Co to jest inteligentne przetwarzanie dokumentów?
W kontekście danych osiągnęliśmy punkt nasycenia. W dzisiejszych czasach organizacje mają często tak dużo danych, że trudno jest im odfiltrować cenne informacje, odsuwając na bok całą resztę. Wydobywanie dużych ilości danych w celu uzyskania jasnych informacji, na podstawie których można by realizować konkretne działania, bywa czasochłonne i kosztowne. To dlatego dobrą opcją dla organizacji jest rozważenie wdrożenia inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP).
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to służąca do automatyzacji przepływów pracy technologia umożliwiająca skanowanie, odczyt, wyodrębnianie, kategoryzowanie i porządkowanie w łatwo dostępnych formatach zrozumiałych informacji z dużych strumieni danych. Technologia ta pozwala przetwarzać wiele różnych typów dokumentów, takich jak dokumenty papierowe, dokumenty programu Word, arkusze kalkulacyjne i wiele innych formatów. Główną funkcją technologii IDP jest wyodrębnianie wartościowych informacji z dużych zestawów danych bez konieczności wprowadzania danych przez ludzi.
Automatyzowanie niektórych działań związanych z przetwarzaniem dokumentów w ramach technologii IDP niesie za sobą kilka korzyści. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji można wyeliminować konieczność ręcznego wprowadzania danych i ich przetwarzania przez pracowników. Nie tylko zwiększa to wydajność i szybkość przetwarzania danych, ale także zmniejsza jego koszt oraz liczbę błędów ludzkich popełnianych podczas realizacji procesu.
Nowoczesne organizacje zazwyczaj korzystają z dużych ilości danych trzech typów: uporządkowanych, nieuporządkowanych i na wpół uporządkowanych. Dane uporządkowane są zorganizowane i bardziej zrozumiałe dla osób zajmujących się przetwarzaniem. Przetwarzanie i analizowanie danych nieuporządkowanych jest czasochłonne. Na wpół uporządkowane dane to opcja pośrednia. Rozwiązania do inteligentnego przetwarzania dokumentów pozwalają zautomatyzować przetwarzanie zarówno danych uporządkowanych i na wpół uporządkowanych, jak i nieuporządkowanych.
Jak działa inteligentne przetwarzanie dokumentów?
Aby można było korzystać z inteligentnego przetwarzania dokumentów, należy wykonać kilka kroków.
Proces rozpoczyna się od inteligentnego rozpoznawania dokumentów, podczas którego IDP wykorzystuje złożoną technologię AI uczenia głębokiego do skanowania i klasyfikowania dokumentów. Ta technologia może być trenowana w maksymalnie 190 językach i umożliwia odczytywanie i interpretowanie dokumentów w sposób bardzo podobny do tego, w jaki odczytywałby i interpretowałby je pracownik zajmujący się przetwarzaniem danych.
Po sklasyfikowaniu danych oprogramowanie do inteligentnej automatyzacji dokumentów rozpoczyna wyodrębnianie danych istotnych dla organizacji. Wyodrębnianie odbywa się z wykorzystaniem technologii AI, które identyfikują określone fragmenty danych z większego dokumentu. Następnie rozwiązanie IDP porządkuje istotne dane i prezentuje je w łatwo dostępnej formie.
Jeśli organizacja ma duże ilości uporządkowanych, na wpół uporządkowanych lub nieuporządkowanych danych, warto rozważyć inwestycję w rozwiązanie do inteligentnego przetwarzania dokumentów w ramach strategii zarządzania procesami biznesowymi.
Korzyści wynikające ze stosowania inteligentnego przetwarzania dokumentów
Wykazano, że inteligentne przetwarzanie dokumentów usprawnia procesy biznesowe i zwiększenia efektywność zespołów. Oto kilka kluczowych zalet automatyzowania przetwarzania dokumentów:
- Zwiększ dokładność przetwarzania dzięki technologii inteligentnego przetwarzania dokumentów. Ryzyko wystąpienia błędów jest znacznie wyższe w przypadku wykonywania prac związanych z przetwarzaniem danych przez ludzi niż w przypadku użycia przetwarzania IDP.
- Obniż koszty przetwarzania dokumentów poprzez zautomatyzowanie wybranych przepływów pracy. Ręczne przetwarzanie dokumentów kosztuje średnio od 6 do 8 dolarów za dokument. W przypadku automatycznego przetwarzania dokumentów koszt na dokument jest znacznie niższy.
- Zwiększ wydajność pracowników poprzez zapewnienie im możliwości wykonywania pracy o większej wartości. Pracownicy nie będą musieli wykonywać czasochłonnych czynności związanych z bezmyślnym przetwarzaniem dokumentów i będą mogą poświęcić swoją uwagę innym kwestiom.
Jaka jest różnica między inteligentnym przetwarzaniem dokumentów i zautomatyzowanym przetwarzaniem dokumentów?
Choć istnieje pewien związek między zautomatyzowanym przetwarzaniem dokumentów i przetwarzaniem IDP, to jednak obie te technologie bardzo się między sobą różnią. Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów służy głównie do cyfryzacji papierowych dokumentów. Tworzenie cyfrowych kopii papierowych dokumentów umożliwia ich indeksowanie, a co za tym idzie — także ich przeszukiwanie w ramach bazy danych. Jest to istotne w przypadku organizacji takich jak DMV, które korzystają z dokumentacji papierowej, ale muszą posiadać także wersje cyfrowe danych.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów jest realizowane poprzez oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi umożliwiające cyfryzację i indeksowanie papierowych dokumentów. Możliwości tego rodzaju oprogramowania wykraczają jednak poza wspomniane ramy: takie rozwiązania nie tylko pozwalają uzyskiwać dostęp do dokumentów w postaci możliwej do przechowywania na komputerze, ale także pozwalają wyodrębnić z dokumentów istotne informacje oraz dostarczają szczegółowe informacje w oparciu o dokumenty papierowe (lub dokumenty dowolnego innego typu).
Jak wybrać oprogramowanie do inteligentnego przetwarzania dokumentów
Istnieje kilka kroków, jakie należy wykonać, by wybrać najlepsze oprogramowanie do przetwarzania dokumentów dla danej organizacji.
- Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać w celu wybierania rozwiązania IDP, jest określenie potrzeb w zakresie przetwarzania danych występujących w danej organizacji. Czy organizacja ma więcej danych uporządkowanych czy nieuporządkowanych? W jakim formacie jest najwięcej danych? Jaka część przetwarzania danych ma zostać zautomatyzowana?
- Następnie należy ocenić, które dane najlepiej nadają się do inteligentnego przetwarzania dokumentów. Należy wziąć pod uwagę czasochłonność przetwarzania każdego z zestawów danych, a także ocenić, w jakim obszarze automatyzacja przyniosłaby organizacji największe korzyści. Dokumenty, których przetwarzanie ręczne trwa najdłużej, mogą być świetnymi kandydatami do automatyzacji w ramach rozwiązania IDP.
- Po zidentyfikowaniu przepływów pracy przetwarzania dokumentów, które chcesz zautomatyzować, możesz wybrać oprogramowanie do inteligentnego przetwarzania dokumentów. Decyzja powinna być podjęta na podstawie popytu na automatyzację oraz wymagań organizacji dotyczących zautomatyzowanego przetwarzania dokumentów. Oto kilka pytań, na które należy sobie odpowiedzieć przed wyborem oprogramowania:
- Jak szybko można wdrożyć rozwiązanie do inteligentnej automatyzacji dokumentów?
- Jak łatwo można korzystać z oprogramowania?
- Jaki poziom pomocy technicznej oferuje firma dostarczająca oprogramowanie dla swoich usług inteligentnej automatyzacji dokumentów?
- Czy technologia inteligentnego rozpoznawania dokumentów wykorzystywana w oprogramowaniu może odczytywać wszystkie dokumenty, które chce przetworzyć organizacja?
- Czy poziom dokładności przetwarzania, jakim charakteryzuje się oprogramowanie, pozwoli znacznie zmniejszyć liczbę błędów?
Wykorzystaj przypadki Inteligentnego przetwarzanie dokumentów
Technologii IDP można używać w różnych branżach. Oto kilka przypadków użycia inteligentnego przetwarzania dokumentów:
- Działy finansowe mogą zautomatyzować działania związane z rozrachunkami z dostawcami, takie jak przetwarzanie faktur.
- Działy zasobów ludzkich mogą korzystać z rozwiązań IDP do przetwarzania życiorysów, ankiet pracowniczych i innych danych kadrowych, a także do sprawdzania potencjalnych pracowników.
- Instytucje rządowe mogą korzystać z oprogramowania do inteligentnego przetwarzania dokumentów w celu zarządzania pozwoleniami, wydawania dokumentów elektronicznych i przetwarzania wniosków.
- Firmy ubezpieczeniowe mogą korzystać z automatyzacji przetwarzania dokumentów w celu przetwarzania roszczeń, wykrywania oszustw, przeprowadzania wstępnej selekcji polis oraz przyspieszania przetwarzania dokumentów organizacji.
- Kancelarie prawne mogą korzystać z technologii IDP do przetwarzania i archiwizowania danych prawnych oraz zarządzania nimi z większą dokładnością niż w przypadku ręcznego przetwarzania dokumentów.
To tylko kilka sektorów, w których można stosować inteligentne przetwarzanie dokumentów w celu przyspieszania i usprawniania przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych. W przypadku wyboru odpowiedniego oprogramowania technologia IDP może mieć wiele zastosowań i przynieść wiele korzyści dla większości organizacji.
Uprość przetwarzanie dokumentów, korzystając z rozwiązania Microsoft Power Automate
Użycie w organizacji technologii inteligentnego przetwarzania dokumentów pozwala zbierać z dokumentów dane — taniej i przy zachowania niższego wskaźnika występowania błędów ludzkich. Oprogramowanie IDP nie tylko zdejmuje z barków pracowników mnóstwo żmudnej pracy związanej z przetwarzaniem dużych ilości danych, ale także pozwala wyodrębnić z dokumentów istotne szczegółowe dane i dostarczyć je w zrozumiałej, łatwej w użyciu formie.
IDP to tylko jedno z dostępnych w ramach usługi Power Automate rozwiązań do automatyzacji przepływu pracy, które eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych zadań i usprawnia pracę. Dzięki narzędziom do przeciągania i upuszczania wykorzystującym małą ilość kodu Power Automate otwiera drzwi do innowacyjnych sposobów wykonywania pracy.
Często zadawane pytania
Co to jest inteligentne przetwarzanie dokumentów?
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to technologia automatyzacji przepływu pracy, która skanuje, odczytuje, wyodrębnia i porządkuje istotne informacje z dużych strumieni danych.
Jak działa inteligentne przetwarzanie?
Inteligentne przetwarzanie dokumentów wykorzystuje technologię inteligentnego rozpoznawania dokumentów w celu klasyfikowania dokumentów, a następnie przetwarzania zawartych w nich danych za pomocą technologii rozpoznawania wzorców. Po przetworzeniu dokumentu oprogramowanie IDP wyodrębnia z niego istotne dane i zbiera je w formacie, do którego można łatwo uzyskać dostęp.
Jakie korzyści zapewnia inteligentne przetwarzanie dokumentów?
Inteligentne przetwarzanie dokumentów zwiększa dokładność, wydajność i szybkość przetwarzania danych przez organizacje z różnych branży.
Jaka jest różnica między inteligentnym przetwarzaniem dokumentów i zautomatyzowanym przetwarzaniem dokumentów?
Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów służy głównie do cyfryzacji papierowych dokumentów. W ramach inteligentnego przetwarzania dokumentów ma miejsce kompleksowe przetwarzanie różnych typów dokumentów oraz porządkowanie zawartych w nich istotnych danych, co eliminuje potrzebę przetwarzania danych przez człowieka.
Jak wdrożyć oprogramowanie do inteligentnego przetwarzania dokumentów?
Wdrażanie oprogramowania do inteligentnego przetwarzania dokumentów rozpoczyna się od oceny przepływów pracy związanych z przetwarzaniem dokumentów w celu ustalenia, które z przepływów mogą zostać zautomatyzowane. Gdy już wiadomo, przetwarzanie których dokumentów ma zostać zautomatyzowane, należy określić przepływy pracy wymagające najwyższego poziomu dokładności i rozpocząć od nich automatyzację.
Jakie są przykładowe przypadki użycia inteligentnego przetwarzania dokumentów?
Inteligentne przetwarzanie dokumentów pozwala przyspieszyć i udoskonalić przetwarzanie wielu różnych typów danych i może być wykorzystywane w wielu różnych branżach, od firm ubezpieczeniowych aż po instytucje rządowe.