Uma pessoa a falar num telefone e a olhar para um portátil

6 vantagens da automatização de processos empresariais

À medida que o seu negócio continua a processar grandes volumes de dados e a lidar com muitas tarefas todos os dias, poderá ser cada vez mais difícil reduzir as margens de erro, os atrasos e os sistemas de negócio ineficientes para os membros da sua equipa. Ao adicionar software intuitivo como a automatização de processos empresariais, a sua empresa consegue está em posição de desfrutar de várias vantagens imediatas e a longo prazo através da automatização das operações diárias, o que lhe permite competir no atual mercado competitivo.

O que é a automatização de processos empresariais?

A automatização de processos empresariais (BPA) é a automatização dos processos empresariais repetíveis diariamente que normalmente são concluídos manualmente. Desde fluxos de trabalho de múltiplos níveis a simples respostas de clientes, a BPA permite executar o trabalho repetitivo e convertê-lo de forma rápida e eficiente em processos sem papel. Isto significa automatizar as tarefas que lidam com um volume excessivo de documentação e dados não processados, como o desenvolvimento de produtos, vendas, recursos humanos e muito mais. A inclusão da software de gestão de processos de negócio (BPMS) ajuda a gerir todos os novos fluxos de trabalho criados a partir da nova automatização de processos empresariais para criar, gerir e otimizar a eficácia e a eficiência da sua organização.

As vantagens da implementação de uma solução BPA

Quando perceber que processos podem e não podem ser automatizados, e como criar um fluxo de trabalho dinâmico para a sua equipa, pode tirar partido do que o software de automatização tem para oferecer. Seguem-se as seis principais vantagens para a sua organização ao automatizar os seus processos empresariais:

1. Melhoria da eficiência e da produtividade

Ao adicionar uma nova solução de automatização que elimina as possibilidades de erro, a sua empresa ganha imediatamente em otimização e redução de erros. Ao remover os processos manuais pesados e trabalhosos executados diariamente pela sua equipa, está a eliminar as tarefas que causam estrangulamentos e aceleram os processos empresariais de nível mais elevados entre as unidades de negócio, os membros da equipa e todos os membros da sua organização.

2. Redução do tempo e dos custos

A automatização ajuda o seu negócio a reduzir custos e a aumentar a rentabilidade, sobretudo nas responsabilidades relacionadas com os processos manuais em papel. Como os processos de automatização aceleram as suas operações internas, é fácil poupar tempo e dinheiro nos recursos necessários para concluir esses processos. Pode inclusivamente reafetar os colaboradores anteriormente atribuídos a esforços manuais a assuntos mais importantes.

3. Gestão de dados e documentos simplificada

Ao utilizar processos manuais, é fácil perder o rasto das comunicações escritas, folhas de cálculo e outros documentos, sejam eles impressos ou transmitidos entre e-mails. Além disso, a necessidade de mover informações ou fazer cálculos duma origem de dados para a seguinte aumenta a possibilidade de ocorrerem erros humanos, além de aumentar o tempo despendido. A automatização de processos permite armazenar todos os seus documentos e dados numa única localização, o que otimiza a gestão de documentos e simplifica a sua organização e recuperação.

4. Visibilidade e transparência

Não terá de fornecer suporte adicional à sua equipa, uma vez que as soluções de automatização asseguram que são seguidas as melhores práticas e que a governação é aplicada. Através da recolha de dados, da geração de relatórios e das suas capacidades de análise, poderá ver os dashboards de dados que oferecem visibilidade e transparência sobre aquilo em que todos estão atualmente a trabalhar, o que permite tomar decisões mais informadas.

5. Normalização e conformidade de processos

Os processos de automatização têm diretrizes estritas sobre quem pode fazer alterações ou atualizar documentos, mas os membros da sua equipa poderão nem sempre as seguir. Com a BPA implementada, não tem de preocupar-se com os passos falhados porque o processo já está integrado no sistema. Pode criar uma automatização do fluxo de trabalho digital eficiente que assegura que as informações certas são encaminhadas para a pessoa certa, no momento certo. Isto também significa que as empresas conseguirão monitorizar quem utiliza que dados através do registo de nomes, datas e detalhes de atribuição sem complicações. A documentação dessas informações também o ajuda durante os registos de auditoria e na demonstração de conformidade.

6. Melhoria da satisfação dos colaboradores e dos clientes

Com os seus colaboradores a conseguirem cumprir facilmente e sem erros muitas das suas responsabilidades do dia a dia, a sua equipa ficará muito mais satisfeita com a inclusão de uma solução automatizada no seu processo. A automatização fornece um ambiente sem fricções em que os colaboradores conseguem prosperar. As aprovações dos gestores são mais rápidas, pelo que os seus colaboradores podem focar-se em projetos mais importantes que motivam e inovam nas decisões empresariais. Como cereja em cima do bolo, os seus clientes também estarão mais satisfeitos. Como os seus clientes receberão dados mais exatos e consistentes, estarão mais satisfeitos com o produto final ou os resultados.

Comece a otimizar com o Microsoft Power Automate

Ao adotar uma nova automatização de processos, conseguirá tornar o seu trabalho rentável, otimizado e menos suscetível a erros. Se por um lado a BPA serve de abordagem holística à otimização dos seus processos empresariais, a inclusão de software como uma ferramenta de automatização robótica de processos (RPA) ajuda a automatizar os processos orientados por regras que normalmente são necessários no início de um processo.

A chave para conseguir equilibrar as vantagens acima apresentadas com a forma como a BPA e a RPA o ajudam, à sua equipa e à sua organização é a capacidade de encontrar uma solução à qual todos se possam adaptar facilmente sem interromper qualquer uma das suas atuais estratégias empresariais. O Power Automate cria automatizações de fluxos de trabalho dimensionáveis e que poupam tempo que conseguem lidar com todas as suas tarefas individuais, o que permite executar um grande número de tarefas entediantes em pouco tempo.