O que são os aplicativos de processamento de documentos?
Os Aplicativos de processamento de documentos usam o aprendizado de máquina e a IA (inteligência artificial) para extrair dados de documentos e formulários. Eles obtêm dados, como informações de notas fiscais, recibos e ordens de entrega em email ou formulário impresso, e os digitaliza e armazena em um formato de banco de dados estruturado. Em seguida, esses dados são importados para um sistema de destino, como uma solução de ERP (planejamento de recursos empresariais) ou de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente). A eficiência que os aplicativos de processamento de documentos oferecem pode ter um impacto significativo na forma como as empresas economizam dinheiro, aumentam a produtividade e liberam funcionários de tarefas repetitivas de baixo valor e sujeitas a erros.
Encontrar uma solução para digitalizar volumes de documentos impressos é um desafio que muitas empresas enfrentarão em algum momento. Os aplicativos de processamento de documentos oferecem uma excelente eficiência nessa área, não apenas eliminando a tarefa de trabalho intensiva da entrada manual de dados, mas também oferecendo aos negócios insights sobre como obter mais de seus dados.
Como funciona o processamento de documentos?
O processamento de documentos foi criado com base no OCR (reconhecimento óptico de caracteres), no aprendizado de máquina e na RPA (automação robótica de processos). Esses três elementos são essencialmente capazes de interpretar e compreender informações semelhantes à forma como as pessoas fazem.
- OCR reconhece texto impresso, escrito ou digitado a partir de documentos digitalizados ou imagens. Ele identifica áreas claras e escuras no conteúdo digitalizado e procura por letras ou dígitos, que são então categorizados com base em padrões ou recursos.
- Aprendizado de máquina cria algoritmos que aprendem com padrões e contexto de documentos. À medida que ele processa cada vez mais informações, o aprendizado de máquina aprende de todos os casos de uso que encontra, tornando-se mais inteligente e eficiente no modo como as decisões são tomadas.
- RPA usa bots que funcionam com base em regras e instruções recebidas para automatizar tarefas repetitivas. Usando recursos de reconhecimento de texto avançado, a RPA pode processar rapidamente dados de várias fontes.
Com o OCR, o aprendizado de máquina e a RPA trabalhando em conjunto, o processamento de documentos geralmente segue estas etapas:
Coleção
Os dados de fontes, como documentos impressos, PDFs, e-mails e formulários eletrônicos são examinados e digitalizados.
Pré-processamento
A qualidade e a precisão dos dados digitalizados são aprimoradas por meio de correção de ângulos inclinados, diminuição do ruído, eliminação de marcas ou marcações em segundo plano e corte de áreas externas indesejadas das imagens.
Classificação
Os documentos são separados em diferentes categorias baseadas no formato, conteúdo e tipo, o que ajuda a melhorar a extração e o arquivamento de dados.
Extração
Uma etapa crucial do processo em que o OCR extrai dados de documentos e define os tipos que precisam ser traduzidos (por exemplo, nomes, números, datas, texto manuscrito).
Validação
RPA verifica todos os dados antes de movê-los para os sistemas, bancos de dados e fluxos de trabalho relevantes. As imprecisões são sinalizadas neste estágio para revisão e correção manuais.
Integração
Depois que todos os outros processos forem executados, os dados serão enviados para os bancos de dados e repositórios relevantes por meio de interfaces de programação de aplicativos.
O que é a análise de documentos de aprendizado profundo?
A documentação de aprendizado profundo integra-se ao processamento de documentos por meio dos recursos das redes neurais para reconhecer padrões em dados, especialmente para análise de documentos e layouts, identificação de texto e recuperação de documentos. Da mesma forma que um cérebro humano aprende, as redes neurais coletam informações em várias camadas, obtendo cada vez mais informações e conhecimento, e se tornando cada vez mais inteligentes.
A análise de documentos de aprendizado profundo usa sua capacidade de acionar IA com características humanas por meio de diferentes algoritmos de redes neurais, principalmente convolucionais e recorrentes. As redes neurais convolucionais filtram as imagens para detectar cada elemento, enquanto as redes neurais recorrentes podem lembrar os pontos de dados, o que demonstra a sua capacidade de prever resultados futuros.
Benefícios do processamento automatizado de documentos
O Processamento automatizado de documentos melhora os processos empresariais e aumenta a eficiência da equipe oferecendo velocidade, precisão e escalabilidade. Ele pode ter um impacto de longo alcance sobre a forma como os setores jurídicos, imobiliários, de saúde e de operações bancárias melhoram seus processos e resultados.
Os benefícios principais do processamento automatizado de documentos incluem:
Recuperação rápida:
Depois que os documentos são digitalizados, eles podem ser acessados e visualizados praticamente a qualquer momento e em qualquer lugar por qualquer pessoa autorizada.
Segurança e privacidade aprimoradas
As empresas podem criptografar seus arquivos e atribuir níveis de segurança para proteger seus dados contra usuários indesejados.
Economia de tempo e custo:
Ao eliminar o processo demorado e caro de gerenciamento de arquivos impressos, os funcionários têm mais tempo para se dedicar a objetivos críticos da empresa e serem mais produtivos.
Redução do risco de erro humano:
Sem a necessidade de entrada manual de dados, a automação de documentos melhora bastante a precisão e a qualidade dos documentos.
Aumento na colaboração:
Os funcionários de diferentes equipes entre departamentos podem compartilhar e trabalhar em documentos juntos mantendo o conhecimento do status em tempo real.
Modelos padronizados:
A automação de documentos permite a padronização de modelos e estruturas que podem ser aplicados a fluxos de trabalho continuamente.
Como escolher uma solução de software de processamento de documentos
A escolha de uma solução de processamento de documentos depende de fatores específicos às suas necessidades. Uma das decisões mais importantes a considerar é se você deseja que sua solução seja executada na nuvem ou no local na sua localização. Os sistemas baseados em nuvem são hospedados por um provedor por uma taxa e salvam automaticamente todos os dados, tornando tudo acessível online. Uma solução local significa que você usará seus próprios servidores e armazenamento, executará sua própria manutenção e seus próprios backups.
Outras considerações importantes para a seleção de uma solução de processamento de documentos incluem:
Pesquisa:
É uma boa regra ter uma ampla variedade de opções de pesquisa, incluindo nome e tipo de arquivo, conteúdo e datas de modificação. Também é bom poder atribuir metadados e marcas para organizar todos os arquivos.
Estrutura de arquivos simples:
É importante que a estrutura de arquivos seja lógica e fácil de usar para todos os usuários.
Segurança:
O sistema deve permitir que você restrinja o acesso a documentos confidenciais e defina permissões por usuário.
Simplicidade:
Todos os funcionários podem usar facilmente o sistema sem confusão e sem interromper as tarefas diárias.
Integração:
Verifique se você pode usar o sistema com os programas que já está usando, como seu cliente de email e seu software de relacionamento com o cliente.
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Perguntas frequentes
O que são os aplicativos de processamento de documentos?
Os aplicativos de processamento de documentos fornecem uma solução automatizada para a digitalização de grandes quantidades de documentos impressos.
Como funciona o processamento de documentos?
O processamento de documentos baseia-se em aprendizado de máquina e inteligência artificial, que trabalham para extrair dados de documentos e armazená-los em um banco de dados.
O que é a análise de documentos de aprendizado profundo?
A análise da documentação de aprendizado profundo depende dos recursos das redes neurais, que aprendem e adquirem conhecimento de forma semelhante ao cérebro humano. Quanto mais informações essas redes adquirem e aprendem, mais inteligentes ficam à medida que processam mais informações.
Quais são os benefícios do processamento automatizado de documentos?
Maior produtividade, menor risco de erro humano e melhor escalabilidade são algumas das muitas vantagens do processamento automatizado de documentos.
Como escolher uma solução de software de processamento de documentos?
Comece avaliando seu fluxo de trabalho de documentos atual e determine o que você deseja melhorar. Algumas das coisas principais que você deseja ter em uma solução de processamento de documentos incluem recursos de digitalização, armazenamento em nuvem, funcionalidade de pesquisa, controle de versão de documentos e capacidade de gerenciar permissões.