Por que as empresas estão adotando ferramentas de RPA

O que é uma ferramenta de RPA?

A automação robótica de processos (RPA) usa bots de software para emular a interação humana em uma GUI (interface gráfica de usuário) para automatizar tarefas repetitivas e manuais, economizando tempo, esforço e problemas nos negócios. Uma ferramenta de RPA é um software para definir os fluxos de trabalho e configurar os bots para executar tarefas designadas em uma sequência lógica. Um robô é capaz de executar qualquer processo de várias etapas que ocorra em uma GUI mais rapidamente e sem erros. Portanto, uma ferramenta de automação robótica de processos ajuda a agilizar os fluxos de trabalho manuais e sujeitos a erros para que os funcionários possam trabalhar em tarefas de maior valor.

Por exemplo, seu departamento de RH pode implantar uma ferramenta de RPA para automatizar o processamento de solicitações de férias. Em vez de um funcionário gastar cinco minutos para processar cada solicitação, o bot de RPA pode extrair os dados do sistema de planejamento de recursos corporativos da empresa e processar a solicitação mais rapidamente em outro sistema, mesmo aqueles que não têm APIs, sem erros.

Os bots que uma ferramenta de automação de processo robótico cria podem executar ações atribuídas e interagir com outros sistemas por meio da cópia de informações de monitores digitais (captura de tela) ou usando APIs. Por exemplo, sua empresa pode usar uma ferramenta de RPA para criar bots que entram em aplicativos, lidam com arquivos e pastas, copiam e colam conteúdo, preenchem formulários, trabalham com dados estruturados e até interagem com outros aplicativos.

Os benefícios da adoção de ferramentas de RPA

Qualquer organização que implante uma ferramenta de RPA poderá esperar alguns dos seguintes benefícios ou todos eles:

• Melhor uso de recursos humanos. A RPA libera os funcionários de tarefas repetitivas e de baixo valor, como inserção de dados, para que possam se concentrar no trabalho que agrega maior valor à empresa.
• Pontos de contato com o cliente aprimorados. Quando a RPA é usada para agilizar os processos voltados para o cliente, a eficiência adicional melhora a experiência do cliente e promove a fidelidade.
• Custos menores. Os bots de RPA realizam o trabalho humano a uma fração do custo.
• Análises aperfeiçoadas para compreender o gerenciamento de fluxo de trabalho. Cada bot gera um arquivo de log de suas atividades para que você possa monitorar a eficácia com que ele está realizando as funções.
• Melhor escalabilidade. Simplesmente não é possível dimensionar uma equipe de funcionários da maneira como você pode dimensionar o escopo e o alcance de um grupo de bots automatizados. Usando o software de RPA, os bots podem ser facilmente duplicados e programados para realizar um conjunto de procedimentos semelhante, mas ligeiramente diferente.
• Melhor segurança. Os bots de RPA nunca se esquecem de sair do serviço. Eles também podem ser configurados para “atingir o tempo limite”, para que seus sistemas fiquem inacessíveis quando necessário, reduzindo as vulnerabilidades para hackers mal-intencionados.

Como as ferramentas de RPA se comparam a outras soluções de automação de processos?

Para entender a vantagem das ferramentas de RPA em comparação com outras soluções de automação de fluxo de trabalho, é útil entender a diferença entre automação e RPA. A Automação de fluxo de trabalho usa tecnologia para reduzir as etapas manuais em um processo de negócios, mas ainda requer uma pessoa para concluir o processo. As ferramentas de RPA criam robôs para trabalhar por meio da GUI, de forma que nenhuma intervenção humana seja necessária. Podem ser processos assistidos nos quais seres humanos ainda devem iniciar as tarefas, ou processos autônomos que são totalmente automatizados.

As ferramentas de RPA exigem pouca ou nenhuma codificação e, como os bots usam a mesma infraestrutura e soluções adotadas pelos funcionários, você não precisa alterar a arquitetura subjacente. Os usuários de negócios conduzem as soluções de RPA. De fato, algumas soluções de RPA são projetadas para desenvolvedores cidadãos (funcionários sem formação técnica) que podem automatizar os processos manuais com os quais eles trabalham todos os dias. Com o mínimo de envolvimento de TI ou sem ele, você pode otimizar as operações e melhorar a satisfação dos funcionários, sem os custos do desenvolvimento tradicional.

A RPA também difere das ferramentas tradicionais de automação de processos das seguintes maneiras:

• Os processos de automação tradicionais podem exigir a alteração da infraestrutura de tecnologia, no todo ou em parte. Os bots de RPA funcionam na GUI e interagem com outros sistemas da mesma forma que os seres humanos.
• Os bots de RPA são flexíveis o bastante para automatizar processos para vários aplicativos.
• Como os bots de RPA são para processos genéricos e repetitivos, como entrada de dados, são escalonáveis e mais facilmente atualizados do que uma solução de fluxo de trabalho projetada para um único processo.

Embora o software de RPA agregue valor melhorando a eficiência de fluxos de trabalho repetitivos e baseados em regras, é melhor deixar alguns processos para seus funcionários. Em geral, os processos que usam muitos dados não estruturados ou informações gráficas e dependem de parâmetros que mudam rapidamente devem ser gerenciados por seus funcionários criativos.

A função da RPA hoje e amanhã

Atualmente, o software de RPA está obtendo bastante visibilidade, à medida que as empresas aprendem a usá-lo e observam em primeira mão os benefícios que ele oferece, como economia de tempo e custos. No entanto, assim como ocorre com todas as tecnologias, a RPA se tornará mais sofisticada e mudará conforme as necessidades de negócios mudarem. Aqui estão algumas previsões de como as ferramentas de RPA podem evoluir:

• Integração mais profunda com a IA. À medida que a RPA avançar, as empresas provavelmente descobrirão novas maneiras de combiná-la com a tecnologia de próximo nível, como a IA, o aprendizado de máquina ou até mesmo a IoT (Internet das Coisas). Algumas empresas já fizeram isso. A hiperautomação, ou automação inteligente, expande os tipos de tarefas que as ferramentas de RPA podem realizar e dá a elas o poder de automatizar diversas tarefas complexas.
• Automações mais complexas. As empresas usam a RPA para automatizar todos os tipos de tarefas rotineiras, mas mesclá-la com a IA e o aprendizado de máquina permitirá a simplificação de uma nova gama de tarefas. Por exemplo, atualmente, as empresas podem usar ferramentas de RPA para digitalizar documentos, mas as ferramentas de RPA dotadas de IA também podem entender o conteúdo dos documentos e classificá-lo de forma eficiente e sem erros.
• Mais barato e acessível. Quando as ferramentas de RPA chegaram ao mercado, eram mais difíceis de encontrar e podiam ser caras. Porém, como aumentou a demanda por software de RPA, agora mais empresas o oferecem. Com mais opções disponíveis, os preços provavelmente diminuirão e os recursos se tornarão mais competitivos.

Principais funcionalidades do software de RPA

Há muitas ferramentas de RPA no mercado agora, todas com recursos diferentes. Porém, no mínimo, estas são as principais funcionalidades que um bom software de RPA deve oferecer:

• Interoperabilidade. O software de RPA deve funcionar com seus aplicativos da área de trabalho existentes, bem como aplicativos Web e outros aplicativos de software importantes. Também deve ser capaz de se conectar a APIs do sistema e ler/gravar em bancos de dados.
• Aumento de dados. O software deve ser capaz de extrair dados de sites e mídia social.
• Processamento de diferentes tipos de dados. É importante que o software possa extrair e inserir dados, combinar dados de várias fontes e seguir instruções condicionais, como if/else.
• Interfaces de programação. Uma interface programável é importante. O software de RPA pode fornecer recursos inteligentes ou cognitivos para configurar bots a fim de tomar decisões, ajudando sua empresa a funcionar com mais eficiência. Por exemplo, os bots podem ajudar a responder aos tíquetes de suporte de TI, eliminando alguns encargos administrativos para que a equipe de TI possa se concentrar em outras iniciativas. Algumas opções de software até fornecem métodos sem código para a programação de bots, mas todas as ferramentas de RPA devem ser capazes de interagir com diferentes tipos de aplicativos, emails, arquivos e pastas.

Escolher e trabalhar com o software de RPA

Ao começar a avaliar as ferramentas de RPA disponíveis, lembre-se dos que tipos de processos você planeja automatizar. Diferentes controles e comandos são integrados a cada ferramenta de automação de processo robótico, o que dita suas funcionalidades. Portanto, verifique se eles correspondem a seus objetivos de automação de fluxo de trabalho. Além disso, tente encontrar componentes reutilizáveis e garanta que os bots possam funcionar facilmente em seus sistemas existentes.

Considere os seguintes critérios ao selecionar o software de RPA ideal para sua organização:

• Fácil de usar. O software de RPA deve ser fácil o suficiente para que alguém com habilidades de programação limitadas possa compilar a automação e, em seguida, configurar um fluxo de trabalho no software de RPA. Existem até algumas ofertas de RPA com pouco código que os desenvolvedores cidadãos sem habilidades de TI podem usar para automatizar fluxos de trabalho. Qualquer software que você escolher deverá oferecer comandos, assistentes e GUIs integrados e extensíveis.
• Flexível. O software deve permitir que você configure recursos personalizados sem ter que pagar a mais ao fornecedor pela personalização. Também deve ser capaz de lidar com diferentes casos de uso e quantidades variáveis de dados, mantendo um desempenho consistente.
• Escalonável. O software de RPA deve ser dimensionado rapidamente para atender aos requisitos operacionais de sua empresa e lidar com atualizações. O software também deve ser capaz de executar vários bots e fluxos de trabalho.

Como os setores usam o software de RPA

Empresas de todos os tipos encontraram uma maneira de se beneficiar do software de RPA. Por exemplo, setores como o de saúde podem usar a RPA para marcar consultas, inserir dados de pacientes, processar reclamações e gerenciar a cobrança. Veja como outros setores estão usando as ferramentas de RPA para transformar seus processos:

• Varejo. Atualização de pedidos, envio de produtos e rastreamento de remessas.
• Telecomunicações. Monitoramento, gerenciamento de dados de fraude e atualização de dados de clientes.
• Serviços bancários. Melhorar a eficiência do trabalho, a precisão dos dados e a segurança.
• Seguro. Gerenciar processos de trabalho, inserir dados de clientes e ajudar a executar aplicativos.
• Fabricação. Auxiliar nos processos de cadeia de fornecedores, faturamento de materiais, suporte e serviço de atendimento ao consumidor e administração.

As limitações das ferramentas de RPA

O software de RPA oferece muitos benefícios, mas não pode fazer tudo. Embora a tecnologia esteja crescendo, ela ainda funciona melhor como parte de uma rede de outras tecnologias. Ainda não é uma solução abrangente que pode resolver todos os desafios operacionais.

Por enquanto, a RPA é uma tecnologia baseada em regras que funciona melhor com dados estruturados ou informações que seguem um modelo de dados predeterminado. Para que ela funcione com sucesso, você deve programar os bots para fazer o que você deseja que eles façam, e eles vão operar apenas dentro desses parâmetros. A menos que você inclua IA ou tecnologias de aprendizado de máquina, sua solução de RPA é capaz apenas de seguir as regras que você atribui, não de compreender ou interpretar o conteúdo que ela acessa.

Por exemplo, para que uma ferramenta de RPA processe informações de faturas ou outro tipo de papelada, a papelada deve seguir o mesmo formato. A ferramenta não pode processar arquivos diferentes do formato. Por esse motivo, as ferramentas de RPA não são adequadas para dados não estruturados ou informações que não seguem um modelo de dados predeterminado.

Além disso, as ferramentas de RPA não aprendem nem se adaptam. Se os seus processos de negócios mudarem, você precisará reprogramar os bots para trabalhar com os novos processos, o que pode ser demorado. Se a ferramenta RPA não for compatível com os novos processos, seu investimento nela poderá durar pouco. Para evitar esse problema, antes de adotar uma ferramenta de RPA, considere qual é a probabilidade de seus processos e tecnologias mudarem.

Como a garantir o sucesso com as ferramentas de RPA

Como qualquer outra tecnologia, seu sucesso com o software de RPA depende de como você o aplica. Até mesmo as melhores ferramentas não podem corrigir um processo fundamentalmente inadequado. Por isso, é importante ter cuidado com as tarefas que você automatiza. Aplicada ao contexto certo, tendo em mente uma meta específica e mensurável, a ferramenta de RPA ideal pode redefinir a eficiência em sua empresa. Lembre-se das seguintes práticas recomendadas ao começar a usar a tecnologia de RPA para automatizar processos:

• Conheça o processo que você pretende automatizar. Audite todos os seus processos operacionais para descobrir quais tarefas são mais adequadas à RPA. Lembre-se de que, geralmente, as ferramentas de RPA não entendem as informações. Portanto, a menos que você também planeje incorporar a IA, escolha um processo que tenha parâmetros claramente definidos e não precise de muito envolvimento ou supervisão humanos, como agendamento de consultas ou processamento de faturas. Um software como o Microsoft Power Automate oferece funcionalidades para ajudá-lo a identificar os processos certos a serem automatizados.
• Escolha a ferramenta certa. Após determinar os processos que pretende automatizar, encontre as ferramentas que dão melhor suporte a esse tipo de trabalho. Todas as ferramentas têm diferentes vantagens. Portanto, avalie-as com base em recursos, preço, facilidade de implementação e grau de funcionamento com seu software existente.
• Treine seus funcionários. Ensinar sua equipe a usar e, eventualmente, alterar ou manter sua ferramenta de RPA é uma ótima maneira de garantir o valor contínuo dela e aumentar a adoção em toda a empresa.
• Meça os resultados. Antes e depois da implementação, monitore os KPIs (principais indicadores chave de desempenho), como produtividade do funcionário, precisão da entrada de dados, número de compromissos agendados ou documentos processados. Se os seus KPIs não melhorarem após a implementação, isso poderá ser uma indicação de que você escolheu os processos errados ou deu aos bots os parâmetros incorretos.