O que são ferramentas de automação de fluxo de trabalho?

Definição de software de automação de fluxo de trabalho

O software de automação de fluxo de trabalho simplifica tarefas tradicionalmente manuais e tediosas para ajudar as empresas a poupar tempo, reduzir riscos de erros humanos e aumentar a produtividade no local de trabalho. Automatizando processos, ele permite que as equipes se concentrem em projetos com maior impacto, em vez de tarefas repetitivas, e proporciona visibilidade dos fluxos de trabalho para identificar áreas de oportunidade.

O Automação de fluxo de trabalho ajuda as empresas a refinar seus processos de várias maneiras:

• Automatizar e disparar tarefas.
• Melhorar a eficiência e a produtividade.
• Identificar áreas para melhorias de processos.
• Gerenciar fluxos de trabalho e monitorar o desempenho.
• Configurar lembretes.
• Manter as equipes em sincronia.
• Obter insights práticos.
• Otimizar o uso de recursos.

O software de automação de fluxo de trabalho é executado em fontes de dados e um conjunto de regras para manipular esses dados, imitando a inteligência humana. As ferramentas de fluxo de trabalho normalmente seguem “instruções se/então”, trabalhando em uma regra de “se A acontecer, então fazer B”. Esse sistema lógico baseado em regras descreve as ações que devem seguir um evento. Isso poupa tempo e dinheiro, além de reduzir os riscos de erros humanos.

Tipos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho

Desde a entrada de dados até a consolidação e a contabilização de clientes potenciais, as ferramentas de automação de fluxo de trabalho são projetadas para reduzir o trabalho pesado e otimizar os processos. Isso maximiza o tempo e os recursos da empresa, permitindo que os funcionários se concentrem em projetos de maior impacto que, geralmente, exigem mais resolução de problemas e raciocínio criativo, algo que nem mesmo o melhor software de automação de fluxo de trabalho poderá substituir.

O software de automação de fluxo de trabalho é uma peça chave do gerenciamento de processos de negócios (BPM), e há várias ferramentas para otimizar as funções principais em sua organização e simplificar as tarefas manuais. Alguns tipos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho são:

Gerenciamento de projetos

Os aplicativos de gerenciamento de projetos, que talvez sejam o tipo mais reconhecido de ferramenta de automação de fluxo de trabalho, ajudam a conectar pessoas, dados e outros ativos para otimizar processos. Esses tipos de ferramentas melhoram a colaboração e ajudam a definir, gerenciar e melhorar a prestação do trabalho em várias equipes. Mantendo a visibilidade do projeto alta e a comunicação aberta, os processos são executados com mais fluidez e eficiência.

Vendas e marketing

As ferramentas de fluxo de trabalho de vendas e marketing facilitam o gerenciamento de dados de clientes potenciais e clientes. Os melhores aplicativos usam análises integradas para encontrar ineficiências e agilizar processos em vários canais, desde email e SMS até mídia social. Essas ferramentas de automação não apenas repetem sempre a mesma tarefa; de fato, muitas criam fluxos de trabalho para enviar conteúdo de marketing personalizado com base no comportamento dos clientes.

SAC

As ferramentas de fluxo de trabalho de SAC ajudam a atribuir tíquetes automaticamente a agentes, enviar respostas automáticas a perguntas comuns e marcar tíquetes automaticamente com base na pergunta enviada. Com a automação do fluxo de trabalho de SAC, as empresas podem resolver mais problemas dos clientes com mais rapidez, liberando os agentes humanos para problemas mais complicados.

Finanças

As ferramentas de automação do fluxo de trabalho financeiro ajudam as empresas a manter os processos financeiros organizados, compatíveis e consistentes. Esses tipos de fluxos de trabalho podem ajudar em operações diárias, como aprovações de orçamento, faturamento, solicitações de compras e despesas e entradas contábeis.

Recursos humanos

As ferramentas de fluxo de trabalho em recursos humanos ajudam a automatizar a documentação e reduzir a supervisão administrativa, diminuindo os riscos de erros e prestando melhor suporte aos funcionários. Esses tipos de ferramentas podem ajudar no gerenciamento de novos contratados, planilhas de horas, anúncios de emprego e solicitações de folga, dando aos profissionais de RH mais tempo para se concentrar em tarefas de alto valor.

Como a automação do fluxo de trabalho beneficia sua organização?

Quer você deseje automatizar processos de finanças, marketing ou TI, o software de automação de fluxo de trabalho alivia a sobrecarga de tarefas manuais e poupa tempo, recursos e dinheiro significativos para as empresas. Essas ferramentas de fluxo de trabalho não apenas agilizam os processos para sua equipe, mas também ajudam a liberar tempo para o trabalho mais importante e orientam a tomada de decisões futuras, funcionando como parte de uma solução maior de software de gerenciamento de processos de negócios.

Benefícios das ferramentas de automação de fluxo de trabalho

1. Menos erros

   A entrada manual de dados é tediosa e dá espaço a pequenos erros humanos que podem ter grande impacto em sua organização, desde imprecisões na contabilidade até faturas incorretas. Por outro lado, o software de fluxo de trabalho usa dados centralizados e em tempo real para executar tarefas administrativas, reduzindo o risco de erros dispendiosos.

2. Processos simplificados

   As ferramentas de automação de fluxo de trabalho aumentam a visibilidade dos processos, reduzindo gargalos e mantendo os projetos no rumo certo. Como atribuições e tarefas de acompanhamento podem ser designadas automaticamente, o desempenho é mais fácil de acompanhar e gerenciar, o que minimiza atrasos no processo.

3. Produtividade melhorada

   Quando tarefas tediosas e manuais são automatizadas, as equipes têm mais tempo e recursos para se concentrar em projetos de maior impacto. Muitos aplicativos de automação de fluxo de trabalho também melhoram a colaboração geral. Assim, menos tempo é desperdiçado rastreando informações, buscando aprovações ou acompanhando a comunicação em duas vias.

4. Melhor comunicação

   Fluxos de trabalho claramente projetados e notificações automatizadas ajudam os funcionários a permanecer em sincronia e entender suas funções em um projeto. Também facilitam a colaboração multifuncional e melhoram a responsabilidade pelas tarefas, garantindo que todos trabalhem rumo ao mesmo objetivo.

5. Insights mais profundos

   Relatórios em tempo real com melhor visualização são um dos principais benefícios da automação do fluxo de trabalho. Usando a análise de dados em processos, as organizações podem capturar métricas de desempenho, identificar áreas de oportunidades e tomar decisões mais embasadas sobre suas operações.

Como escolher as melhores ferramentas de automação de fluxo de trabalho para suas necessidades de negócios

Ao escolher a melhor ferramenta de automação de fluxo de trabalho para sua organização, é importante analisar primeiro seus processos atuais, identificar gargalos e entender quais equipes usarão as ferramentas. Depois que você tiver uma melhor compreensão de suas necessidades de negócios, busque os seguintes recursos ao comparar diferentes soluções:

• Uma interface amigável e navegação simples.
• IA e aprendizado de máquina para processamento inteligente de documentos (IDP).
• Integrações perfeitas com ferramentas de terceiros e os aplicativos que você usa diariamente.
• Fluxos de trabalho personalizados.
• Operabilidade baseada na nuvem.
• Análise de dados e relatórios em tempo real.
• Maior segurança e proteção de dados.
• Escalabilidade para as necessidades de negócios em evolução.

Exemplos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho em uso

O tempo gasto em processos simples, como responder a emails, criar tarefas ou copiar dados de uma fonte para outra, pode aumentar rapidamente. Porém, configurando fluxos de trabalho automatizados, as empresas podem aumentar drasticamente a eficiência e agregar valor às operações principais, desde marketing e finanças até recursos humanos.

Alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho em ação incluem:

• Envio de acompanhamentos e respostas automatizados depois que um cliente preenche um formulário de contato.
• Envio de sequências de email de consolidação de clientes potenciais após um evento disparado.
• Faturamento automático de clientes para pagamentos mensais.
• Criação de SLAs para garantir respostas oportunas a problemas urgentes.
• Reembolso de despesas de funcionários.
• Envio de lembretes de prazos e aprovações.
• Atribuição automática de tarefas e projetos a membros da equipe.
• Integração de novos funcionários.
• Aprovação de solicitações de férias.