a mesma tarefa de cada vez que a realizam. Na verdade, muitas criam fluxos de trabalho para enviar conteúdo de marketing personalizado com base no comportamento do cliente.

Suporte ao cliente

As ferramentas de fluxos de trabalho do suporte ao cliente ajudam a atribuir automaticamente pedidos de suporte a agentes, enviar respostas automáticas a questões comuns e a etiquetar os pedidos de suporte automaticamente com base na questão submetida. Com a automatização de fluxos de trabalho de suporte ao cliente, as empresas podem resolver mais problemas do cliente mais rapidamente, libertando os seus agentes para problemas mais complicados.

Finanças

As ferramentas de automatização de fluxos de trabalhos financeiros ajudam as empresas a manter os processos financeiros organizados, em conformidade e consistentes. Estes tipos de fluxos de trabalho podem ajudar com operações diárias como aprovações de orçamentos, faturação, pedidos de compras e despesas, e entradas contabilísticas.

Recursos humanos

As ferramentas de fluxos de trabalho nos recursos humanos ajudam a automatizar a documentação e reduzem a monitorização administrativa, diminuindo o risco de erros e fornecendo um melhor suporte aos colaboradores. Este tipo de ferramentas podem ajudar com a gestão de novas contratações, folhas de goras e pedidos de folga, fornecendo aos profissionais de RH mais tempo para se focarem em tarefas de elevado valor.

Quais são os benefícios que a automatização de fluxos de trabalho pode proporcionar à sua organização?

Quer esteja à procura de automatizar processos nas finanças, marketing, ou TI, o software de automatização de fluxos de trabalho alivia o peso das tarefas manuais e poupa tempo, recursos e dinheiro em termos significativos às empresas. Estas ferramentas de fluxos de trabalho não aceleram apenas os processos para a sua equipa, como também libertam tempo para o trabalho que importa e guiam o futuro das tomadas de decisões, funcionando com parte de uma solução de software de gestão de processos de negócio mais abrangente.

Vantagens das ferramentas de automatização de fluxos de trabalho

1. Menos erros

   A entrada manual de dados é uma tarefa aborrecida e dá espaço para pequenos erros humanos que podem causar grande impacto na sua organização, desde imprecisões na contabilidade a faturas incorretas. O software de fluxos de trabalho, por seu turno, usa dados centralizados em tempo real para executar tarefas administrativas, reduzindo o risco de erros dispendiosos.

2. Simplificação de processos

   As ferramentas de automatização de fluxos de trabalho aumentam a visibilidade dos processos, reduzindo estrangulamentos e mantendo os projetos na direção certa. A partir do momento em que as atribuições e tarefas de seguimento podem ser automaticamente atribuídas, o desempenho é mais fácil de gerir, o que minimiza os atrasos no processo.

3. Produtividade melhorada

   Quando as aborrecidas tarefas manuais são automatizadas, as equipas têm mais tempo e recursos para se focarem em projetos de impacto mais elevado. Muitas aplicações de automatização de fluxos de trabalho também melhoram a colaboração global, por isso, perde-se menos tempo na deteção de informações, na procura de aprovações ou no seguimento de comunicação para a frente e para trás.

4. Melhor comunicação

   Os fluxos de trabalho concebidos claramente e as notificações automatizadas ajudam os colaboradores a manterem-se na mesma página e a compreender as suas funções num projeto. Também facilitam a colaboração multifuncional e melhora a responsabilização relativamente às tarefas, garantindo que todos trabalham para alcançar o mesmo objetivo.

5. Informações mais aprofundadas

   Os relatórios em tempo real com melhor visualização é uma benefício chave da automatização de fluxos de trabalho. A utilização da análise de dados em processos significa que as organizações podem capturar métricas de desempenho, identificar áreas de oportunidades e tomar decisões mais informadas sobre as suas operações.

Como escolher as melhores ferramentas de automatização de fluxos de trabalho para as necessidades do seu negócio

Ao escolher a melhor ferramenta de automatização de fluxos de trabalho para a sua organização, é importante analisar primeiro os seus processos atuais, afixar estrangulamentos e compreender que equipas irão utilizar a ferramenta. Assim que tenha uma melhor compreensão das necessidades do seu negócio, procure as seguintes funcionalidades, enquanto compara diferentes soluções:

• Uma interface intuitiva e navegação simples.
• IA e aprendizagem automática para processamento inteligente de documentos (IDP).
• Integrações perfeitas com ferramentas de terceiros e aplicações que usa diariamente.
• Workflows personalizáveis.
• Operacionalidade baseada na nuvem.
• Análise de dados e relatórios em tempo real.
• Segurança e proteção de dados melhorada.
• Escalabilidade para evolução das necessidades do negócio.

Exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho em utilização

O tempo despendido em processos simples como responder a e-mails, a criar tarefas ou a copiar dados de uma origem de dados para outra pode rapidamente aumentar. Ao definir fluxos de trabalho automatizados, os negócios podem aumentar a sua eficiência drasticamente e recuperar valor das operações nucleares, desde o marketing às finanças e até aos recursos humanos.

Alguns exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho em ação incluem:

• Envio de seguimento e respostas automatizados após o preenchimento de um formulário de contacto pelo cliente.
• Envio de sequências de e-mail de fomentação de oportunidades potências após o desencadeamento de um evento.
• Faturação automática de clientes para pagamentos mensais.
• Criação de SLA para garantir respostas atempadas a problemas urgentes.
• Reembolso das despesas dos colaboradores.
• Envio de lembretes para datas limite e aprovações.
• Atribuição automática de tarefas e projetos aos membros da equipa.
• Inclusão de novos colaboradores.
• Aprovação de pedidos de férias.