6 benefícios da automatização de processos empresariais
Com a automatização de processos empresariais (BPA), a sua empresa pode usufruir de benefícios imediatos e a longo prazo através da automatização de operações diárias, aumentando a respetiva competitividade global.
O que é a automatização de processos empresariais?
À medida que a sua empresa continua a processar grandes quantidades de dados e a executar inúmeras tarefas quotidianas, pode tornar-se mais difícil para os membros da equipa reduzir as margens de erro e os atrasos e melhorar sistemas ineficientes. A automatização de processos empresariais permite criar, gerir e otimizar fluxos de trabalho que aumentam a eficácia organizacional e a produtividade.
A automatização de processos empresariais é a automatização dos processos de negócio diários repetíveis que, normalmente, são concluídos manualmente. Desde fluxos de trabalho com múltiplos níveis a simples respostas de clientes, o BPA permite concluir tarefas repetitivas e convertê-las de forma rápida e eficiente em processos sem papel. Isto significa automatizar as tarefas que lidam com um volume excessivo de documentação e dados não processados, como o desenvolvimento de produtos, vendas, recursos humanos e muitos outros. A inclusão de software de gestão de processos empresariais (BPMS) ajuda a gerir todos os novos fluxos de trabalho criados a partir da automatização de processos empresariais.
Os benefícios da implementação de uma solução de BPA
Quando perceber que processos podem e não podem ser automatizados, e como criar um fluxo de trabalho dinâmico para a sua equipa, pode tirar partido do que o software de automatização de processos empresariais tem para oferecer. Estes são os seis principais benefícios da automatização de processos empresariais para a sua organização:
- Melhoramento da eficiência e produtividade. Ao adicionar uma nova solução de automatização que elimina as possibilidades de erro, a sua empresa simplifica imediatamente as operações e reduz os erros. Ao remover os processos manuais pesados e complexos executados diariamente pela sua equipa, elimina tarefas que causam estrangulamentos e acelera os processos de negócio de nível mais elevado entre as unidades de negócio, os membros da equipa e todos os membros da sua organização.
- Redução do tempo e dos custos. A automatização ajuda o seu negócio a reduzir custos e a aumentar a rentabilidade, sobretudo nas equipas com outras responsabilidades que utilizam processos manuais em papel. Como os processos de automatização aceleram as suas operações internas, é fácil poupar tempo e dinheiro nos recursos necessários para concluir esses processos. Pode inclusivamente atribuir os colaboradores responsáveis anteriormente por tarefas manuais a tarefas mais importantes.
- Simplificação da gestão de dados e documentos. Quando utilizam processos manuais, os colaboradores podem perder facilmente o rasto das comunicações escritas, folhas de cálculo e outros documentos, sejam eles impressos ou transmitidos por e-mail. Além disso, a necessidade de mover informações ou fazer cálculos entre origens de dados aumenta a possibilidade de ocorrência de erros humanos e também o tempo despendido. A automatização de processos permite armazenar todos os seus documentos e dados numa única localização, o que simplifica a gestão de documentos e facilita a respetiva organização e obtenção.
- Visibilidade e transparência. Não terá de fornecer suporte adicional à sua equipa, uma vez que as soluções de automatização ajudam a assegurar a conformidade com melhores práticas e a aplicação da governação. Através da recolha de dados, geração de relatórios e capacidades de análise, pode ver dashboards de dados que oferecem visibilidade e transparência sobre as tarefas que estão a ser executadas para tomar decisões mais informadas.
- Uniformização e conformidades dos processos. Embora os processos de automatização tenham diretrizes estritas sobre quem pode fazer alterações ou atualizar documentos, nem sempre são seguidas pelos membros da sua equipa. Com o BPA implementado, não tem de preocupar-se com os passos ignorados porque o processo já está integrado no sistema. Pode criar uma automatização de fluxos de trabalho digital eficiente que assegura que as informações certas são encaminhadas para a pessoa certa, no momento certo. Isto significa também que as empresas irão conseguir monitorizar quem utiliza que dados através do registo de nomes, datas e detalhes de atribuição sem complicações. A documentação dessas informações também ajuda a criar registos de auditoria e comprovar a conformidade.
- Melhoramento da satisfação do colaborador e cliente. A adição de uma solução automatizada ao processo capacita os seus colaboradores a concluir facilmente e sem erros muitas das suas responsabilidades quotidianas, o que torna a sua equipa muito mais feliz. A automatização fornece um ambiente sem fricções em que os colaboradores podem prosperar. As aprovações dos gestores são mais rápidas, pelo que os seus colaboradores podem focar-se em projetos mais importantes que motivam e inovam as decisões empresariais. Como cereja no topo do bolo, os seus clientes também ficam mais satisfeitos. Como os seus clientes recebem dados mais exatos e consistentes, ficam mais satisfeitos com o produto final ou os resultados.
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Ao adotar uma nova automatização de processos, conseguirá tornar o seu trabalho rentável, otimizado e menos suscetível a erros. Se por um lado o BPA serve de abordagem holística à otimização dos seus processos de negócio, a inclusão de software como uma ferramenta de automatização robótica de processos ajuda a automatizar as tarefas baseadas em regras que normalmente são necessárias no início de um processo.
O segredo para encontrar um equilíbrio entre o BPA e o RPA é encontrar uma solução de fácil adoção para si e para a sua equipa e organização, sem interrupções das estratégias empresariais atuais. O Power Automate cria automatizações de fluxos de trabalho dimensionáveis e que poupam tempo, aptas a lidar com todas as suas tarefas individuais para que possa concluir o maior número de tarefas entediantes em pouco tempo.