Co to są narzędzia do automatyzacji przepływów pracy?

Definicja oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy

Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy usprawnia żmudne zadania, które tradycyjnie wykonuje się ręcznie, pozwalając firmom oszczędzać czas, zmniejszać ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego oraz zwiększać wydajność w miejscu pracy. Dzięki automatyzacji procesów zespoły mogą skupić się na projektach o większym znaczeniu zamiast na powtarzalnych zadaniach. Kolejną korzyścią takiego mechanizmu jest przejrzystość przepływów pracy i łatwość identyfikacji obszarów dających możliwość poprawy.

Automatyzacja przepływów pracy pozwala firmom doskonalić ich procesy na kilka sposobów dzięki korzyściom, jakie oferuje:

• Automatyzowanie i wyzwalanie zadań.
• Poprawa wydajności i produktywności.
• Identyfikowanie obszarów, w których można ulepszyć procesy.
• Zarządzanie przepływami pracy i monitorowanie wydajności.
• Ustawianie przypomnień.
• Synchronizacja działań zespołów.
• Gromadzenie szczegółowych informacji, na podstawie których można podejmować konkretne działania.
• Optymalizacja zużycia zasobów.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy wykorzystuje źródła danych oraz zbiór reguł do manipulowania tymi danymi, naśladując tym samym ludzką inteligencję. Wspomniane narzędzia do obsługi przepływów pracy działają zwykle w oparciu o wyrażenia „jeżeli/to” i regułę „jeśli wystąpi A, zrób B”. Ten system logiczny oparty na regułach określa działania, jakie powinny mieć miejsce po zdarzeniu. Taki mechanizm oszczędza czas i pieniądze, a także zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.

Rodzaje narzędzi do automatyzacji przepływów pracy

Od wprowadzania danych aż po tworzenie relacji z potencjalnymi klientami oraz księgowość — narzędzia do automatyzacji przepływów prace są tworzone z myślą o zmniejszeniu ilości pracy i optymalizacji procesów. Takie działanie daje firmie więcej czasu i zasobów, pozwalając jej pracownikom skupić się na ważniejszych projektach, które często wymagają więcej kreatywnego myślenia i pracy nad rozwiązaniem problemu — może się zresztą zdarzyć, że nawet najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy nie zastąpi wspomnianych wysiłków pracowników.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy stanowi kluczowy element zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Istnieje kilka narzędzi, które pozwolą zoptymalizować podstawowe działania organizacji i usprawnić zadania tradycyjnie wykonywane ręcznie. Poniżej wymieniono wybrane rodzaje narzędzi do automatyzacji przepływów pracy:

Zarządzanie projektami

Aplikacje do zarządzania projektami, które stanowią prawdopodobnie najlepiej rozpoznawany rodzaj narzędzi do automatyzacji przepływów pracy, pozwalają łączyć ze sobą ludzi, dane i inne zasoby w celu optymalizacji procesów. Ten rodzaj narzędzi zwiększa możliwości w zakresie współpracy i pozwala definiować i ulepszać proces dostarczania wyników pracy oraz zarządzać nim między wieloma zespołami. Zapewnienie wysokiego poziomu przejrzystości projektu i usprawnianie komunikacji sprawiają, że procesy przebiegają płynniej i wydajniej.

Sprzedaż i marketing

Narzędzia do obsługi przepływów pracy używane przez zespoły do spraw sprzedaży i marketingu ułatwiają zarządzanie danymi dotyczącymi potencjalnych i istniejących klientów. Najlepsze aplikacje wykorzystują wbudowane funkcje analizy do wyszukiwania obszarów niższej wydajności i przyspieszania procesów w ramach wielu kanałów, od poczty e-mail aż po wiadomości SMS i media społecznościowe. Wspomniane narzędzia do automatyzacji nie tyle wykonują za każdym razem to samo zadanie, co wręcz tworzą często przepływy pracy w celu rozsyłania treści marketingowych dostosowanych do zachowań danego klienta.

Obsługa klienta

Narzędzia do obsługi przepływów pracy wykorzystywane przez zespoły do spraw obsługi klienta pozwalają automatycznie przepisywać zgłoszenia poszczególnym przedstawicielom zespołu, wysyłają automatyczne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, a także automatycznie oznaczają zgłoszenia na podstawie przesłanych pytań. Dzięki automatyzacji przepływów pracy związanych z obsługą klienta firmy mogą szybciej przetworzyć więcej otrzymanych od klientów zgłoszeń dotyczących problemów, dzięki czemu prawdziwi przedstawiciele zespołu mają więcej czasu na zajmowanie się bardziej złożonymi problemami.

Finanse

Narzędzia do automatyzacji przepływów pracy wykorzystywane przez zespoły do spraw finansów pomagają firmom utrzymywać porządek w procesach finansowych, a także usprawniają zachowanie zgodności z przepisami i zapewnienie spójności. Tego rodzaju przepływy pracy mogą pomóc usprawnić codzienne działania, takie jak zatwierdzenie budżetu, wystawianie faktur, generowanie wniosków dotyczących zakupów i wydatków, a także tworzenie wpisów dotyczących księgowości.

Zasoby ludzkie

Narzędzia do obsługi przepływów pracy wykorzystywane przez zespoły do spraw kadr pomagają automatyzować procesy związane z dokumentacją, a także zmniejszają ilość pracy związanej z nadzorem administracyjnym, ograniczając tym samym ryzyko błędu i zapewniając lepsze wsparcie pracownikom. Tego rodzaju narzędzia mogą stanowić wsparcie w kontekście zarządzania czynnościami związanymi z zatrudnianiem nowych pracowników, grafikami pracy, ofertami pracy, a także wnioskami urlopowymi, dając tym samym specjalistom z działu kadr więcej czasu na ważniejsze zdania.

W jaki sposób automatyzacja przepływu pracy przynosi korzyści Twojej organizacji?

Niezależnie od tego, czy szukasz możliwości zautomatyzowania procesów w obszarze finansów, marketingu, czy też IT, oprogramowanie do automatyzacji przepływów prace pozwoli Ci zdjąć z barków pracowników część wysiłku związanego z ręcznym wykonywaniem zadań i pozwoli firmie zaoszczędzić sporo czasu, zasobów i pieniędzy. Wspomniane narzędzia do obsługi przepływów pracy nie tylko przyspieszają realizację procesów przez zespół, ale też dają pracownikom więcej czasu na to, co ważne, a także pomagają wyznaczać ścieżki ku przyszłym decyzjom, stanowiąc tym samym ważny element większego rozwiązania zakładającego zastosowanie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.

Korzyści wynikające ze stosowania narzędzi do automatyzacji przepływów pracy

1. Mniej błędów

   Ręczne wprowadzanie danych to żmudne zadanie, podczas którego łatwo o drobne błędy ludzkie — od nieścisłości w dokumentacji związanej z rachunkowością aż po błędy w fakturach — które jednak mogą mieć poważne konsekwencje dla całej organizacji. Oprogramowanie do obsługi przepływów pracy wykorzystuje do uruchamiania zadań administracyjnych scentralizowane dane dostarczane w czasie rzeczywistym, co zmniejsza ryzyko kosztownych błędów.

2. Usprawnione procesy

   Narzędzia do automatyzacji przepływów prace zwiększają przejrzystość procesów, redukują liczbę wąskich gardeł, a także wspomagają sprawną realizację projektów. Jako że zadania związane z alokacją i kolejnymi działaniami mogą być automatycznie przepisywane, wydajność łatwiej jest monitorować i nią zarządzać, a to z kolei minimalizuje opóźnienia w ramach procesu.

3. Udoskonalona produktywność

   Po zautomatyzowaniu żmudnych zadań wykonywanych ręcznie zespoły mają więcej czasu i zasobów, by móc skupić się na projektach o większym znaczeniu. Wiele aplikacji do automatyzacji przepływów pracy pozwala także ulepszyć ogólnie pojętą współpracę, dzięki czemu członkowie organizacji nie muszą marnować tyle czasu na śledzenie informacji, uzyskiwanie zgód, czy też wielokrotne wymienianie wiadomości.

4. Lepsza komunikacja

   Jasno określone przepływy pracy i zautomatyzowane powiadomienia pomagają pracownikom działać w sposób zsynchronizowany i być na bieżąco, a także ułatwiają im zrozumienie roli, jaką odgrywają oni w ramach projektu. Dodatkowo ułatwiają one współpracę między różnymi działami i zwiększają niezawodność realizacji zadań, dając gwarancję, że wszyscy grają do tej samej bramki.

5. Dokładniejsze szczegółowe informacje

   Raporty w czasie rzeczywistym z lepszą wizualizacją stanowią kluczową korzyć ze stosowanie automatyzacji przepływów pracy. Zastosowanie analizy danych w ramach procesów powoduje, że organizacje mogą rejestrować metryki dotyczące wydajności, identyfikować obszary dający możliwość poprawy, a także podejmować bardziej świadome i lepiej uzasadnione decyzje dotyczące ich działań operacyjnych.

Jak wybrać najlepsze narzędzia do automatyzacji przepływów pracy pod kątem potrzeb biznesowych firmy

Wybierając najlepsze narzędzie do automatyzacji przepływów prace dla swojej organizacji, należy w pierwszej kolejności przeanalizować bieżące procesy, wyszukać wąskie gardła i zrozumieć, które zespoły będą korzystać z tego rodzaju narzędzi. Po lepszym zrozumieniu potrzeb firmy należy podczas porównywania różnych rozwiązań zwrócić uwagę na następujące funkcje:

• Łatwy w użyciu interfejs i prosta nawigacja.
• AI i uczenie maszynowe wykorzystywane w toku inteligentnego przetwarzania dokumentów (ang. intelligent document processing, IDP).
• Płynna integracja z narzędziami i aplikacjami innych firm, z których korzystasz każdego dnia.
• Przepływy pracy z możliwością dostosowania.
• Działanie chmurowe.
• Analiza danych i raportowanie w czasie rzeczywistym.
• Większe bezpieczeństwo lepsza ochrona danych.
• Skalowalność umożliwiające dostosowanie działań do zmieniających się potrzeb firmy.

Przykłady wykorzystywanych narzędzi do automatyzacji przepływów pracy

Wykonywanie prostych procesów, takich jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, tworzenie zadań czy kopiowanie danych z jednego źródła do drugiego może w dłuższej perspektywie prowadzić do straty mnóstwa czasu. Konfigurując zautomatyzowane przepływy pracy, firmy mogą znacznie zwiększyć wydajność i ponownie zapewnić sobie dodatkową wartość w ramach podstawowych działań firmy — od działów marketingu i finansów aż po zarządzanie zasobami ludzkimi.

Wybrane przykłady automatyzacji przepływów pracy w akcji:

• Wysyłanie zautomatyzowanych wiadomości i odpowiedzi po przesłaniu przez użytkownika wypełnionego formularza kontaktowego.
• Wysyłanie serii wiadomości e-mail po zdarzeniu pełniącym rolę wyzwalacza w celu tworzenia relacji z potencjalnym klientem.
• Automatyczne fakturowanie w celu uzyskiwania comiesięcznych płatności od klientów.
• Tworzenie umów dotyczących poziomu usług w celu zapewnienia szybkiej reakcji w odpowiedzi na nagłe problemy.
• Zwrot wydatków pracowników.
• Wysyłanie przypomnień o terminach i zgodach.
• Automatyczne przypisywanie zadań i projektów członkom zespołu.
• Dołączanie nowych pracowników.
• Zatwierdzanie wniosków urlopowych.